Копия трудовой книжки – это документ, который подтверждает трудовую деятельность работника на определённом месте работы. В ней фиксируются сведения о приёме, переводе, увольнении и текущем статусе занятости. Особое внимание уделяется записи о том, что сотрудник работает по настоящее время. Ниже подробно рассмотрено, какие данные вносятся в такую копию, как оформляется запись и какие нормативные акты регулируют её составление.
Нормативная база
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66 – ведение трудовых книжек);
- Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности»;
- ГОСТ Р 51141-98 «Документация. Архивные копии. Общие технические условия» (для оформления архивных копий).
Структура записи о текущей работе
В копии трудовой книжки запись о том, что сотрудник работает по настоящее время, оформляется в соответствии с пунктом 4.2 Правил ведения трудовых книжек. Она включает следующие обязательные реквизиты:
- Дата приёма на работу – день, месяц, год (например, );
- Наименование организации – полное официальное название работодателя;
- Должность (специальность, профессия) – как указано в трудовом договоре;
- Отдел, подразделение (при наличии);
- Тип трудового договора (срочный/бессрочный);
- Отметка о текущем статусе – фраза «работает по настоящее время» (или её синоним «действительно на данный момент»);
- Подпись уполномоченного лица и печать организации (если требуется внутренним регламентом).
Пример записи в копии трудовой книжки
ООО «ТехноПром» Инженер‑конструктор Отдел проектирования Бессрочный трудовой договор работает по настоящее время
В печатном виде запись обычно располагается в одной строке, разделенной пробелами или табуляцией, как показано выше. При оформлении копии важно соблюдать чёткость и читаемость шрифта, а также отсутствие исправлений.
Особенности оформления копии
Формат копии
Копия трудовой книжки может быть выполнена:
- в виде photocopy (фотокопии) оригинальной страницы;
- в виде печатного дубликата, оформленного на бланке организации;
- в электронном виде (скан или PDF) с заверяющей подписью и печатью.
Требуемые реквизиты
На копии должны присутствовать:
- Наименование документа («Копия трудовой книжки»);
- ФИО сотрудника;
- Серия и номер трудовой книжки (если копия делается из оригинала);
- Дата выдачи копии;
- Подпись уполномоченного лица отдела кадров и печать организации.
Что делать, если запись отсутствует?
Если в оригинальной трудовой книжке нет отметки о текущей работе (например, сотрудник только что принят), то в копии делается запись на основании:
- Трудового договора;
- Приказа о приёме на работу;
- Личной карточки сотрудника (форма Т-2).
После внесения записи в копию необходимо поставить подпись и печать, подтверждающие достоверность сведений.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли заменить фразу «работает по настоящее время» на другое выражение?
- Да, допустимы синонимы: «действительно на данный момент», «продолжает работу», «состоит в штате на сегодняшний день». Главное – сохранить смысл текущей занятости.
- Нужно ли заверять копию нотариально?
- Нотариальное заверение требуется только в случаях, когда копия предоставляется в государственные органы или суды по специальному запросу. Для внутренних кадровых целей достаточно подписи уполномоченного лица и печати организации.
- Как оформить копию, если сотрудник работает удалённо?
- Форма записи не меняется. В поле «Наименование организации» указывается официальное название работодателя, а в примечании можно добавить «удаленная работа» или «дистанционный формат».
- Срок хранения копии трудовой книжки?
- Копия хранится столько же, сколько и оригинал – 50 лет после увольнения сотрудника (ст. 66 ТК РФ).
Практический совет кадровикам
Для минимизации ошибок при оформлении копии рекомендуется:
- Использовать шаблон, утверждённый внутренним нормативным актом организации;
- Перед печатью проверять соответствие данных копии оригинальной трудовой книжки и приказов;
- Хранить электронные копии в защищённом кадрах с ограниченным доступом;
- При переходе на электронный документооборот сохранять скан оригинала и заверять его электронной подписью (УКЭП) в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Запись о том, что сотрудник работает по настоящее время, является ключевым элементом копии трудовой книжки, подтверждающим актуальное трудовое отношение. Правильное оформление такой записи требует знания нормативных актов, внимательного заполнения всех обязательных реквизитов и соблюдения внутренних процедур организации. Следуя приведённым рекомендациям, кадровики смогут обеспечить достоверность и юридическую значимость копии трудовой книжки, что особенно важно при предоставлении документа в пенсионный фонд, при приёме на новую работу или в судебных разбирательствах.