Копия трудовой книжки – это документ‚ который содержит полную информацию из оригинала и используется при оформлении заявлений в банки‚ страховые компании‚ органы госнадзора и при переходе на новый трудовой договор․ В 2026 году требования к оформлению и заверению копии закреплены в ГОСТ Р 7․0․97‑2016 и в нормативных актах Федерального закона «О трудовых книжках»․

Что такое копия трудовой книжки?

Копия – это точная копия всех страниц оригинальной трудовой книжки‚ сделанная в виде фотокопии‚ сканирования или оттиска․ Важно‚ чтобы копия была полной – не должно быть пропущенных страниц‚ а в каждой записи должна быть чёткая печать‚ подпись и дата․

Когда нужна заверенная копия?

• При открытии банковского счета‚ оформлении кредита․
• При подаче заявления в пенсионный фонд․
• При переходе на новый трудовой договор․
• При проверке работодателя в налоговых органах․

Для личного пользования (например‚ для личного архива) копию заверять не обязательно‚ но в большинстве случаев работодатель требует заверенную копию․

Как получить копию трудовой книжки от работодателя

1. Подать письменное заявление в отдел кадров․ В заявлении указывается:
   • ФИО сотрудника
   • Дата и место рождения
   • Требуемый срок копии (обычно «на весь период работы»)
   • Цель получения копии
2. Отдел кадров делает полную копию трудовой книжки․
3. На последнем листе копии добавляется строка:

   «Работает по настоящее время» (если сотрудник до сих пор работает в компании)․

4. Внизу копии указывается место хранения оригинала:

   «Подлинник трудовой книжки хранится в (наименование работодателя)‚ отдел кадров»․

5. Копия заверяется печатью и подписью специалиста по кадрам:

   Должность: специалист по кадрам
   Подпись: ____________________
   ФИО: _______________________
   Печать (при наличии)

Что должно быть в образце заверенной копии

Ниже приведён образец‚ который можно использовать как шаблон․ Он соответствует требованиям 2026 года․

Копия трудовой книжки
Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год․

Должность: специалист по кадрам
Подпись: ____________________ / И․О․ Фамилия
Печать (при наличии)


Подлинник трудовой книжки хранится в (наименование работодателя)‚ отдел кадров․

Частые ошибки при заверении копии

• Отсутствие письменного заявления сотрудника․
• Неучтённые страницы оригинала․
• Неправильная дата в строке «Работает по настоящее время»․
• Отсутствие указания места хранения оригинала․
• Неправильный формат подписи (не подпись специалиста по кадрам)․
• Неправильное использование печати (печатка должна быть официальной)․

Сроки выдачи копии

Согласно последним нормативам‚ отдел кадров обязан выдать копию в течение 5 рабочих дней с момента получения письменного заявления․ В случае срочной необходимости (например‚ при открытии банковского счета) срок может быть сокращён до 2 рабочих дней․

Что делать‚ если копия требуется для другого работодателя

При передаче копии в другую организацию добавьте строку:

«Подлинник трудовой книжки хранится в (наименование работодателя)‚ отдел кадров»․

Это гарантирует‚ что получатель будет знать‚ где находится оригинал‚ и сможет проверить его при необходимости․

Как использовать копию в банке

1. Подготовьте заверенную копию‚ как описано выше․
2. При подаче заявления в банк приложите копию в оригинале․
3. Банк обычно проверяет копию на наличие всех страниц и сверяет с заявлением․
4. Если копия соответствует требованиям‚ банк выдаст вам кредит‚ депозит или открытие счёта․

Правильное оформление копии трудовой книжки – это не только соблюдение формальностей‚ но и защита ваших прав․ Следуя приведённой инструкции‚ вы избежите ошибок‚ ускорите процесс получения необходимых документов и будете уверены‚ что копия соответствует требованиям ГОСТ и законодательства 2026 года․

Если у вас возникли вопросы‚ обратитесь в отдел кадров вашей компании – они всегда готовы помочь с оформлением и заверением копии трудовой книжки․