Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ Согласно российскому законодательству, каждый работодатель обязан вести учёт трудового стажа своих сотрудников в трудовой книжке (ТК)․ С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажные варианты до сих пор остаются актуальными для многих сотрудников, особенно тех, кто работал до этого срока․

Часто возникает вопрос: что именно пишут в копии трудовой книжки? И зачем она вообще нужна? Ниже — исчерпывающее руководство по содержанию, оформлению и правилам выдачи копии трудовой книжки․

Что такое копия трудовой книжки?

Копия трудовой книжки — это дубликат основного документа, заверенный работодателем, который содержит все записи, сделанные в оригинальной трудовой книжке на момент запроса․ Она выдаётся сотруднику по его письменному заявлению и используется для:

• получения кредита или ипотеки;
• оформления пенсии;
• устройства на новую работу;
• подтверждения стажа при поступлении в вуз или на курсы;
• получения социальных льгот;
• судебных разбирательств (например, по спорам о стаже или заработной плате)․

Какие записи включаются в копию трудовой книжки?

В копию трудовой книжки вносятся все записи, содержащиеся в оригинале на момент её изготовления․ Это включает:

1. Персональные данные работника — ФИО, дата рождения, образование, профессия (если указаны в оригинале)․
2. Сведения о приёме на работу — дата, наименование организации, должность, основание (приказ, договор)․
3. Сведения об переводах — внутренние переводы на другую должность или в другое подразделение с указанием даты и основания․
4. Сведения об увольнении — дата, основание (статья ТК РФ), наименование организации, которая уволила․
5. Награды и поощрения — если они были внесены в трудовую книжку (например, «награждён благодарностью»)․
6. Сведения о досрочном увольнении по инициативе работодателя — например, сокращение штата, несоответствие должности и т․д․
7. Записи о работе по совместительству — если они были внесены по желанию работника и с согласия работодателя․

Важно! В копию не вносятся записи, сделанные после даты её выдачи․ Если сотрудник продолжает работать, то копия будет устаревшей — для актуальной информации нужно запрашивать новую․

Как правильно оформить копию трудовой книжки?

Законодательство (Трудовой кодекс РФ, статья 62) обязывает работодателя выдать копию трудовой книжки в течение трёх рабочих дней с момента письменного запроса сотрудника․

Правила оформления копии:

• Копия должна быть заверена печатью работодателя (если организация имеет печать)․
• На каждой странице копии ставится надпись: «Копия верна»․
• Надпись должна быть подписана уполномоченным лицом (кадровик, директор, бухгалтер) с расшифровкой ФИО и должности․
• Ставится дата выдачи копии․
• Если трудовая книжка прошита, копия также должна быть прошита и прошитая нить подшита под печатью (если оригинал прошит)․
• Все записи должны быть скопированы без искажений — ни одна запись не может быть опущена или изменена․

Пример оформления:

На каждой странице копии должно быть:

Копия верна
Подпись: _______________ /Иванов И․И․/
Должность: начальник отдела кадров
Печать организации

Чем копия отличается от выписки из трудовой книжки?

Многие путают копию трудовой книжки с выпиской․ Это разные документы:

Что делать, если в копии есть ошибки?

Если в копии трудовой книжки обнаружены:

• пропущенные записи;
• неправильные даты;
• ошибки в ФИО или наименовании организации;

— необходимо незамедлительно обратиться к работодателю с письменным заявлением об исправлении․ Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней:

1. внести исправления в оригинальную трудовую книжку;
2. выдать новую, исправленную копию․

Если работодатель отказывается исправлять ошибки — можно обратиться в Государственную инспекцию труда или в суд․

Электронная трудовая книжка: как получить копию?

С 2021 года все новые трудовые отношения оформляются в электронном виде․ В этом случае:

• Копия трудовой книжки — это выписка из ЭТК, сформированная в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ (pfrf․ru) или через портал Госуслуги․
• Выписка формируется в PDF-формате, содержит все записи, заверена электронной подписью ПФР․
• Такая выписка имеет такую же юридическую силу, как бумажная копия с печатью․

Как получить электронную копию:

1. Зайдите на сайт pfrf․ru или портал gosuslugi․ru․
2. Авторизуйтесь в личном кабинете․
3. Перейдите в раздел «Трудовая книжка» или «Электронная трудовая книжка»․
4. Выберите «Получить выписку»․
5. Скачайте PDF-файл и распечатайте его․

• Копия трудовой книжки — это полный дубликат всех записей, сделанных в оригинале на момент запроса․
• Она обязательно должна быть заверена печатью, подписью и надписью «Копия верна»․
• В копию включаются все записи: приёмы, увольнения, переводы, поощрения․
• Для владельцев электронной трудовой книжки копия — это выписка из личного кабинета ПФР․
• Если в копии есть ошибки — требуйте исправления․ Работодатель обязан это сделать․
• Никогда не подписывайте и не передавайте копию, если она не заверена — она не будет иметь юридической силы․

Помните: ваша трудовая книжка — это ваша профессиональная история․ Копия — это ваша «визитная карточка» перед работодателями, банками и государством․ Отнеситесь к её оформлению с ответственностью․

Совет: всегда храните копии трудовой книжки в надёжном месте — они могут понадобиться через десятилетия, например, при оформлении пенсии․