Копия трудовой книжки — один из самых востребованных документов, подтверждающих трудовой стаж и текущую занятость человека. Чаще всего она требуется при оформлении кредитов, получении виз, для подтверждения стажа в государственных органах или при устройстве на работу по совместительству. Чтобы документ имел юридическую силу, он должен быть оформлен в строгом соответствии с актуальными требованиями законодательства и ГОСТа. В этой статье мы подробно разберем, как правильно заверяется копия трудовой книжки, приведем образцы и рассмотрим частые ошибки.
Основания для выдачи копии
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки по его письменному заявлению. Срок предоставления документа — не позднее 3 рабочих дней с момента подачи заявления. При этом копия и все заверяющие записи предоставляются бесплатно.
В крупных организациях для получения копии работнику необходимо написать заявление на имя руководителя компании или начальника отдела кадров. В небольших компаниях иногда достаточно и устной просьбы, однако письменное заявление страхует работодателя и служит официальным основанием для выдачи документа.
Для чего нужна заверенная копия?
- Оформление кредита или ипотеки: Кредитные специалисты банков запрашивают копию трудового документа с целью подтверждения фактической официальной занятости на момент оформления займа. Также специалист банка обращает внимание на сроки работы на последнем месте — чем дольше стаж, тем выше лояльность банка.
- Получение визы: Посольства требуют подтверждение стабильного дохода и занятости.
- Устройство на работу по совместительству: Чтобы подтвердить наличие основного места работы.
- Предоставление в госорганы: Для расчета пособий, пенсий или подтверждения стажа.
Образец трудовой книжки, заверенной работодателем для банка, ничем не отличается от аналогичной документации, подаваемой в другие учреждения. Однако требования к формату заверения могут различаться в зависимости от того, куда именно подается документ.
Правила заверения копии трудовой книжки по ГОСТу
Иначе говоря, при заверении копии организация подтверждает, что она полностью соответствует оригиналу трудовой книжки и все записи в ней воспроизведены без изменений. Такое подтверждение оформляется специальной отметкой на документе.
Порядок заверения регламентируется ГОСТом Р 7.0.97-2016 (пункт 3.26). Согласно его требованиям, верность копии подлиннику подтверждается следующим образом: на каждом листе копии необходимо указать определенные реквизиты.
Обязательные реквизиты на каждом листе:
- Слово «Верно» (без кавычек).
- Должность лица, заверяющего документ (чаще всего это сотрудник кадровой службы или руководитель).
- Личная подпись заверяющего лица.
- Расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
- Дата заверения.
Дополнительные реквизиты (зависят от назначения копии)
Если копия предназначена для внутреннего пользования (в пределах компании), перечисленных выше реквизитов достаточно. Печать работодателя в этом случае не обязательна.
Однако, если документ предоставляется в стороннюю организацию (банк, посольство, соцзащита и т.д.), необходимо добавить еще два важных пункта:
- Место хранения оригинала трудовой книжки (например: «Подлинник документа находится в ООО «Ромашка» в деле по кадрам»).
- Печать организации (при наличии). Печать ставится по усмотрению организации, но на практике для банков и госорганов она чаще всего обязательна.
Пошаговая инструкция по заверению
- Снятие копий: Сделайте качественные копии всех заполненных листов трудовой книжки, включая разворот с ьным листом. Страницы должны быть читаемыми, без искажений и обрезанных краев.
- Нанесение заверяющей надписи: На каждом скопированном листе проставляется отметка по ГОСТу (слово «Верно», должность, подпись, расшифровка, дата).
- Указание места хранения: Если копия предназначена для сторонней организации, обязательно укажите, где хранится оригинал;
- Простановка печати: При необходимости заверьте документ печатью организации или отдела кадров.
- Сшивание (при необходимости): Если организация сшивает копию, листы нумеруются, сшиваются, а на оборотной стороне последнего листа наклеивается лист-наклейка с указанием количества прошитых листов. На наклейке ставится подпись заверяющего лица и печать. Однако современный ГОСТ позволяет не сшивать листы, если на каждом из них стоит полная отметка о заверении.
Образец заверяющей записи
Ниже представлен наглядный пример того, как должна выглядеть заверяющая отметка на листе копии, предназначенной для предоставления в стороннюю организацию (например, в банк):
Верно
Специалист кадровой службы __________ Личная подпись __________ С.П. Ковалевский
Дата заверения:
Подлинник документа находится в ООО «Пример» в деле по кадрам.
Печать [М.П.]
Частые ошибки при заверении
Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад, и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, распечатайте образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем, и держите всегда под рукой.
Самые распространенные ошибки:
- Пропуск слова «Верно»: Раньше допускалось писать «Копия верна», но по новому ГОСТу правильным является именно слово «Верно».
- Отсутствие расшифровки подписи: Подпись без фамилии и инициалов делает заверение недействительным.
- Заверение не на каждом листе: Если листы не сшиты, отметка должна стоять абсолютно на каждом листе копии. Если пропустите хотя бы один из перечисленных реквизитов записи, копию могут посчитать недействительной;
- Не указано место хранения оригинала: Это критично для документов, уходящих за пределы компании (для банков, фондов, посольств).
- Нечитаемые копии: Размытый текст, обрезанные поля или затемненные участки на скан-копии.
Срок действия заверенной копии
Законодательством не установлен строгий срок действия заверенной копии трудовой книжки. Однако на практике банки и государственные учреждения обычно принимают документ, заверенный не позднее 1 месяца со дня заверения. Если в этот период в трудовую книжку были внесены новые записи (например, перевод на другую должность или повышение), копию придется переделывать.
Правильное заверение копии трудовой книжки, это гарантия того, что документ будет принят по назначению без проволочек. Главное, строго следовать актуальным требованиям ГОСТа, не забывать указывать слово «Верно», дату, должность, подпись с расшифровкой, а для внешних организаций, место хранения оригинала и печать. Чтобы избежать ошибок и переделок, специалисты по кадрам могут использовать заранее подготовленный образец заверения.