В современной российской практике трудовых отношений всё чаще возникают вопросы, связанные с обработкой и запросом копий трудовой книжки. Многие работодатели, органы государственной власти и даже частные организации требуют предоставления копии трудовой книжки при приёме на работу, оформлении льгот, кредитов или при участии в государственных программах. Но является ли копия трудовой книжки персональными данными? И какие правовые последствия это несёт? Ответ на этот вопрос — не просто формальность, а вопрос соблюдения ФЗ-152 «О персональных данных» и защиты прав работника.

Что такое персональные данные по закону?

Согласно Федеральному закону № 152-ФЗ «О персональных данных» от , персональные данные — это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

К персональным данным относятся:

• ФИО;
• дата и место рождения;
• адрес;
• образование;
• профессия;
• сведения о месте работы и занимаемых должностях;
• сведения о наградах, взысканиях;
• дата приёма и увольнения;
• основания для приёма и увольнения.

Все эти сведения обязательно содержатся в трудовой книжке. Следовательно, копия трудовой книжки, это совокупность персональных данных работника.

Почему копия трудовой книжки, это персональные данные?

Трудовая книжка — это официальный документ, в котором фиксируется вся трудовая биография человека. Даже если речь идёт о копии, а не оригинале, содержание остаётся идентичным. Копия содержит:

• ФИО работника — это идентифицирующая информация;
• даты приёма и увольнения — временные метки, связанные с конкретным лицом;
• наименования организаций и должности — информация о профессиональной деятельности;
• основания для приёма и увольнения — данные, которые могут свидетельствовать о причинах увольнения (например, «по собственному желанию», «в связи с сокращением штата»), что может быть использовано для дискриминации.

Таким образом, копия трудовой книжки — это не просто «документ», а информационный массив, позволяющий идентифицировать личность и оценить её трудовую историю. Это и есть классическое определение персональных данных по ФЗ-152.

Кто может требовать копию трудовой книжки?

Согласно Трудовому кодексу РФ и разъяснениям Роструда, работодатель имеет право запрашивать трудовую книжку только при приёме на работу (ст. 65 ТК РФ). При этом закон не обязывает работника предоставлять именно копию — достаточно ознакомления с оригиналом и внесения записи в новую трудовую книжку.

Однако на практике часто возникают ситуации, когда:

• банки требуют копию трудовой книжки при оформлении кредита;
• органы соцзащиты — при назначении пособий;
• нотариусы — при оформлении доверенностей;
• арендодатели — при заключении договора аренды жилья.

Важно! Ни один из этих субъектов не имеет права требовать копию трудовой книжки как обязательный документ, если иное не предусмотрено специальным законом. Например, при оформлении государственных льгот — может потребоваться подтверждение стажа, но это можно сделать через выписку из Единой информационной системы (ЕИС) или через портал Госуслуг, а не через копию трудовой книжки.

Что говорит Роструд и Онлайнинспекция.рф?

На официальном сайте Онлайнинспекция.рф чётко указано:

«Работодатель не вправе требовать у внешнего совместителя копию трудовой книжки. Он может запросить только сведения о месте основной работы и занимаемой должности — в виде справки, а не копии трудовой книжки».

Это подтверждает, что даже в рамках трудовых отношений требование копии трудовой книжки — это избыточное и потенциально незаконное действие, если оно не связано с внесением записи в трудовую книжку.

Правовые риски при неправомерном запросе копии трудовой книжки

Если организация запрашивает копию трудовой книжки без законных оснований и без письменного согласия работника, это может быть расценено как:

• Нарушение ФЗ-152 — обработка персональных данных без согласия субъекта;
• Нарушение принципа минимизации — сбор избыточных данных;
• Нарушение принципа законности, отсутствие правового основания для обработки.

За такие нарушения предусмотрены штрафы:

• для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей;
• для юридических лиц, от 30 000 до 75 000 рублей (ст. 13.11 КоАП РФ).

Кроме того, работник вправе подать жалобу в Роскомнадзор, если его персональные данные были переданы без согласия.

Как правильно поступать работнику?

Если вам требуют копию трудовой книжки, действуйте так:

1. Уточните законное основание: «На основании какого закона вы требуете копию трудовой книжки?»
2. Предложите альтернативу: «Могу ли я предоставить справку о трудовой деятельности, выданную работодателем?»
3. Если требование незаконно — откажитесь: «Я не предоставляю копию трудовой книжки, так как это персональные данные, и я не даю на это согласия».
4. Если требование необоснованно и настаивают, обратитесь в Роскомнадзор.

Помните: вы не обязаны предоставлять копию трудовой книжки, если это не предусмотрено законом. Даже при приёме на работу достаточно предоставить оригинал для внесения записи, копия не требуется.

Электронная трудовая книжка — изменение подхода

С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка. Работник может выбрать: сохранить бумажную книжку или перейти на электронный формат. При этом:

• Электронная трудовая книжка хранится в системе Пенсионного фонда РФ;
• Доступ к ней возможен через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ПФР;
• Работодатель получает сведения о трудовом стаже через ЕИС (Единую информационную систему).

Это означает, что в будущем запрос копии бумажной трудовой книжки станет вообще неактуальным. Все данные будут доступны через защищённые государственные системы, и работодатели смогут получать необходимую информацию без прямого доступа к персональным данным работника.

Копия трудовой книжки — это не просто «бумажка с записями». Это документ, содержащий полный набор персональных данных работника, защищённый Федеральным законом № 152-ФЗ. Любое требование её предоставления без законного основания и письменного согласия работника является нарушением.

Работник имеет право:

• отказаться от предоставления копии трудовой книжки;
• требовать только ознакомление с оригиналом при приёме на работу;
• предоставлять выписку из трудовой книжки, заверенную работодателем, если это необходимо;
• обращаться в Роскомнадзор при незаконном требовании.

Работодатель и организации должны:

• Понимать, что копия трудовой книжки — это персональные данные;
• Не запрашивать её без законного основания;
• Использовать только официальные каналы получения данных (ЕИС, Госуслуги, ПФР);
• Получать письменное согласие на обработку персональных данных, если копия всё же необходима (например, для архивных целей).

Помните: ваша трудовая книжка — это ваша история, и она не должна быть доступна всем подряд. Защитите свои персональные данные — это ваше конституционное право.

Информация актуальна на 23 мая 2026 года.