Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника. В нее работодатель вносит информацию о местах работы, должностях, поощрениях и увольнениях. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), у многих россиян по-прежнему остаются бумажные оригиналы, которые требуют особого отношения и правильного хранения.

Зачем может понадобиться копия трудовой книжки?

Оригинал трудовой книжки должен храниться у работодателя и выдаваться на руки сотруднику только в день увольнения. Однако в жизни часто возникают ситуации, когда требуется подтвердить факт трудоустройства и стаж. В таких случаях и делается копия. Вот основные причины:

• Оформление кредита или ипотеки. Банкам необходимо убедиться в платежеспособности клиента и стабильности его дохода. Для оформления кредита в банке необходимо предоставить полный пакет требуемых документов, и заверенная копия трудовой — один из ключевых пунктов.
• Получение визы или загранпаспорта. Хотя россиянам больше не нужно при оформлении заграничного паспорта с пятилетним сроком действия предоставлять в миграционную службу трудовую книжку, для получения визы в некоторые страны консульства по-прежнему могут запросить подтверждение вашей занятости.
• Устройство на работу по совместительству. Работодатель по совместительству может попросить копию, чтобы подтвердить ваш опыт в определенной сфере.
• Оформление социальных выплат и субсидий. Для подтверждения стажа и отсутствия длительных периодов безработицы.

Как правильно сделать и заверить копию?

Одна из обязанностей работодателя — предоставить сотруднику по его требованию копию трудовой книжки. Причем это правило действует независимо от того, ведет компания бумажную трудовую или сотрудник перешел на электронный формат. Важно помнить, что просто снять ксерокопию недостаточно — документ нужно правильно заверить, иначе он не будет иметь юридической силы.

Пошаговый процесс заверения копии

1. Обращение к работодателю. Сотрудник пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную копию. По закону, работодатель обязан выдать документ в течение 3 рабочих дней.
2. Снятие копий. Копируются все заполненные страницы трудовой книжки, начиная с ьного листа и заканчивая последней записью.
3. Простановка заверительной надписи. На каждой странице или в конце многостраничной копии ставится штамп или handwritten (от руки) надпись: «Верно» или «Копия верна».
4. Указание реквизитов. Под надписью указывается должность лица, заверившего копию, его подпись, расшифровка подписи (ФИО) и текущая дата.
5. Печать. Ставится печать организации (при ее наличии).

Важное правило для банков

Если копия готовится специально для банка, на последней странице делается приписка: «Работает по настоящее время». Это обязательное условие для подтверждения текущей занятости заемщика.

Особенности в эпоху электронных трудовых книжек

С 2021 года в России начался массовый переход на электронные трудовые книжки. С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России (СФР) и какая информация о стаже хранится в базе.

Несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые никуда не исчезли. Важно отметить, что с 2023 года бумажные трудовые книжки нужно оформлять на новых бланках. Если сотрудник не подал заявление о сохранении бумажной трудовой, она продолжает храниться у работодателя, но новые записи в нее не вносятся — они уходят в электронный формат. В таком случае копия бумажной трудовой будет содержать записи только до момента перехода на ЭТК, а для подтверждения текущего стажа потребуется выписка из электронной системы.

Срок действия копии

Многие задаются вопросом: сколько времени действует заверенная копия? По закону строгих сроков давности для внутренних целей нет, однако организации устанавливают свои правила:

• Для банков: копия трудовой книжки обычно действительна в течение 30 дней с момента заверения.
• Для консульств и визовых центров: срок может варьироваться от 1 до 3 месяцев.

Если в период действия копии в оригинал трудовой книжки были внесены новые записи (например, повышение, перевод на другую должность или увольнение), ранее сделанная копия автоматически становится недействительной, и ее нужно переделывать.

Сделать копию трудовой книжки — это ваше законное право, которым работодатель не вправе пренебречь. Будь то оформление кредита, получение визы или устройство на новую работу, правильно заверенный документ станет вашим надежным подтверждением профессионального пути. Следите за актуальностью копии, соблюдайте правила заверения и помните о том, как электронный формат меняет подход к хранению данных о вашем стаже.