Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий факт трудовой деятельности и стаж гражданина. Часто для оформления кредита, получения государственных льгот, решения судебных споров или визы в консульстве требуется предоставить сведения о работе. На руки оригинал выдавать запрещено, поэтому сотрудник может запросить у работодателя заверенную копию. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить копию, какую запись поставить на последнем листе и как действовать в условиях перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК).

Кому и зачем нужна копия трудовой?

Сотрудник может в любой момент запросить у работодателя заверенную копию своей трудовой книжки. Чаще всего документ требуется в следующих инстанциях:

• Банки — для оформления кредита, ипотеки или рассрочки (как подтверждение платежеспособности и стабильности);
• Консульства, для получения визы;
• Судебные органы — для судебных разбирательств;
• Государственные учреждения — для оформления льгот, субсидий или смены места работы.

Сроки выдачи и порядок запроса

Согласно законодательству, работодатель обязан выдать заверенную копию по запросу работника. Срок выдачи не должен превышать трех дней с момента подачи заявления.

Пошаговая инструкция получения:

1. Запрос от работника. Сотрудник должен подать письменное заявление на получение копии. Фамилия, имя и отчество в заявлении должны строго соответствовать данным паспорта.
2. Изготовление копии. Копируются все заполненные страницы трудовой книжки.
3. Заверение. Ответственное лицо ставит отметки на каждом листе и на последней странице.
4. Выдача документа. Готовая копия передается работнику.

Как правильно заверить копию: надписи, подписи и печати

Существует основное правило того, как правильно подписать копию трудовой книжки. Важно, чтобы на каждой странице копии стояла подпись ответственного лица (обычно кадровика или бухгалтера) или директора организации.

Отметки на каждом листе:

Для внутреннего пользования (например, для другого отдела компании) на копии достаточно написать «Верно», указать должность заверяющего лица, поставить его подпись и расшифровку подписи. Однако для предоставления в сторонние организации (банки, госорганы) требования строже. На каждом листе обязательно должны быть:

• Отметка о копийности, надпись «Копия верна» или «Верно» (располагается обычно в левом нижнем углу);
• Наименование должности лица, заверившего копию;
• Его личная подпись;
• Расшифровка подписи (инициалы и фамилия);
• Печать или штамп работодателя (при наличии).

Особенности прошитого документа

Если копия трудовой книжки предоставляется в прошитом виде, то все листы сшивают ниткой и нумеруют. Концы нитки выводят на обороту последнего листа. На обороте в месте прошивания выполняется запись «Копия верна», проставляется количество листов (например: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью 15 листов»), ставится подпись, расшифровка и печать работодателя.

Запись «Работает по настоящее время»

Это один из самых важных моментов, который часто вызывает путаницу. Главное помнить: запись «Работает по настоящее время» в самой трудовой книжке не ставится! Она присутствует только на копии документа.

Где именно ставится эта запись? Если копия не прошита, надпись делается на последнем листе копии, под записями о приеме на работу. Если копия прошита — на оборотной стороне последнего листа, рядом с указанием количества листов.

Образец записи на последнем листе:

«Копия верна. Работает по настоящее время. Инспектор отдела кадров Подпись А.А. Иванова. . Печать.»

Срок действия копии и внесение новых записей

Обратите внимание на важное правило: если в оригинальной трудовой книжке появилась новая запись (например, сотрудник перевелся на другую должность или уволился), то скопированный экземпляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его придется запрашивать и заверять заново.

Альтернативные способы заверения

Нотариальное заверение

Если человек временно не работает или является индивидуальным предпринимателем, заверить копию может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и оригинал трудовой книжки. Специалист копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и подписи.

Через портал Госуслуг

Заказ дубликата или выписки можно оформить через интернет-сервис государственных услуг. Для этого необходимо заполнить онлайн-заявку, приложить скан документа, удостоверяющего личность, и оплатить госпошлину.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что трудовой стаж теперь в обязательном порядке формируется в электронном виде. Как это влияет на выдачу копий?

Если работник отказался от бумажной трудовой и выбрал электронный вариант, работодатель обязан по запросу предоставить выписку из электронной трудовой книжки (ЭТК), заверенную электронной цифровой подписью (ЭЦП) компании, либо распечатать ее и заверить по стандартным правилам, описанным выше.

Ответственность и частые ошибки

Кто отвечает за корректное заполнение и заверение трудовых книжек в организации? Это обязанность работодателя. Ошибки в записях могут привести к серьёзным проблемам для сотрудника (например, отказ в кредите или проблемах с пенсией), а для работодателя, к штрафам.

Частые ошибки при заверении:

• Отсутствие надписи «Копия верна» на внутренних листах;
• Пропуск записи «Работает по настоящее время»;
• Отсутствие расшифровки подписи или должности заверяющего;
• Заверение копии без печати (если организация использует печать);
• Выдача копии позже установленного трехдневного срока.

Также стоит помнить: если в трудовой книжке работника была неверно указана его должность, а организация уже ликвидирована, сотруднику придется обращаться в государственный архив для исправления неточностей. Именно поэтому так важно проверять корректность данных еще на этапе заверения копии.

Правильное оформление копии трудовой книжки — это не просто бюрократическая формальность, а гарантия того, что документ будет принят любым учреждением с первого раза. Строго соблюдайте пошаговую инструкцию: проверяйте наличие надписи «Копия верна» на каждом листе, не забывайте про фразу «Работает по настоящее время» на последней странице и всегда ставьте печать с подписью ответственного лица. В 2026 году, с окончательным переходом на ЭТК, процесс получения данных упрощается, однако правила заверения бумажных копий остаются актуальными для всех работодателей.