Копия трудовой книжки – важный документ, который может потребоваться сотрудникам в различных ситуациях: при устройстве в новую организацию, при обращении в пенсионный фонд, в банк или в другую инстанцию․ Выдача копии регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов․ В статье подробно разберём, на какие основания работодатель обязан предоставить копию, какие процедуры следует соблюдать и какие ошибки часто допускают․

Правовое основание: статья 62 ТК РФ

Согласно статье 62 ТК РФ, работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему копию трудовой книжки (или её заверенную копию) не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления․ Это правило действует, если:

• Трудовая книжка ведётся в бумажном виде;
• Работник законно требует её копию (по утрате, повреждению, необходимости предоставить в стороннюю организацию и т․п․)․

Если же трудовая книжка не ведётся (например, используется электронный вариант), выдача копии не требуется․

Что считается «письменным заявлением»?

Заявление должно соответствовать требованиям деловой переписки и включать:

1. ФИО работника;
2. Должность и подразделение;
3. Требуемый документ (копия трудовой книжки);
4. Причину запроса (утрата, повреждение, необходимость предоставить в другую организацию и др․);
5. Дата и подпись работника․

Только такой запрос считается основанием для выдачи копии․

Основания, при которых выдача копии обязана быть произведена

К копии трудовой книжки могут потребовать работники по следующим причинам:

• Утеря оригинала – в этом случае работник предоставляет заявление и, при необходимости, подтверждающие документы (например, справку от полиции)․
• Повреждение (залипание, порванные страницы) – копия может быть выдана, если оригинал уже не пригоден к использованию․
• Необходимость предоставить документ в стороннюю организацию (банк, пенсионный фонд, другую компанию)․ В этом случае в заявлении указывается цель использования копии․
• Требование в рамках проверки или аудита – при запросе контролирующих органов работник может потребовать копию для подтверждения трудового стажа․

Примеры формулировок в заявлении

В заявлении обычно указывают:

«Прошу выдать мне копию моей трудовой книжки (№ ___) в связи с утратой оригинала․ 
Дата подачи заявления: __․__․____ 
Подпись: ___________

Порядок выдачи и оформления копии

После получения заявления работодатель обязан в течение трёх рабочих дней выдать копию․ Процедура оформления выглядит так:

1. Заполнение графа 1‑4 в форме выдачи (приказ/распоряжение) – согласно Правилам выдачи трудовой книжки (ГОСТ Р 7․0․97‑2016)․ В графу 3 вносится запись о подаче заявления, в графу 4 – сведения о заявлении работника․
2. Подготовка копии – копия вносится в том виде, в котором она будет передана работнику․ При этом в неё могут быть внесены изменения, требующие подтверждения․
3. Заверение копии – на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа‑основания, ставится печать организации и подпись с расшифровкой․ По ГОСТ Р 7․0․97‑2016 в конце ставится надпись «Верно (Копия верна)», указывается должность, подпись и дата․
4. Передача работнику – копия передаётся вручную, с подписью о получении․

Частые ошибки при выдаче копии

• Отсутствие подписи и расшифровки на заверенной копии․
• Неуказание реквизитов документа‑основания (номер приказа, дата увольнения и т․п․)․
• Отсутствие печати организации․
• Выдача копии без оформления в течение установленного срока (более трёх рабочих дней)․
• Неучёт требований ГОСТ при оформлении заверения․

Сроки и сроки хранения заявления

По части первой ст․ 62 ТК РФ работодатель обязан выдать копию не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления․ При этом заявление сохраняется в кадровом деле в течение всего времени, пока сотрудник работает в организации, и может быть использовано в случае споров․

Согласно практике КонсультантПлюс, хранение заявлений обычно ограничивается 5‑10 годами после увольнения сотрудника, однако в случае длительного хранения рекомендуется вести электронный архив․

Электронная трудовая книжка и её копия

С 2025 года всё больше организаций переходят на электронную форму трудовой книжки․ При этом:

• Работник может запросить выписку из электронной трудовой книжки, которая считается её копией․
• Для выдачи такой выписки также требуется письменное заявление, но сроки могут отличаться (обычно до 5 рабочих дней)․
• Заверение электронной копии производится электронной подписью руководителя или уполномоченного лица․

Как правильно оформить заявление на выдачу копии

Ниже приведён образец заявления, который можно использовать в 2025‑2026 гг․:

В _______________________ (наименование организации)

От _______________________ (ФИО работника, должность)

Заявление

Прошу выдать мне копию моей трудовой книжки (№ ______) в связи с утратой оригинала․

Подпись: ______________________

В заявлении обязательно указываются:

• ФИО и должность работника;
• Номер и серия оригинальной трудовой книжки (если известны);
• Причина запроса;
• Дата и подпись․

Главное, что нужно помнить:

• Выдача копии трудовой книжки возможна только по письменному заявлению работника․
• Работодатель обязан выдать копию в течение трёх рабочих дней․
• Копия должна быть заверена согласно требованиям ГОСТ Р 7․0․97‑2016 (подпись, расшифровка, печать)․
• При отсутствии бумажной трудовой книжки (используется электронный вариант) выдача копии не требуется, но работник может запросить выписку․

Соблюдение этих требований позволяет как защитить права работника, так и избежать ошибок, которые могут привести к административным штрафам или спорам в трудовой инспекции․

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению заявления или заверения копии, рекомендуем обратиться к кадровому специалисту или юристу компании․