В 2026 году трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж, квалификацию и право на пенсионные выплаты. Иногда работнику требуется лишь копия этой книжки – например, для предоставления в учебное заведение, банк или другое государственное учреждение. По законодательству РФ копию трудовой книжки работодатель обязан выдать только по письменному заявлению сотрудника.

Когда может потребоваться копия трудовой книжки?

• Для оформления кредита, ипотеки или аренды жилья;
• Для поступления в вуз или на повышение квалификации;
• Для подачи в органы социальной защиты (пособия, пенсия и пр.);
• Для подтверждения стажа при переводе в другую организацию;
• Для личных архивных целей, когда оригинал остаётся у работодателя.

Правовая база

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 71) и Приказу Минтруда России от № 123н (регулирует порядок выдачи копий трудовых книжек), работодатель обязан:

1. Принять письменное заявление работника;
2. Подготовить копию трудовой книжки, заверить её подписью и печатью организации;
3. Выдать копию в течение 5 рабочих дней с момента получения заявления (если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами).

Какие документы нужны к заявлению?

• Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
• Справка с места работы (если требуется подтверждение текущего статуса);
• Согласие на обработку персональных данных (по желанию работодателя);
• Если копия требуется для конкретного органа – копия его запроса или справки.

Как правильно оформить заявление?

Заявление должно быть написано в свободной форме, но обязательно должно содержать:

• Шапку с указанием получателя (наименование организации, ФИО руководителя);
• Точные данные заявителя (ФИО, должность, подразделение, контактный телефон);
• Текст с просьбой выдать копию трудовой книжки и указание цели получения копии;
• Подпись и дату.

Образец заявления (Word / PDF)

Заявление
 
 От: Иванов Иван Иванович,
 должность: инженер‑технолог,
 подразделение: отдел разработки,
 телефон: +7 (912) -45‑67‑89.

 К: Директору ООО «ТехноСервис»,
 ФИО: Петров Петр Петрович,
 адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10.

 Прошу выдать мне копию трудовой книжки (№ 123456789) в целях предоставления в банк для получения ипотечного кредита.

 Основание: статья 71 Трудового кодекса РФ.

 Приложения:
 1. Копия паспорта.
 2. Справка из банка о необходимости предоставления копии трудовой книжки.

 ________________________ Иванов И.И. «__» _______ 2026 г.

Для удобства многие порталы (например, Моё дело) предлагают готовый шаблон в формате .docx или .pdf, который можно скачать бесплатно и заполнить в редакторе.

Пошаговая инструкция по подаче заявления

1. Подготовьте заявление по образцу, проверьте правильность указанных данных.
2. Соберите необходимые документы (паспорт, справка, если требуется).
3. Подайте заявление в отдел кадров лично, отправьте по внутренней электронной почте или загрузите в корпоративный портал.
4. Ожидайте подтверждения от кадровика о получении заявления и уточнении сроков.
5. Получите копию трудовой книжки, заверенную подписью и печатью работодателя.
6. Проверьте копию на соответствие оригиналу (все записи, подписи, печати должны совпадать).

Как работодатель заверяет копию?

Существует два основных способа заверения копии трудовой книжки:

• Заверение подписью и печатью – в оригинальном документе ставится подпись ответственного лица (начальника отдела кадров) и печать организации.
• Заверение нотариусом – используется в редких случаях, когда требуеться юридически более надёжное подтверждение (например, при международных сделках).

В 2026 году большинство работодателей используют первый вариант, который полностью удовлетворяет требованиям законодательства.

Типичные ошибки при оформлении заявления

Где скачать готовый образец?

Ниже перечислены несколько проверенных источников, где можно бесплатно получить шаблон заявления в разных форматах:

• Моё дело – образец от
• Гарант – примерная форма от
• КонсультантПлюс – шаблон 2026 года
• Россельхознадзор – файл 19obrazec-zayavleniya-o-vydache-kopii-trudovoj-knizhki-1.docx (от )

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить копию трудовой книжки без заявления?

Нет. По закону копию трудовой книжки выдают только по письменному заявлению работника.

Сколько стоит заверение копии?

Для большинства организаций заверение подписью и печатью является бесплатным. Нотариальное заверение оплачивается согласно тарифам нотариуса.

Сколько времени занимает процесс?

Стандартный срок – до 5 рабочих дней. В некоторых компаниях срок может быть сокращён до 1–2 дней, если заявление подано в электронном виде.

Можно ли получить несколько копий?

Да, но каждую копию необходимо отдельно заверять. При необходимости несколько копий указывайте в заявлении количество.

Оформление заявления о выдаче копии трудовой книжки – простая, но важная процедура. Соблюдение формальных требований (правильный шаблон, подпись, дата, приложенные документы) гарантирует быстрый и безошибочный процесс получения заверенной копии. Используйте приведённый образец, проверяйте актуальность нормативных актов и сохраняйте копию заявления для собственного контроля.

Помните: без письменного заявления работодатель не имеет права выдавать копию трудовой книжки, а правильное оформление ускорит процесс и избавит от лишних вопросов.