В современной практике кадрового делопроизводства одной из самых востребованных услуг является выдача копии трудовой книжки. Этот документ необходим при устройстве на новое место работы, оформлении кредита, получении пенсии или других социальных льгот. Однако многие работодатели и сотрудники не до конца понимают, как правильно оформить копию, какие записи должны быть внесены и как ее заверить. В этой статье мы подробно разберем, что должно быть указано в копии трудовой книжки, как правильно ее оформить и на что обратить внимание при выдаче.

📌 Что говорит законодательство?

Согласно статье 62 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с его трудовой деятельностью, по письменному заявлению сотрудника. К таким документам относится и копия трудовой книжки.

Важно помнить:

• Копия должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии);
• В копию включаются все страницы с записями, начиная с ьного листа;
• Каждая страница копии заверяется отдельно;
• Срок выдачи, не более 3 рабочих дней со дня подачи заявления;
• Факт выдачи регистрируется в Книге учета движения трудовых книжек.

📝 Как правильно оформить копию трудовой книжки?

Получение заявления от работника

Работник должен подать письменное заявление на выдачу копии трудовой книжки. Форма заявления может быть разработана работодателем самостоятельно, но обычно используется стандартный бланк. Пример:

Работодатель вправе утвердить локальным нормативным актом иную форму заявления, но она должна соответствовать требованиям статьи 62 ТК РФ.

Подготовка копии

При изготовлении копии необходимо:

1. Снять копии со всех заполненных страниц, начиная с внутренней стороны обложки и ьного листа;
2. Убедиться, что все записи читаемы (печать не должна закрывать текст);
3. Пронумеровать страницы копии (если их несколько);
4. На последней странице сделать запись: «Работает по настоящее время» с указанием даты выдачи копии.

Заверение копии

Копия заверяется следующим образом:

• Подпись ответственного лица (кадровика, руководителя организации или ИП);
• Печать организации (если она предусмотрена уставом компании);
• На каждой странице копии ставится отметка «Копия верна» с указанием должности, ФИО и подписи заверяющего лица.

Пример записи на копии:

Регистрация факта выдачи

В Книге учета движения трудовых книжек (графа 13) делается запись о выдаче копии с указанием:

• ФИО работника;
• Дата выдачи;
• Подпись работника в получении копии.

🔍 Какие записи должны быть в копии?

В копию трудовой книжки включаются все страницы с записями, включая:

• ьный лист (ФИО, дата рождения, образование, профессия);
• Записи о приеме на работу;
• Записи о переводе на другую должность;
• Записи об увольнении;
• Записи о награждениях и поощрениях;
• Записи о присвоении разрядов и классов;
• Записи о внутренних перемещениях (если есть).

Если трудовая книжка ведется в электронном виде (ЕИСОТ), записи в копии должны соответствовать данным из электронной системы.

📄 Пример оформления копии трудовой книжки

Рассмотрим пример, как должна выглядеть правильно оформленная копия:

Если работник уволен, запись будет выглядеть так:

⚠️ Распространенные ошибки при выдаче копии

При оформлении копии трудовой книжки часто допускаются следующие ошибки:

• Отсутствие печати или подписи — копия считается недействительной;
• Неполное копирование страниц, если пропущена хотя бы одна страница с записью;
• Печать перекрывает текст — запись нечитаема;
• Отсутствие записи «Работает по настоящее время» на последней странице;
• Неправильное заверение — например, заверение только первой страницы;
• Нарушение сроков выдачи, более 3 рабочих дней;
• Отсутствие регистрации в Книге учета.

Такие ошибки могут привести к отказу в приеме копии по месту требования (например, при устройстве на работу или оформлении кредита).

📌 Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка утеряна, работодатель обязан выдать дубликат. Для этого:

1. Работник подает заявление;
2. Работодатель запрашивает у работника документы, подтверждающие трудовой стаж (копии приказов, справки с прежних мест работы, выписки из архивов);
3. На основании этих документов составляется дубликат;
4. В дубликат вносятся только те записи, которые можно подтвердить документально;
5. Если записи подтвердить невозможно (например, при чрезвычайной ситуации), стаж устанавливается по решению комиссии.

Пример записи в дубликате:

💡 Полезные советы для работодателей

• Соблюдайте сроки: Выдавайте копию не позднее 3 рабочих дней с момента подачи заявления;
• Проверяйте записи: Убедитесь, что все записи в трудовой книжке корректны, прежде чем выдавать копию;
• Используйте образцы: Разработайте локальные нормативные акты с образцами заявлений и форм копий;
• Храните копии: Сохраняйте копии выданных копий трудовой книжки (например, в электронном виде) на случай проверок;
• Обучение кадров: Проводите обучение сотрудников, ответственных за ведение трудовых книжек, по новым правилам;
• Используйте ЭИСОТ: Если ведете электронные трудовые книжки, синхронизируйте данные с бумажными;
• Следите за изменениями в законодательстве: Нормы могут меняться, следите за обновлениями в ТК РФ и других нормативных актах.

📌 Ответственность работодателя

За нарушение порядка выдачи копии трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ:

• Штраф на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• Штраф на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей;
• При повторном нарушении — более серьезные санкции.

Кроме того, неправильно оформленная копия может привести к отказу в приеме на работу или других юридических последствиям.

Выдача копии трудовой книжки — это ответственная процедура, которая требует соблюдения всех норм трудового законодательства. Неправильно оформленная копия может привести к серьезным последствиям как для работника, так и для работодателя. Следуйте нашим рекомендациям, используйте образцы документов и не забывайте регистрировать факт выдачи в установленном порядке.

Если у вас остались вопросы или вы столкнулись с трудностями при оформлении копии трудовой книжки, обратитесь к квалифицированному юристу или специалисту по кадровому делопроизводству.

Дата публикации: