Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий страховой стаж и заработную плату, на основании которых Пенсионный фонд РФ (ПФР) рассчитывает размер будущей пенсии. При оформлении пенсионных прав часто требуется не оригинал, а копия трудовой книжки, заверенная работодателем или нотариусом. В статье рассмотрены правовые основания, порядок получения и заверения копии, а также технические требования к её электронному оформлению.

Почему копия трудовой книжки может понадобиться при начислении пенсии?

• Отсутствие оригинала. Трудовая книжка могла быть утеряна, повреждена или находиться у работодателя.
• Необходимость подтверждения отдельных периодов. При спорных вопросах о стаже ПФР может запросить копию конкретных страниц.
• Электронные сервисы ПФР. При подаче заявлений через личный кабинет часто требуется загрузить скан‑копию.
• Ускорение процесса. Копию можно передать работодателю или в ПФР быстрее, чем ждать выдачи оригинала.

Что признаётся «подлинным документом»?

Согласно пункту 13 Перечня документов, подтверждающих право на трудовую пенсию, в качестве доказательства могут использоваться:

1. Подлинные документы о страховом стаже (за исключением трудовой книжки) – справки из ПФР, выписки из ИЛС.
2. Подлинники или копии, заверенные компетентными органами (работодателем, нотариусом), содержащие достоверные сведения.

Таким образом, копия трудовой книжки, если она заверена, имеет юридическую силу для расчёта пенсии.

Как правильно оформить копию трудовой книжки?

Шаги получения копии у работодателя

1. Обратиться к работодателю. Попросите выдать вам копию всех заполненных страниц в хронологическом порядке.
2. Проверить полноту. Убедитесь, что в копии присутствуют подписи, печати, штампы и отметка о дате внесения записей.
3. Заверить копию. Работодатель (или уполномоченный представитель) ставит подпись и печать на каждой странице или на первой странице с отметкой «Копия заверена».

Нотариальное заверение

Если копию выдаёт не работодатель, а вы получаете её самостоятельно, её необходимо заверить у нотариуса. Нотариус ставит:

• Отметку «Копия документа, представленного в оригинале, соответствует оригиналу»;
• Свою подпись, печать и дату.

Оформление заверенной копии (образец)

Технические требования к скан‑копии

Для подачи в ПФР через электронный кабинет необходимо соблюдать следующие параметры:

• Формат: PDF или JPG (не менее 300 dpi).
• Цветная печать – обязательна, чтобы были видны подписи и печати.
• Все страницы в хронологическом порядке, без пропусков.
• Размер файла не более 10 МБ (при необходимости – разбить на несколько файлов).

Совет ПФР: При загрузке сканов в личный кабинет убедитесь, что каждая страница полностью видна, а края не обрезаны.

Как подать копию трудовой книжки в ПФР?

Через личный кабинет «Пенсионный фонд России»

1. Авторизоваться в личном кабинете (по логину/паролю или через Госуслуги).
2. Выбрать пункт меню «Коммуникации по ПФУ – Сведения о трудовых отношениях».
3. Нажать кнопку «Загрузить скан‑копию трудовой книжки».
4. Прикрепить файлы, указать период, к которому относится копия, и добавить комментарий (при необходимости).
5. Подтвердить загрузку и сохранить подтверждающий номер заявки.

Через работодателя

Работодатель может подать копию непосредственно в ПФР, используя кабинет страхователя:

1. Войти в Кабинет страхователя на портале ПФР.
2. Выбрать раздел «Сведения о трудовых отношениях работника (трудовая книжка)».
3. Загрузить скан‑копию, указать даты начала и окончания трудового периода.
4. Подписать документ электронной подписью (ЭП) организации.

При личном обращении в территориальный орган ПФР

Если вы предпочитаете подать документы в бумажном виде, возьмите с собой:

• Заверенную копию трудовой книжки;
• Заявление о начислении пенсии (форма П-1);
• Документ, удостоверяющий личность (паспорт);
• Справку о заработке за два календарных года, предшествующих году увольнения (если требуется).

Корректировка сведений о страховом стаже

Если в электронной трудовой книжке (ЭТК) или в базе ПФР обнаружены ошибки, их можно исправить:

1. В личном кабинете ПФР выбрать «Скорректировать данные о периодах работы».
2. Указать, какие записи необходимо добавить, изменить или удалить (периоды до  г. и после).
3. Загрузить подтверждающие документы (скан‑копию оригинала записи, справку от работодателя).
4. Отправить запрос на проверку. ПФР рассматривает его в течение 30 дней.

Важно: без подтверждающих документов (трудовая книжка, справка работодателя) корректировка может быть отклонена.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать копию трудовой книжки вместо оригинала при расчёте пенсии?

Да, если копия заверена работодателем или нотариусом и содержит все необходимые реквизиты (подписи, печати, штампы). ПФР принимает такие копии в качестве доказательства стажа.

Что делать, если оригинал трудовой книжки утерян?

Необходимо:

1. Обратиться к последнему работодателю за выдачей копии.
2. Получить выписку из личного счета ПФР (форма СЗИ‑ИЛС) – она подтверждает зафиксированный в системе стаж.
3. Подать заявление о восстановлении трудовой книжки в отдел кадров бывшего работодателя.

Сколько времени занимает проверка копии в ПФР?

Обычно 10–30 рабочих дней. При наличии всех требуемых документов процесс ускоряется.

Нужно ли оцифровывать трудовую книжку до 10 июня 2026 г.?

Да. По постановлению Министерства труда РФ, все трудовые книжки, выданные до 2004 года, следует оцифровать и загрузить в ПФР до 10 июня 2026 г. Это гарантирует сохранность данных о стаже.

• Копия трудовой книжки – законный документ, если она заверена компетентным лицом.
• Для подачи в ПФР копию следует сканировать в цвете, 300 dpi, в формате PDF/JPG.
• Электронные сервисы ПФР позволяют загрузить копию напрямую через личный кабинет или кабинет страхователя.
• При обнаружении ошибок в стаже используйте функцию «Скорректировать данные о периодах работы» и прикрепляйте подтверждающие документы.
• Не откладывайте оцифровку старых трудовых книжек – срок до 10 июня 2026 г. ограничен.

Соблюдая перечисленные рекомендации, вы сможете быстро и без лишних проблем оформить пенсию, предоставив ПФР достоверные сведения о своём трудовом стаже.