Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж, квалификацию и историю работы сотрудника. В случае потери, повреждения или простого желания иметь «запасную» копию, работодатели обязаны предоставить сотруднику копию трудовой книжки. Ниже приведён подробный разбор того, как правильно прошить копию, какие данные в неё включать и как оформить её в соответствии с законодательством.
Что такое копия трудовой книжки?
Копия трудовой книжки, это точная, заверенная копия оригинала, которая может использоваться в тех же целях, что и оригинал: подтверждение стажа, расчёт пенсии, получение социальных выплат и т.д. Существует два вида копий:
- Письменная копия — бумажный экземпляр, распечатанный и заверенный печатью.
- Электронная копия — цифровой файл, подписанный электронным сертификатом, который имеет юридическую силу.
Независимо от вида копии, она должна содержать все записи, которые есть в оригинале, и быть оформлена в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.
Законодательные основы
Вопросы копирования трудовой книжки регулируются:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 70, 71, 72).
- Постановлением Правительства РФ от № 534 «Об утверждении порядка выдачи копий трудовых книжек».
- Постановлением Минтруда РФ от № 1140 «Об утверждении порядка оформления копий трудовых книжек».
Согласно статье 71 ТК РФ, работодатель обязан предоставить сотруднику копию трудовой книжки по его требованию. Копия должна быть сделана в течение 10 календарных дней с момента запроса.
Что должно быть в копии?
Копия должна включать все страницы оригинала. На каждой странице должно быть:
- Номер страницы и дата её создания.
- Текст записи (дата приема, увольнения, изменения должности, начислений и т.д.).
- Подпись и печать работодателя.
- Дата и место копирования.
Если в оригинале есть исправления, они должны быть отражены в копии. При наличии электронных записей, копия должна включать скриншоты или экспортированные данные.
Пошаговый процесс прошивки копии
- Сбор оригинала
Получите оригинальную трудовую книжку сотрудника. Убедитесь, что все страницы доступны и нет повреждений.
- Печать страниц
Используйте принтер высокого качества. Рекомендуется печатать в черно-белом режиме, чтобы сохранить читаемость.
- Сканирование (для электронных копий)
Сканируйте каждую страницу в формате PDF/A-1b, разрешение 300 dpi. Сохраняйте в отдельной папке с именем сотрудника.
- Подпись и печать
На последней странице добавьте подпись руководителя и печать организации. В бумажной копии подпись ставится вручную, в электронной — цифровой подписью.
- Указание даты и места
Внизу каждой страницы добавьте строку: «Копия, сделана в [город], [дата]». Это подтверждает законность копии.
- Проверка целостности
Сравните оригинал и копию, убедитесь, что нет пропущенных страниц и ошибок в тексте.
- Сдача сотруднику
Передайте копию сотруднику в течение 10 дней с момента запроса. Сохраните копию в кадровом архиве.
Образец копии трудовой книжки
Ниже приведён пример оформления копии. В реальном документе каждая строка будет распечатана на отдельной странице.
| Номер страницы | Запись | Подпись/печать |
|---|---|---|
| 1/10 | Принят на работу в должности Инженер в ООО «ТехноПлюс». | ___________________ Печать |
| 2/10 | Переведён на должность Старший инженер. | ___________________ Печать |
| 3/10 | Уволён по собственному желанию. | ___________________ Печать |
| 4/10 | Новая трудовая книжка, выдана по требованию сотрудника. | ___________________ Печать |
| 5/10 | Запись о стаже: 5 лет, 0 месяцев. | ___________________ Печать |
| 6/10 | Подтверждение квалификации: Профессиональный инженер. | ___________________ Печать |
| 7/10 | Запись о начислении: Бонус за результат. | ___________________ Печать |
| 8/10 | Запись о повышении: Старший инженер. | ___________________ Печать |
| 9/10 | Запись о смене места работы: ООО «ТехноПлюс» → ООО «ИнноваТех». | ___________________ Печать |
| 10/10 | Копия, сделана в Москве, . | ___________________ Печать |
В реальном документе каждая строка будет распечатана на отдельной странице, а подписи и печати будут размещены внизу.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать сканированную копию?
Да, но она должна быть в формате PDF/A-1b и иметь цифровую подпись, чтобы иметь юридическую силу.
- Что делать, если оригинал повреждён?
В таком случае необходимо получить справку о повреждении и сделать копию с отметкой «Оригинал повреждён».
- Сколько времени занимает выдача копии?
Согласно ТК РФ, работодатель обязан выдать копию в течение 10 календарных дней с момента запроса.
- Можно ли хранить копию в электронном виде без печати?
Да, если она подписана цифровой подписью, но рекомендуется также иметь бумажную копию.
Правильная прошивка копии трудовой книжки — это не просто формальность, а важный юридический акт, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию сотрудника. Следуя приведённым шагам, вы обеспечите соответствие требованиям законодательства и защитите интересы как работодателя, так и сотрудника.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к специалисту по кадровому учёту или юристу, специализирующемуся на трудовом праве.