Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Часто возникают ситуации, когда оригинал документа находится у работодателя или по нему невозможно получить кредит, оформить пособие или устроиться на новую работу. В таких случаях на помощь приходит копия. Но возникает логичный вопрос: будет ли действительна копия трудовой книжки? Ответ зависит от того, как именно она заверена и для каких целей используется.
Что такое копия трудовой книжки
Копия трудовой книжки — это воспроизведение всех страниц документа, содержащих записи о трудовой деятельности работника. Важно понимать разницу между простой ксерокопией и заверенной копией:
- Простая ксерокопия — это неоформленный лист бумаги с отсканированным текстом. Она не имеет никакой юридической силы.
- Заверенная копия — это документ, который прошел процедуру официального подтверждения у работодателя или нотариуса. Только такая копия может быть действительной.
Как правильно заверить копию
Чтобы копия трудовой книжки имела юридическую силу, она должна быть оформлена по строгим правилам. Существует два основных способа заверения:
Заверение по месту работы
Если вы в данный момент трудоустроены, оригинал книжки хранится в отделе кадров. Вы имеете право написать заявление на выдачу заверенной копии, и работодатель обязан выдать ее в течение 3 рабочих дней. Процедура заверения включает:
- Снятие копий со всех заполненных страниц (разворотов).
- Простановку на каждой странице надписи «Копия верна» или «Верно».
- Указание должности лица, заверившего документ, его личной подписи и расшифровки подписи (ФИО).
- Постановку печати организации (или отдела кадров).
- Указание даты заверения.
Важное правило: если копия предназначена для предоставления в стороннюю организацию (например, в банк для получения кредита), на последней странице копии обязательно должна быть проставлена надпись: «Подлинник документа находится в (наименование организации)». Без этой фразы документ может быть признан недействительным.
Нотариальное заверение
Если вы в данный момент нигде не работаете (оригинал трудовой книжки находится у вас на руках), заверить ее копию может только нотариус. Для этого нужно принести оригинал документа и паспорт. Нотариус проверит документ на отсутствие подчисток и исправлений, после чего заверит каждую страницу.
Срок действия копии
С юридической точки зрения, заверенная копия трудовой книжки не имеет строго установленного срока годности. Однако на практике различные учреждения устанавливают свои собственные требования:
- Банки: обычно принимают копию, заверенную не позднее 30 дней назад. Некоторые банки сокращают этот срок до 14 дней.
- Органы соцзащиты: могут потребовать свежую копию, выданную не более 1 месяца назад.
- Посольства: для получения визы также актуальна копия сроком давности не более 1 месяца.
Если в период с момента заверения копии до момента ее предоставления вы сменили место работы или были переведены на другую должность, ранее выданная копия автоматически становится недействительной.
В каких случаях копия будет действительна
Заверенная надлежащим образом копия трудовой книжки принимается в следующих инстанциях:
- Банковские организации: для оформления потребительского кредита, ипотеки или кредитной карты. Копия подтверждает вашу платежеспособность и стаж.
- Государственные органы: для назначения пенсий, пособий, субсидий и оформления льгот.
- Консульства и посольства: для получения виз (в частности, шенгенской визы) в качестве подтверждения стабильного дохода и связи с родиной.
- Новый работодатель: при трудоустройстве на новую работу для подтверждения предыдущего опыта (особенно если оригинал еще не получен с прошлого места работы).
Когда требуется исключительно оригинал
Несмотря на то, что заверенная копия имеет юридическую силу, в некоторых ситуациях без оригинала не обойтись:
- Устройство на работу: при заключении трудового договора новый работодатель обязан внести запись в оригинал трудовой книжки.
- Оформление пенсии: Пенсионный фонд РФ (или Социальный фонд России) при назначении пенсии требует предоставления оригинала документа для оценки выслуги лет и стажа.
- Восстановление документа: при утере трудовой книжки или необходимости исправить ошибочную запись.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Стоит отметить, что с 2020 года в России ведется переход на электронные трудовые книжки. Информация о стаже теперь хранится в цифровом виде в базе Социального фонда России. Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК:
- Через портал «Госуслуги».
- В МФЦ.
- В отделении СФР.
- Через работодателя.
Такая выписка, заверенная электронной подписью уполномоченного органа, имеет ту же юридическую силу, что и заверенная копия бумажной трудовой книжки, и принимается всеми инстанциями.
Копия трудовой книжки будет действительна только в том случае, если она должным образом заверена работодателем (с проставлением всех обязательных реквизитов и надписи о месте хранения оригинала) или нотариусом. Простая незаверенная ксерокопия не имеет никакой силы. Всегда учитывайте сроки, в течение которых организации принимают такой документ, и при возможности переходите на использование выписок из электронной трудовой книжки, это быстрее, надежнее и исключает риск предоставления устаревших данных.