Копия трудовой книжки часто требуется при оформлении кредита, получении социальных выплат, трудоустройстве по совместительству или при подаче заявления в государственные органы. Важно, чтобы копия была достоверной, заверенной и соответствовала требованиям трудового законодательства. Ниже – пошаговое руководство, которое поможет избежать ошибок и оформить документ правильно.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – работодатель обязан вести трудовую книжку и выдавать её сотруднику по требованию.
- Федеральный закон № 432-ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» – подтверждает значение трудовой книжки как документа, фиксирующего стаж.
- Постановление Правительства РФ от № 225 – порядок ведения и хранения трудовых книжек.
Согласно этим нормам, копия трудовой книжки должна быть точной reproduкцией оригинала и заверена подписью уполномоченного лица (обычно специалиста отдела кадров) и печатью организации.
Когда нужна копия трудовой книжки
- При оформлении ипотечного или потребительского кредита.
- При подаче заявления на получение пособий по безработице, материнскому капиталу или другим социальным выплатам.
- При трудоустройстве по совместительству или при переходе на другую работу (новый работодатель может запросить копию для проверки стажа).
- При судебных спорах, связанных с трудовыми отношениями.
- При восстановлении утерянной трудовой книжки (копия служит основанием для выдачи дубликата).
Пошаговая инструкция по оформлению копии
Подготовка оригинала
Перед копированием убедитесь, что трудовая книжка находится в хорошем состоянии: нет разрывов, пятен или помарок, которые могут затруднить чтение.
Выбор способа копирования
- Фотокопия (сканирование) – самый надёжный способ. Используйте сканер с разрешением не менее 300 dpi, чтобы текст был чётким.
- Фотографирование – допустимо только при отсутствии сканера. Снимайте при хорошем освещении, без бликов и теней, держа книгу ровно.
Форматирование копии
Копия должна содержать все страницы трудовой книжки, включая:
- Титульный лист (ФИО, дата рождения, профессия, дата приёма на работу).
- Сведения о работе (название организации, должность, период работы, основание приёма и увольнения).
- Записи о наградах, поощрениях, переводах и других изменениях.
- Последняя запись о текущем месте работы (если сотрудник всё ещё работает).
Если книжка многостраничная, нумеруйте страницы копии в том же порядке, что и оригинал.
Заверение копии
После получения копии необходимо её заверить:
- На первой странице копии сделайте надпись: «Копия верна».
- Под подписью уполномоченного лица (специалист отдела кадров, руководитель подразделения или директор) укажите ФИО, должность и дату заверения.
- Поставьте печать организации (круглую печать с наименованием предприятия). Если у организации нет печати, допустимо заверение подписью только (в соответствии с внутренними локальными актами).
Пример оформления заверения:
Копия верна
Иванов Иван Иванович
Специалист отдела кадров
«21» мая 2026 г.
(подпись)
М.П.
Хранение и выдача копии
- Оригинал трудовой книжки остаётся у сотрудника (по его требованию) или в личном деле работодателя.
- Копия выдаётся сотруднику под расписку в журнале выдачи документов или в электронном виде с подтверждением получения;
- Срок хранения копии в отделе кадров – не менее 50 лет после увольнения сотрудника (в соответствии с требованиями к хранению трудовых документов).
Электронная копия трудовой книжки
С 2021 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), хранящаяся в Пенсионном фонде РФ; nevertheless, многие организации всё ещё требуют бумажную копию. Если сотрудник предоставил электронную выписку из ЭТК, её можно распечатать и заверить аналогично бумажной копии:
- Получите выписку из личного кабинета на портале «Госуслуги» или через ПФР.
- Распечатайте её на листе формата А4.
- Заверьте печатью и подписью уполномоченного лица, как описано выше.
Важно: электронная выписка имеет ту же юридическую силу, что и бумажная трудовая книжка, поэтому её копия также считается действительной.
Что делать, если оригинал трудовой книжки утерян
В случае утраты оригинала сотрудник может запросить дубликат. Процедура восстановления включает:
- Заявление о выдаче дубликата (можно подать через Госуслуги или непосредственно в отдел кадров текущего или последнего места работы).
- Предоставление документов, подтверждающих трудовую деятельность (справки 2-НДФЛ, выписки из приказов о приёме/увольнении, копии трудовых договоров).
- Оформление дубликата работодателем в течение трёх рабочих дней.
После получения дубликата рекомендуется сразу сделать его заверенную копию для будущих нужд.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли заверять копию трудовой книжки электронной подписью?
- Да, если внутренние нормативные акты организации допускают использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) для заверения кадровых документов. В этом случае печать ставится не требуется;
- Нужно ли переводить копию трудовой книжки на иностранный язык?
- Если копия требуется для подачи в иностранное учреждение (например, визовый центр), потребуется нотариально заверенный перевод. Сама копия остаётся на русском языке и заверяется печатью организации.
- Можно ли сделать копию только определённых страниц (например, только с последними местами работы)?
- Для большинства целей требуется полная копия трудовой книжки, чтобы подтвердить непрерывность стажа. Однако в некоторых случаях (например, при подтверждении только последнего места работы) допустима частичная копия, но она должна быть явно помечена как «фрагмент» и заверена соответствующим образом.
- Сколько времени хранится копия трудовой книжки в отделе кадров?
- Согласно Федеральному закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», копии трудовых книжек хранятся не менее 75 лет после увольнения сотрудника, если они являются частью личного дела. Внутренние регламенты могут устанавливать меньший срок, но не менее 50 лет.
Правильно оформленная копия трудовой книжки – это гарантия того, что сотрудник сможет быстро и без проблем подтвердить свой трудовой стаж и получить необходимые услуги или выплаты. Следуя представленной инструкции, вы избежите типичных ошибок (неполные данные, отсутствие заверения, плохое качество копии) и обеспечите соответствие документа требованиям законодательства.
Помните: главная цель – сохранить достоверность информации о трудовой деятельности сотрудника и обеспечить её доступность в тот момент, когда она действительно понадобится.