Копия трудовой книжки – это официальный документ, который часто требуется при оформлении кредита, получении визы, трудоустройстве по совместительству, а также в банковских и государственных учреждениях․ В 2026 году требования к её оформлению регулируются Приказом Минтруда № 320н от (Правила ведения и хранения трудовых книжек) и национальным стандартом ГОСТ Р 7․0․97‑2016․ Ниже – пошаговая инструкция, юридические нюансы и готовые образцы, которые помогут избежать ошибок․

Содержание

1. Зачем нужна копия трудовой книжки?
2. Какие нормативные акты регулируют копию?
3. Подготовка оригинала к копированию
4. Как правильно сделать ксерокопию
5. Заверение копии: кто, где и как
6. Образцы заверяющих записей
7. Часто задаваемые вопросы

Зачем нужна копия трудовой книжки?

Копия трудовой книжки может потребоваться в следующих ситуациях:

• Оформление кредитов и ипотечных программ в банках;
• Подтверждение трудового стажа при получении пенсии или социальных выплат;
• Трудоустройство на новую работу (особенно при совместительстве);
• Получение визы или других миграционных документов;
• Участие в государственных программах поддержки занятости․

Важно помнить, что копия должна быть заверена (подписана и проштампована) тем органом или работодателем, которому она передаётся, иначе она может быть отклонена как недостоверная․

Нормативные акты, регулирующие копию трудовой книжки

Перед тем как приступить к копированию, рекомендуется уточнить конкретные требования в том учреждении, куда будет подаваться документ (банк, пенсионный фонд, миграционная служба и т․д․), так как некоторые организации требуют дополнительную информацию (например, указание места хранения оригинала)․

Подготовка оригинала к копированию

Проверка полноты записей

Согласно рекомендациям Минтруда, сканировать нужно все заполненные страницы трудовой книжки, независимо от даты их заполнения (до  г․ и после)․ Если последняя запись находится в самом низу последней страницы, необходимо добавить ксерокопию следующей пустой страницы․ Это подтверждает, что сотрудник не уволен и не переведён на другую должность․

Состояние оригинала

• Страницы должны быть чистыми, без пятен и разрывов;
• Все подписи и печати должны быть разборчивыми;
• Если в книжке есть исправления, они должны быть выполнены в соответствии с правилами (чернением, подписью, указанием причины)․

Оборудование

Для получения копии, отвечающей требованиям ГОСТ Р 7․0․97‑2016, используйте:

• Ксерокс/мультифункциональное устройство с разрешением не менее 300 dpi (чёрно‑белый) или 600 dpi (цветной);
• Настройку «чёрный и белый», без автоматической коррекции контрастности;
• Формат бумаги – A4, ориентация «портрет»․

Как правильно сделать ксерокопию

1. Соберите все страницы трудовой книжки, включая пустую страницу после последней записи (если требуется)․
2. Нумеруйте страницы последовательно (1, 2, 3 …); Нумерацию лучше выполнить вручную на копиях (чернильным маркером) или добавить в цифровой файл․
3. Сделайте копию на ксероксе, проверив, что все строки читаются чётко․ При необходимости сделайте пробный лист․
4. Скрепите полученные листы степлером (не более 3‑4 листов в одной скрепке, иначе может повредить переплёт)․
5. Проверьте наличие всех подписей, печатей и отметок о переводах, увольнениях, совместительстве․
6. Если копия делается в электронном виде (скан), сохраните файл в формате PDF/A‑1b (архивный, неизменяемый)․

После выполнения всех пунктов копия готова к заверению․

Заверение копии: кто, где и как

Кто может заверить копию?

• Работодатель (руководитель организации) – ставит подпись и печать․
• Отдел кадров (если в организации есть отдельный отдел)․
• Нотариус – в случае, когда копия требуется для государственных органов, где требуется нотариальное заверение․

Где заверяется?

Заверение производиться в:

• Отделе кадров предприятия;
• Банке (при выдаче копии по запросу работника, если банк требует заверения);
• Нотариальной конторе․

Как оформить заверяющую надпись?

Согласно ГОСТ Р 7․0․97‑2016, заверяющая надпись должна включать:

1. ФИО заверяющего лица;
2. Должность;
3. Наименование организации;
4. Дата заверения;
5. Место хранения оригинала (если копия передаётся в другую организацию);
6. Подпись и печать организации․

Пример заверяющей надписи (см․ раздел Образцы)․

Образцы заверяющих записей и заявлений

Пример заверяющей надписи работодателя

Заверяю: Иванов Иван Иванович, директор ООО «Ромашка», 
Место хранения оригинала: отдел кадров, офис 3, г․ Москва, ул․ Ленина, д․10,
Подпись: ___________ Печать: (печать организации)

Пример заверения у нотариуса

Нотариус Петров Петр Петрович, 
Регистрационный номер 123456789, 
Заверил копию трудовой книжки № 45/2026 от г․, 
Подпись: ___________, Печать: (нотариальная печать)

Образец заявления работника о выдаче копии трудовой книжки

В отдел кадров
ООО «Ромашка»
От: Петрова Светланы Сергеевны
Должность: бухгалтер

Прошу выдать мне ксерокопию трудовой книжки для предоставления в банк в целях оформления ипотечного кредита․ Копию прошу заверить подписью и печатью отдела кадров․

С уважением,
____________________
(подпись)

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли копировать пустые страницы в начале книжки?

Нет․ По ГОСТу копируются только заполненные страницы и одна пустая страница после последней записи (если последняя запись находится внизу листа)․

Можно ли использовать скан в качестве копии?

Да, если скан выполнен в соответствии с требованиями PDF/A‑1b, разрешение не менее 300 dpi и копия заверена (подписана и проштампована) в оригинальном виде․ Некоторые организации всё же требуют бумажную ксерокопию․

Как оформить копию, если оригинал находится у меня дома?

Сделайте ксерокопию самостоятельно, затем предъявите её в отдел кадров вашего работодателя для заверения․ Если у работодателя нет возможности заверить, обратитесь к нотариусу․

Что делать, если в трудовой книжке есть ошибка?

Ошибка исправляется в соответствии с Приказом Минтруда № 320н:
— Стирается ошибка черной краской;
— Делается запись «Исправлено» с указанием причины;
— Подписывается и ставится печать ответственного лица․ После исправления копию делаем заново․

Нужно ли указывать место хранения оригинала в заверяющей надписи?

Да, если копия предназначается для другой организации (например, банк)․ Это требование указано в ГОСТ Р 7․0․97‑2016․

Сделать ксерокопию трудовой книжки в 2026 году – процесс, который требует внимательности к деталям и соблюдения нормативных требований; Следуйте пошаговой инструкции, используйте качественное оборудование и не забывайте о заверении копии․ При правильном оформлении копия будет признана официальным документом и поможет вам быстро решить финансовые, социальные и трудовые вопросы․

Если у вас остались вопросы, оставляйте комментарии – мы поможем разобраться!