Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Situations, когда требуется её копия, возникают часто: при оформлении кредита, пенсии, вступительных экзаменов, при смене работы или обращении в государственные органы. Неправильно оформленная копия может быть не принята, что вызовет серьёзные проблемы. Данная статья объясняет, как сделать и заверить копию трудовой книжки в соответствии с действующими стандартами (ГОСТ Р 7.0.97-2016) на 2026 год.

Когда и зачем нужна копия трудовой книжки?

Работнику может понадобиться заверенная копия в следующих случаях:

• Обращение в банк для получения ипотеки или другого кредита.
• Оформление пенсии или пособий в Пенсионном фонде (ПФР) и Фонде социального страхования (ФСС);
• Поступление в вуз или на госслужбу.
• Трудоустройство в новую организацию (часто как дополнение к оригиналу).
• Предоставление в иные государственные и муниципальные органы.

Важно! Многие организации (особенно банки и соцорганы) требуют, чтобы копия была сделана и заверена не ранее чем за 1 месяц до подачи. Этот срок может отличаться — всегда уточняйте требования конкретного учреждения заранее.

Кто и как может оформить копию?

Существует два основных варианта:

1. Заверение работодателем (текущим или последним). Это самый распространенный и бесплатный способ. Работодатель обязан выдать копию по письменному заявлению работника.
2. Нотариальное заверение. Используется, если работодатель недоступен (ликвидирован), отказывается заверять или требуется копия для действий за рубежом. Услуга платная.

Требования к копии по ГОСТ Р 7.0.97-2016

Оформление должно строго соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Документы. Заверение копий». Основные правила:

• Полнота. Копия должна содержать все страницы трудовой книжки, включая ьный лист, все записи о работе, сведения об обучении, увольнениях, а также вкладыши (при их наличии).
• Четкость. Все надписи, печати и подписи на копии должны быть полностью разборчивы. Не допускаются полосы, смазанные участки, подчистки и исправления.
• Форма. Копия делается на стандартных листах бумаги формата А4. Старые форматы (А5, А6) недопустимы.
• Оформление. Каждая страница копии должна быть пронумерована и иметь отметку о заверении (см. ниже).

Порядок заверения копии работодателем (пошаговая инструкция)

Шаг 1: Подготовка заявления

Работник должен написать письменное заявление на имя руководителя организации (бывшего работодателя) с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки. В заявлении указываются ФИО, паспортные данные, период работы в организации и цель запроса (например, «для предоставления в банк»).

Шаг 2: Копирование

Специалист отдела кадров или бухгалтерии делает ксерокопии всех страниц оригинальной трудовой книжки. Можно использовать любой копировальный аппарат, главное, качество.

Шаг 3: Оформление отметки о заверении

На первой странице копии (ьный лист) внизу размещается отметка по установленной форме. Обязательные элементы отметки:

• Надпись: «Копия верна» или «Копия документа верна».
• Должность лица, заверяющего копию (обычно начальник отдела кадров или бухгалтер).
• Личная подпись.
• Расшифровка подписи (ФИО).
• Дата заверения.
• Печать организации (обычно круглая с наименованием и ИНН). Печать ставится так, чтобы она частично перекрывала текст отметки и саму копию, но не мешала чтению.

Шаг 4: Передача копии работнику

Заверенную копию передают работнику под его расписку в журнале выдачи документов или в заявлении.

Когда копия становится недействительной?

Очень важный момент! Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, теряет юридическую силу в двух случаях:

1. Истечение срока, указанного принимающей стороной. Если в банке или органе требуют копию «не старше 1 месяца», то после этого срока её нужно делать заново.
2. Появление новых записей в оригинальной трудовой книжке. Если после копирования в оригинал внесли новую запись (например, о новой работе или увольнении), то ранее сделанная копия автоматически устаревает, даже если с даты её заверения прошло меньше месяца. Представлять такую копию нельзя.

Поэтому, если вы планируете использовать копию в течение длительного времени (например, на период рассмотрения кредита), стоит уточнить у принимающей организации, не потребуется ли обновленная версия.

Частые ошибки при оформлении

Наиболее распространенные недочеты, из-за которых копию могут не принять:

• Неполная копия. Пропуск даже одной страницы (особенно последней с записью об увольнении).
• Нет отметки о заверении или она заполнена неправильно (нет даты, должности, подписи).
• Нет печати организации или печать неразборчива/не соответствует текущей организации.
• Копия сделана не на А4 или с уменьшением текста.
• На копии есть пометки, подчеркивания, исправления.
• Заверяет не уполномоченное лицо. Обычно это начальник отдела кадров или бухгалтер. Подпись гендиректора не требуется, но допустима.

Нотариальное заверение: когда и зачем?

Нотариус заверяет копию, если:

• Предыдущий работодатель ликвидирован или невозможно установить его whereabouts.
• Копия требуется для использования за пределами РФ (требует апостиля или легализации).
• В оригинале есть ошибки, которые нотариус может указать, но не исправит. Он предложит сначала исправить запись у работодателя.

Стоимость услуги varies. Уточняйте в конкретной нотариальной конторе. Нотариус также проверит, нет ли в книжке неоговоренных исправлений, и может отказать в заверении при их наличии.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2024 года для вновь принимаемых работников оформление бумажной трудовой книжки необязательно — можно сразу создавать электронную (ЭТК) в СЗВ-ТД. Копия ЭТК также может требоваться. Она формируется в виде выписки из электронного хранилища. Заверяется электронной подписью работодателя. Принимающие организации должны принимать и такие документы. Если у вас бумажная книжка, а работодатель перешел на ЭТК, он обязан по вашему заявлению выдать заверенную копию бумажного документа на основе электронной информации.

Краткий итог: алгоритм действий для работника

1. Уточните требования у организации, куда будете предоставлять копию (срок, формат, необходимость нотариуса).
2. Напишите заявление на имя руководителя текущего или последнего работодателя с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки.
3. Получите копию у отдела кадров/бухгалтерии. Проверьте: все ли страницы есть, разборчиво ли, есть ли отметка «Копия верна» с подписью, должностью, датой и печатью.
4. Сверьте данные в копии с оригиналом. Обратите внимание на правильность записей об увольнениях, даты, наименования организаций.
5. Сдайте копию в нужную организацию в установленный срок.
6. Помните: если после получения копии в оригинале появятся новые записи, она станет недействительной. В таком случае запросите новую.

Правильное оформление и заверение копии трудовой книжки — это соблюдение простых, но строгих правил ГОСТа. Ключевые моменты: полнота, четкость, корректная отметка о заверении с печатью и подписью. Всегда проверяйте требования принимающей стороны и не забывайте, что копия устаревает с появлением новых записей в оригинале. При возникновении сложностей обращайтесь в Государственную инспекцию труда или за консультацией к юристу.