В современном делопроизводстве вопрос предоставления копий документов стоит очень остро. Часто возникает ситуация, когда сотруднику или соискателю требуется предоставить копию трудовой книжки (ТК), будь то для оформления кредита в банке, при устройстве на работу по совместительству или для подачи документов в государственные органы. В данной статье мы подробно разберем, что считается надлежащей копией, как ее правильно оформить и какие требования предъявляют организации.
Что такое копия трудовой книжки с точки зрения закона?
С технической точки зрения, копия трудовой книжки как ксерокопия — это точно соответствующее подлиннику воспроизведение текста и печатей документа. Однако простая распечатка на принтере без дополнительных отметок часто не имеет юридической силы.
Существует несколько видов копий:
- Простая ксерокопия: простое воспроизведение страниц. Подходит для ознакомительных целей, но редко принимается официальными органами.
- Заверенная копия: копия, на которой стоит отметка о соответствии оригиналау, подпись ответственного лица и печать организации.
- Архивная копия: официальный документ архива, воспроизводящий текст с указанием поисковых данных (согласно ГОСТ Р 51141-98).
Когда и зачем требуется копия трудовой книжки?
Оформление кредитов и займов
Банки часто запрашивают копию трудовой книжки для подтверждения стажа работы и стабильности дохода заемщика. В таких случаях банк может принять:
- Ксерокопию каждой страницы, заверенную работодателем;
- Прошитую копию с печатью организации на месте сшивки.
Трудоустройство по совместительству
При оформлении внешнего совместителя работодатель может запросить сведения о трудовой деятельности. Хотя закон не всегда обязывает предоставлять именно физическую копию ТК (достаточно сведений из СФР), на практике многие компании по-прежнему запрашивают ксерокопию для внутреннего учета.
Требование сотрудника
Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан предоставить сотруднику копию трудовой книжки по его требованию, независимо от того, ведется ли она в бумажном или электронном виде.
Как правильно оформить заверенную ксерокопию ТК?
Чтобы ксерокопия имела юридическую силу, она должна быть правильно заверена; Рекомендуется придерживаться следующего алгоритма:
- Копирование всех страниц: Необходимо сделать копии всех заполненных страниц, включая ьный лист и страницы с записями о перерывах в работе.
- Сшивание (опционально, но желательно): Листы скрепляются вместе, чтобы исключить подмену страниц.
- Нанесение отметки: На последнем листе или на месте сшивки ставится надпись: «Копия верна» или «С подлинником сверяно».
- Подпись и печать: Документ подписывает руководитель организации или уполномоченный сотрудник отдела кадров, после чего ставится печать организации.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) vs Ксерокопия
С переходом на электронный документооборот понятие «ксерокопии» постепенно уходит в прошлое. Сегодня россияне могут получить сведения о трудовой деятельности через:
- Личный кабинет на портале Госуслуг.
- Запрос в Социальный фонд России (СФР).
Выписка из ЭТК, сформированная в электронном виде с цифровой подписью, является полноценной заменой любой бумажной ксерокопии и принимается всеми государственными органами и большинством коммерческих структур.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли предоставить просто фото страниц ТК в мессенджере?
Для предварительного ознакомления, да. Но для официального оформления (договор, кредит, приказ) потребуется либо скан-копия с электронной подписью, либо заверенная бумажная ксерокопия.
Что делать, если трудовая книжка испорчена (залита, порвана)?
В таком случае нельзя просто сделать ксерокопию испорченного документа. Необходимо оформить новую трудовую книжку, в которую переносятся записи из испорченной, а затем делать копию уже нового, исправленного документа.
Обязан ли работодатель хранить ксерокопии ТК всех сотрудников?
Работодатель хранит оригинал трудовой книжки (если она бумажная) или ведет электронный реестр. Хранение дополнительных ксерокопий является внутренним делом компании, если это не предусмотрено локальными нормативными актами.