В процессе работы с персоналом часто возникает необходимость в выдаче копии трудовой книжки или её ксерокопии. Правильное оформление и своевременное предоставление документа помогает избежать штрафов‚ упростить взаимодействие с Пенсионным фондом и гарантировать законность действий работодателя. В этой статье собраны все необходимые сведения‚ примеры и рекомендации‚ которые помогут правильно оформить и заверить копию трудовой книжки.
Что такое электронная трудовая книжка и зачем нужна копия
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). При устройстве на работу впервые сотрудник получает только цифровую запись‚ а бумажный документ уже не выдаётся. Однако в ряде случаев требуется копия (ксерокопия‚ распечатанный скан) для:
- предоставления сведений в Пенсионный фонд;
- подтверждения трудового стажа при оформлении новых договоров;
- разрешения на увольнение или перевод;
- выдачи документа работнику по его запросу.
Как оформить запрос на копию
Запрос может быть инициирован как работником‚ так и работодателем. Обычно это оформляется в виде заявления (образец ниже). В заявлении указываются:
- ФИО работника;
- Номер и серия трудовой книжки;
- Цель получения копии (например‚ «для предоставления в ПФР»);
- Способ получения (лично‚ по почте‚ электронной почтой).
Как правильно сделать ксерокопию трудовой книжки
По мнению экспертов‚ процесс копирования должен быть выполнен в соответствии с ГОСТ‑стандартом и требованиями трудового законодательства.
Техника копирования
- Сделайте ксерокопию всех страниц трудовой книжки‚ включая ьный лист‚ страницы с отметками о работе‚ а также страницы с подписями и печатями.
- Сложите полученные листы в правильном порядке.
- Закрепите их степлером или скрепкой.
- Пронумеруйте страницы (обычно в правом нижнем углу).
Заверение копии
Для того чтобы копия имела юридическую силу‚ её необходимо завершить:
- Штампом организации (если он есть).
- Подписью уполномоченного лица (например‚ руководитель отдела кадров).
- Записью «Копия верна‚ оригинал хранится в …» в конце последней страницы.
Образец заверения в 2026 году выглядит так:
Копия верна. Оригинал храниться в отделе кадров. _______________________ (Подпись‚ ФИО‚ должность)
Образцы заявлений и форм
Для удобства работодателей и сотрудников подготовлены типовые документы.
Заявление на выдачу копии
Типовый бланк заявления:
- Наименование организации;
- Адрес;
- «Заявление о выдаче копии трудовой книжки»;
- ФИО работника;
- Номер и серия трудовой книжки;
- Цель получения копии;
- Подпись работника и дата.
Получить готовый шаблон можно в системе «КонсультантПлюс»‚ а также в закрытом разделе журнала «Главная книга» (пробный доступ активируется после регистрации).
Образец заверения копии
В 2026 году рекомендуется использовать форму‚ соответствующую ГОСТ 7.0.97‑2008. Пример:
Копия трудовой книжки № 123456 заверена настоящим документом. Оригинал хранится в отделе кадров. _______________________ (Подпись‚ ФИО‚ должность)
Как получить электронную копию через Госуслуги
Если у работника есть доступ к порталу Госуслуги‚ он может запросить подтверждённую выписку из ЭТК.
- Войдите в личный кабинет через УКЭП (если он есть) или через «Госуслуги».
- Выберите раздел «Трудовая деятельность» → «Трудовая книжка».
- Скачайте электронный документ и при необходимости распечатайте его.
Такой способ особенно удобен‚ когда требуется быстро получить подтверждённую информацию для ПФР или других инстанций.
Часто задаваемые вопросы
- Нужна ли печать при выдаче копии? – Да‚ если копия должна быть использована в официальных целях (например‚ при подаче в ПФР). Публичная печать подтверждает подлинность документа.
- Можно ли оформить копию без штампа? – В некоторых случаях (например‚ при внутреннем использовании) штамп не обязателен‚ но рекомендуется для избежания вопросов со стороны контролирующих органов.
- Сколько копий можно запросить? – По закону работник имеет право получить одну копию оригинала и столько копий‚ сколько потребуется для официальных целей‚ однако каждая копия должна быть заверена.
- Как правильно оформить электронный документ? – Электронную копию можно оформить в виде PDF‑файла‚ подписать электронной подписью работодателя и отправить на корпоративную почту сотрудника.
Предоставление ксерокопии трудовой книжки – это процедура‚ требующая соблюдения ряда формальностей: от правильного копирования страниц до заверения документа штампом и подписью. Соблюдая описанные выше шаги‚ работодатель гарантирует соответствие требованиям трудового законодательства‚ избегает штрафов и упрощает взаимодействие с государственными органами.
Для более детального ознакомления с нормативными актами и образцами рекомендуем обратиться к ресурсам КонсультантПлюс‚ ПФР и официальному порталу Госуслуги.
Автор статьи: кадровый консультант‚ 2026 год.