Копия трудовой книжки — один из самых востребованных документов при оформлении кредитов, получении субсидий, виз и в других жизненных ситуациях. Однако при ее предоставлении часто возникает вопрос: сколько времени она остается действительной? Ответ на этот вопрос не так однозначен, как кажется на первый взгляд, и зависит от того, куда именно вы подаете документ.
Что говорит законодательство?
Главное, что нужно знать: законодательством какой-либо строгий срок действия копии трудовой книжки не установлен. В законе нет определенных временных рамок, которые бы регламентировали этот вопрос на федеральном уровне. Отсутствие законодательно закрепленного срока часто вызывает путаницу как у работников, так и у кадровиков;
Несмотря на это, на практике сложился негласный стандарт, которого придерживается большинство учреждений.
Стандартный срок действия — 30 дней
В большинстве случаев заверенная работодателем копия трудовой книжки считается действительной в течение 1 (одного) месяца (30 дней) со дня ее заверения. Именно этот период устанавливают:
- Банки — при рассмотрении заявок на стандартные потребительские кредиты, ипотеку или автокредиты;
- Органы социальной защиты — для назначения пособий, субсидий и льгот (период действия копии трудовой в соцзащиту составляет те же 30 дней);
- Другие государственные структуры.
Исключения из правил: когда 30 дней не работают
Тридцатидневный срок — это правило, из которого есть важные исключения. Срок может быть как сокращен, так и увеличен.
Сокращение срока для крупных кредитов
Обычно банки принимают ксерокопию в течение 30-дневного срока. Однако, чем больше запрашиваемая сумма кредита, тем сильнее этот срок может быть сокращен. При обращении за крупными суммами (например, на покупку недвижимости или бизнеса) банк может потребовать копию, подготовленную буквально за 3–14 дней до момента подачи заявки. Это связано с необходимостью минимизировать риски: банк хочет быть уверен, что ваше трудовое положение не изменилось в последний момент.
Увеличение срока в отдельных структурах
В иных структурах этот срок может быть более длительным — лучше уточнять это заранее перед подачей документов. Некоторые организации могут принять копию, заверенную несколько месяцев назад, если с тех пор не произошло никаких изменений.
Нотариально заверенная копия
Если ксерокопия заверена не работодателем, а нотариусом, правила немного меняются. Нотариально заверенная копия трудовой книжки имеет срок действия до тех пор, пока в оригинал не будут внесены изменения. Тем не менее, даже нотариальную копию банки и госорганы часто просят «свежую», ориентируясь на свои внутренние регламенты;
Главное условие действительности: внесение новых записей
Существует одно абсолютно жесткое правило, не зависящее от того, истек 30-дневный срок или нет. Если в трудовую книжку после ее копирования будут добавлены новые записи, копия автоматически становится недействительной независимо от того, сколько времени прошло с даты заверения.
Даже если вы получили копию вчера, а сегодня вас перевели на другую должность, уволили или вы сделали запись о работе по совместительству, — представлять такую копию куда-либо уже не следует. Она не будет отражать ваше актуальное трудовое положение.
Сроки изготовления копии работодателем
Важно не только знать, сколько действует документ, но и как быстро его должны выдать. По закону работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки (или выписку из нее) в течение 3 (трех) рабочих дней с момента подачи письменного заявления. Как правило, срок ее предоставления на практике составляет от одного до трех дней. Работодатель не имеет права отказать в выдаче копии или требовать объяснения причин.
Как правильно оформить копию, чтобы ее приняли?
Даже если срок действия не истек, документ могут признать недействительным из-за неправильного оформления. Чтобы этого не произошло, соблюдайте следующие правила:
- Копирование всех страниц: Копируются все заполненные страницы трудовой книжки, начиная с ьного листа.
- Заверение каждой страницы: На каждом листе ставиться отметка «Копия верна», подпись лица, заверяющего документ (обычно кадровика или руководителя), расшифровка подписи и печать организации (при наличии).
- Прошивка (если страниц много): Если документ прошивается, на оборотной стороне последней страницы наклеивается лист бумаги, на котором указывается количество прошитых листов, ставится подпись, печать и запись: «Копия верна. Верно».
- Отметка о месте работы: На последней странице копии работающего сотрудника обязательно должна быть фраза: «Работает по настоящее время». Без этой записи документ считается незавершенным и в большинстве учреждений принят не будет.
- Закон не устанавливает точных сроков годности ксерокопии трудовой книжки;
- По негласному правилу банков, соцслужб и других организаций документ действует 30 дней (для крупных кредитов срок может быть сокращен до 3–14 дней).
- Любое изменение в оригинале трудовой книжки (новая запись) делает копию недействительной мгновенно, вне зависимости от даты ее заверения.
Чтобы избежать проблем, всегда уточняйте требования к срокам действия документов в той организации, куда вы планируете их подать, и заказывайте копию у работодателя незадолго до визита в нужную инстанцию.