Вопрос предоставления копии трудовой книжки остается одним из самых актуальных как для работников, так и для работодателей. Несмотря на повсеместный переход на электронные форматы (ЭТК), бумажная трудовая книжка все еще играет важную роль, а копия этого документа требуется во множестве жизненных ситуаций. В нашей статье мы подробно разберем, что гласит статья о копии трудовой книжки, в каких случаях она необходима и как правильно ее оформить.

Законодательная база: какая статья регулирует выдачу копии?

Главный документ, на который необходимо опираться — это Трудовой кодекс Российской Федерации. Основная статья о копии трудовой книжки — это статья 62 ТК РФ. Именно она регламентирует порядок выдачи документов, связанных с работой.

Согласно положениям статьи 62 ТК РФ:

• Работодатель обязан предоставить сотруднику по его письменному заявлению копию трудовой книжки.
• Это правило действует независимо от того, ведет работодатель бумажную трудовую книжку или сотрудник перешел на электронный формат (ЭТК).
• Срок выдачи документа — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
• Выдача копии должна производиться бесплатно. Работодатель не имеет права требовать за это плату или удерживать стоимость копирования из зарплаты.

Когда может понадобится копия трудовой книжки?

Существует множество ситуаций, когда гражданину необходимо подтвердить свой стаж и трудовую деятельность. Копия документа требуется в следующих случаях:

1. Оформление кредита или ипотеки. Банкам необходима уверенность в платежеспособности клиента. Согласно условиям программ потребительского кредитования, наличие копии трудовой книжки часто является обязательным требованием.
2. Расчет больничного пособия. Тонкости и нюансы кадровых вопросов работодателя нередко связаны с расчетом больничных. Копия может потребоваться для подтверждения стажа, если сотрудник устроился недавно и данные еще не обновились в системе.
3. Оформление визы. Консульства многих стран требуют подтверждение стабильного дохода и наличия работы.
4. Устройство на работу по совместительству. Часто возникает вопрос: должен ли работодатель запрашивать у внешнего совместителя копию трудовой книжки или сведения о трудовой деятельности? Да, для подтверждения основного места работы совместителю необходимо предоставить копию выписки из трудовой.
5. Получение субсидий и льгот. Органы соцзащиты требуют копию для подтверждения отсутствия работы или стажа.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и копия: в чем разница?

С введением электронных трудовых книжек процедура получения копии немного изменилась, но обязанность работодателя осталась прежней.

С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России (СФР) и какая информация там содержится. Однако выписку из ЭТК можно получить двумя путями:

• Через портал Госуслуг или СФР. Работник может самостоятельно заказать электронную выписку, которая будет заверена электронной подписью Социального фонда.
• У текущего работодателя. Если сотрудник написал заявление на выдачу копии, работодатель обязан предоставить ему распечатанную выписку из электронной трудовой книжки, заверенную надлежащим образом.

Можно ли запросить копию ЭТК уволенного сотрудника в ПФР/СФР?

Работодатели часто задают вопрос: «Сотруднику была оформлена электронная трудовая книжка. Можем ли мы запросить в СФР (ПФР) копию электронной трудовой книжки уволенного сотрудника?»

Ответ: Нет, работодатель не имеет права запрашивать данные по уволенному сотруднику напрямую в СФР для собственных нужд. После увольнения обязанность работодателя по передаче сведений выполнена, и доступ к истории работника закрывается. Если бывшему сотруднику нужна выписка, он получает ее сам через Госуслуги или МФЦ. Работодатель обязан выдать копию только по запросу самого работника (в т.ч. бывшего), но лишь за тот период, который человек трудился у него.

Как правильно заверить копию трудовой книжки?

Просто откопировать страницы недостаточно. Копия должна быть заверена по правилам делопроизводства, иначе банки или государственные органы ее не примут.

Для внутреннего использования и органов соцзащиты

На каждой странице копии должны присутствовать:

• Надпись «Копия верна»;
• Должность лица, заверившего копию.
• Подпись заверителя с расшифровкой.
• Печать организации (при наличии).
• Дата заверения.

На последней странице (или после прошитого документа) делается запись: «Работает по настоящее время», ставится подпись, печать и дата.

Для предоставления в банк (особые требования с 2023 года)

Если копия предназначена для банка, она должна быть заверена с проставлением штампа о месте хранения подлинника. Например: «Подлинник документа находится в ООО «Ромашка» в деле № 5 за 2026 год». Без этой фразы банк может отказать в приеме документа.

Ответственность работодателя

Если работодатель отказывает в выдаче копии трудовой книжки, затягивает сроки (более 3 дней) или требует за это деньги, он нарушает статью 62 ТК РФ. В этом случае работник имеет право обратиться в Государственную инспекцию труда (через сайт Онлайнинспекции.рф или лично). За нарушение трудового законодательства предусмотрены штрафы по статье 5.27 КоАП РФ.

Независимо от того, работаете вы с бумажной или электронной версией, помните: статья 62 ТК РФ гарантирует вам право на бесплатное и оперативное получение копии трудовой книжки. Работодатель не вправе отказать, а вы, в свою очередь, должны грамотно составить заявление и убедиться, что выданный документ правильно заверен для ваших целей, будь то кредит, виза или расчет больничного.