Трудовая книжка – документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В ней фиксируются сведения о местах работы, должностях, периодах занятости и причинах прекращения трудовых отношений. С 2025 года всё больше работников работают без бумажной трудовой книжки, однако в ряде ситуаций оригинал всё ещё требуется, а иногда достаточно предоставить её копию.
Правовая база
Вопрос выдачи копии трудовой книжки регулируется несколькими нормативными актами:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 67, пункт 2;
- Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (№ 129‑ФЗ);
- Приказ Минтруда России от № 438н «Об утверждении формы и порядка ведения трудовой книжки».
Согласно ТК РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку в бумажном виде, но в случае её утраты или невозможности предоставить оригинал допускается выдача копии при соблюдении определённых условий.
Когда допускается выдача копии трудовой книжки?
- Утрата оригинала – если сотрудник потерял трудовую книжку, он может обратиться к работодателю с заявлением о выдаче копии. Работодатель вносит отметку о потере и выдаёт копию, заверенную печатью организации.
- Необходимость предоставления в органы – при оформлении пенсионных прав, получения государственных пособий, виз, участия в тендерах и т.п. часто достаточно копии, заверенной работодателем.
- Работа в электронном виде – с 2025 года многие организации перешли на электронные трудовые книжки (ЭТК). В этом случае «копия» – это распечатка электронного реестра, заверенная подписью уполномоченного лица.
- Запрос со стороны государственных органов – суд, налоговая, Пенсионный фонд могут потребовать копию трудовой книжки в рамках проверки.
Кто имеет право запрашивать копию?
Запрос может быть сделан:
- Самим работником (по собственному желанию);
- Работодателем (при переводе, увольнении, оформлении нового контракта);
- Государственными органами (Пенсионный фонд, ФСС, суд и др.) в рамках их компетенции.
Порядок получения копии трудовой книжки
Обращение работника к работодателю
- Подготовить письменное заявление (можно в свободной форме) с указанием причины запроса копии.
- Предоставить документ, удостоверяющий личность (паспорт, СНИЛС).
- Работодатель проверяет наличие записей в оригинальной книжке.
- Если оригинал отсутствует, делается копия (скан/фотокопия) всех страниц с записями.
- Копия заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.
- Работнику выдают копию, а оригинал (если он найден) возвращается в архив.
Оформление копии в случае утраты оригинала
Если оригинальная книжка утеряна, работодатель вносит в неё запись о потере, а затем оформляет копию, которая будет являться официальным документом, подтверждающим трудовой стаж.
Электронная трудовая книжка
Для получения «копии» электронного реестра необходимо:
- Обратиться в отдел кадров с запросом печатной версии реестра;
- Получить распечатку, подписанную руководителем отдела кадров и заверенную печатью;
- При необходимости – добавить электронную подпись в формате XML.
Чем отличается копия от оригинала?
| Критерий | Оригинальная трудовая книжка | Копия (заверенная) |
|---|---|---|
| Форма | Книжка в бумажном виде, официальные бланки | Фотокопия или скан, заверенный подписью и печатью |
| Юридическая сила | Полная, без ограничений | Принимается в большинстве случаев, но в некоторых органах (например, суд) может потребоваться оригинал |
| Возможность изменения | Записи вносятся только работодателем | Не допускается самостоятельное изменение; любые исправления должны быть заверены |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли самостоятельно сделать копию трудовой книжки?
Нет. Самостоятельно сделанная копия не имеет юридической силы. Копию может выдать только работодатель или уполномоченный орган, заверив её своей подписью и печатью.
Сколько времени занимает процесс выдачи копии?
Обычно от 3 до 7 рабочих дней, в зависимости от загруженности отдела кадров и наличия оригинала.
Нужно ли платить за выдачу копии?
Согласно ТК РФ, выдача копии трудовой книжки является бесплатной услугой работодателя.
Можно ли использовать копию для получения пенсии?
Да, Пенсионный фонд принимает заверённую копию, однако в случае возникновения спорных вопросов может потребоваться оригинал.
Что делать, если копия содержит ошибки?
Необходимо немедленно обратиться в отдел кадров с заявлением об исправлении. Ошибки исправляются только в оригинальной книжке, после чего выдается новая заверённая копия.
В большинстве практических ситуаций достаточно предоставить заверённую копию трудовой книжки. Оригинал остаётся главным документом, но копия, подписанная и проштампованная работодателем, имеет законную силу и признаётся государственными органами. При утрате оригинала или переходе на электронный формат важно соблюдать установленный порядок оформления, чтобы копия могла использоваться без ограничений.
Если у вас возникли сомнения по поводу необходимости оригинала или копии в конкретной ситуации, рекомендуется проконсультироваться с юристом или специалистом отдела кадров вашей организации.
Дата публикации: