Дата актуализации информации: 22 мая 2026 г. (по данным из открытых источников, указанных в запросе).

Нормативная база

Основным документом, регулирующим выдачу документов, связанных с работой, и их копий, является Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), а именно:

• Статья 62 ТК РФ – работник имеет право запросить у работодателя заверенную копию трудовой книжки (или выписку из неё) по письменному заявлению; работодатель обязан выдать такой документ не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления.
• Статья 65 ТК РФ – определяет порядок ведения и хранения трудовой книжки, а также запрещает выдачу оригинала трудовой книжки, кроме случаев, прямо предусмотренных законом (например, при увольнении).
• Федеральный закон № 432‑ФЗ от «О трудовой пенсии в Российской Федерации» – регулирует вопросы электронной трудовой книжки (ЭТК) и взаимодействие с Пенсионным фондом (ныне Социальный фонд РФ).

Таким образом, давать копию трудовой книжки можно и даже необходимо при соблюдении установленной процедуры.

Когда работник может запросить копию?

Согласно ст. 62 ТК РФ, копию трудовой книжки (или выписку) можно получить в следующих ситуациях:

1. Для подтверждения трудового стажа при устройстве на новую работу, поступлении в учебное заучение, оформлении пенсии, получения социальных выплат и т.д.
2. При необходимости предоставить сведения о работе в суде, нотариальной конторе, банке или иной организации, требующей документально подтверждённую информацию.
3. В случае утери, порчи или повреждения оригинала – работник может запросить заверенную копию, а при отсутствии возможности восстановить оригинал – дубликат (см. ст. 65 ТК РФ).
4. При переходе на электронную трудовую книжку – работник может потребовать заверенную копию бумажной версии для личного архива или для предоставления третьим лицам.

Важно: запрос должен быть оформлен письменно (заявление работника). Устное требование не создаёт обязательства для работодателя.

Как правильно оформить заявление на выдачу копии трудовой книжки?

Образец заявления (можно скачать в формате .doc с сайтов КонсультантПлюс, Роструда или муниципальных образований):

[Шапка организации]
Заявление
о выдаче заверенной копии трудовой книжки

Я, Фамилия Имя Отчество, работаю в должности __________________ в отделе __________________ с __.__.20__ г. по настоящее время.

Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки (или выписку из неё) для _____________________________
(указать цель: устройство на новую работу, оформление пенсии, подача в суд и т.п.).
Подпись _______________ Расшифровка подписи _______________

После получения заявления работодатель обязан:

• Проверить наличие трудовой книжки у сотрудника (или электронной версии в системе СЗВ‑М).
• Сделать копию всех страниц трудовой книжки (или выписку, если требуется только часть сведений).
• Завершить копию надлежащим образом (см. пункт 4).
• Выдать документ сотруднику под расписку не позднее трёх рабочих дней.

Как правильно заверить копию трудовой книжки?

Согласно разъяснениям Минтруда и практике КонсультантПлюс, заверение копии осуществляется следующим образом:

1. Снять копию со всех страниц трудовой книжки (или выбранных страниц, если требуется выписка). Каждая копия должна быть чёткой и читаемой.
2. На каждой копии проставить штамп «Копия верна» (круглый или прямоугольный, содержащий наименование организации, её ИНН/КПП и дату заверения).
3. В конце документа (обычно на последней странице) указать:
• «Копия верна. Подлинник хранится в отделе кадров по адресу: __________________».
• Дата заверения: __.__.2026 г.
• ФИО и должность лица, уполномоченного на заверение (например, специалист отдела кадров, руководитель подразделения).
• Подпись и расшифровка подписи уполномоченного лица.
4. При наличии доверенности на лицо, заверяющее копию, к документу прилагается копия доверенности (или приказ о назначении ответственного лица).

Пример оформления заверения (можно разместить внизу копии):

Копия верна. Подлинник трудовой книжки хранится в отделе кадров ООО «Пример» по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. 10.
Дата заверения: г.
Ответственный за заверение: Иванова Анна Petrovna, ведущий специалист отдела кадров.
Подпись _______________

Если копия делается из электронной трудовой книжки (ЭТК), то заверяется распечатка из личного кабинета на портале «Госуслуги» или из СЗВ‑М, а в заверении указывается, что документ распечатан из электронной формы и соответствует данным, внесённым в ЭТК.

Особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

С 2021 г. в России действует обязательный переход на электронную форму трудовой книжки. Тем не менее, бумажный вариант всё ещё может использоваться:

• Работник, выбравший ЭТК, имеет право получить заверенную копию бумажной трудовой книжки (если она была ведена до перехода) или выписку из ЭТК в бумажном виде.
• Для получения выписки из ЭТК работник подаёт заявление в свой личный кабинет на портале «Госуслуги» или обращается к работодателю, который формирует выписку из СЗВ‑М и заверяет её аналогично бумажной копии.
• Срок действия заверенной копии не ограничен законодательно, однако рекомендуется обновлять её при значительных изменениях в трудовой деятельности (например, при смене места работы).

Важно: работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки (бумажный или электронный) сотруднику, кроме случаев увольнения, когда оригинал выдаётся на руки работнику в день расчёта.

Ответственность за нарушение порядка выдачи копий

Нарушение требований ст. 62 ТК РФ может повлечь:

• Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб для должностных лиц, от 100 000 до 200 000 руб для организаций).
• Возможность подачи работником жалобы в трудовую инспекцию или суд с требованием компенсации морального вреда и восстановления нарушенного права.

Поэтому соблюдение установленной процедуры не только защищает права работника, но и minimизирует риски для работодателя.

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Создать шаблон заявления и разместить его на внутреннем портале компании или в отделе кадров.
2. Определить ответственных лиц за заверение копий (обычно специалист отдела кадров или руководитель подразделения) и оформить соответствующий приказ/доверенность.
3. Вести журнал выдачи копий (дата заявления, ФИО работника, цель выдачи, номер заверенной копии, подпись получателя). Это упрощает контроль и защищает от претензий.
4. Обучать сотрудников правилам работы с электронной трудовой книжкой и порядку получения выписок из неё.
5. Регулярно обновлять нормативную базу (следить за изменениями в ТК РФ, Постановлениях Правительства и разъяснениях Минтруда).

Да, давать копии трудовой книжки можно и даже необходимо при соблюдении требований Трудового кодекса РФ. Работник имеет право на получение заверенной копии (или выписки) по письменному заявлению, а работодатель обязан выдать такой документ в течение трёх рабочих дней, завершив его надлежащим образом (штамп «Копия верна», указание места хранения оригинала, подпись уполномоченного лица).

С учётом перехода на электронную трудовую книжку, процедура остаётся той же: можно выдавать заверенную распечатку из ЭТК или выписку из СЗВ‑М, оформленную аналогично бумажной копии.

Соблюдение установленного порядка не только защищает права работников, но и помогает работодателю избежать административных штрафов и судебных споров.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников (КонсультантПлюс, Роструд, муниципальные образования) и актуальна на 22 мая 2026 г.