Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

В современной практике кадрового учета выдача копии трудовой книжки сотруднику — одна из наиболее частых и ответственных процедур. Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан предоставить работнику копию трудовой книжки или заверенную выписку из нее по его письменному заявлению. В 2026 году, с введением нового ГОСТ Р 7.0.97-2025, правила заверения документов изменились, и теперь важно соблюдать не только законодательные требования, но и актуальные стандарты оформления.

Когда и зачем нужна копия трудовой книжки?

Копия трудовой книжки требуется сотруднику в различных ситуациях:

для оформления кредита или ипотеки;
при подаче документов на получение визы;
для поступления в учебное заведение;
при обращении в органы социальной защиты;
для подтверждения стажа при оформлении пенсии;
при трудоустройстве в другую организацию (если оригинала нет).

Важно понимать: оригинал трудовой книжки всегда остается у работодателя, за исключением случаев, когда сотрудник увольняется и получает его на руки. Копия же, это юридически значимый документ, подтверждающий трудовую историю работника.

Правовой основой выдачи копии

Основной нормативный акт, регулирующий выдачу копий трудовой книжки, — статья 62 ТК РФ. В ней четко указано:

Работодатель обязан выдать копию трудовой книжки или выписку из нее не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления работником.
Заявление должно быть оформлено в письменной форме — устная просьба не является основанием для выдачи.
Копия должна быть заверена в установленном порядке — без заверения документ не имеет юридической силы.

Нарушение этих требований влечет административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ: штрафы для ИП — до 5 000 руб., для юридических лиц — до 50 000 руб. (с учетом новых тарифов 2026 года).

Порядок выдачи копии трудовой книжки: пошаговая инструкция

Шаг 1: Получение письменного заявления

Работник подает заявление в свободной форме. Ниже приведен образец заявления, который можно использовать как шаблон:

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

Заявление

Я, [ФИО полностью], работник [должность], [табельный номер], прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки в целях [указать цель: например, «оформления кредита в банке»].

Подпись: _____________
ФИО: _______________

Заявление можно подать лично, через почту или в электронной форме (если в организации есть внутренний электронный документооборот и подтвержденная электронная подпись).

Шаг 2: Подготовка копии

Копия трудовой книжки должна содержать:

Все страницы с записями о приеме на работу, переводах, увольнении и наградах;
Последнюю запись о текущем месте работы;
Последний лист — с отметкой о текущем статусе сотрудника.

Важно! Копия должна быть сделана с оригинала, без сокращений, исправлений и пропусков. Допускается копирование на белой бумаге формата А4 с четким изображением текста.

Шаг 3: Заверение копии

С 18 августа 2026 года действует ГОСТ Р 7.0.97-2025, который устанавливает единые требования к заверению копий документов. Согласно новому стандарту, заверение копии трудовой книжки должно включать:

Запись на последнем листе копии: «Работает по настоящее время» (если сотрудник еще числится в организации);
Дата заверения — текущая дата составления копии;
Подпись уполномоченного лица (как правило, руководитель или кадровик);
Печать организации (если она используется);
ФИО и должность лица, заверившего копию;
Реквизиты организации (наименование, ИНН, ОГРН — по желанию, но рекомендуется).

Пример заверения на последнем листе копии:

Работает по настоящее время.

_______________________ [Подпись руководителя]
И.О. Фамилия
Генеральный директор

_______________________ [Подпись кадровика]
И.О. Фамилия
Специалист по кадрам

Печать организации
ООО «Пример»
ИНН 7701234567, ОГРН 1234567890123

Важно: Если сотрудник уволен, вместо «Работает по настоящее время» пишется: «Уволен ___ числа ____ месяца ____ года» с указанием основания увольнения (например, по собственному желанию, по инициативе работодателя и т.д.).

Шаг 4: Выдача копии сотруднику

Копия выдается под роспись в журнале учета выдачи документов или в личной карточке сотрудника. Рекомендуется также вести электронный журнал с отметкой даты и ФИО получателя.

Как выдавать копию электронной трудовой книжки?

С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2026 года большинство новых сотрудников оформляются исключительно на ЭТК.

Если сотрудник работает по электронной трудовой книжке, то:

Копия предоставляется в виде выписки из ЭТК, сформированной через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ (pfrf.ru) или портале Госуслуг;
Выписка должна быть подписана электронной подписью ПФР, это гарантирует ее подлинность;
Работодатель не обязан заверять выписку из ЭТК своей печатью — она уже имеет юридическую силу как официальный документ ПФР;
Однако, если организация требует дополнительного заверения (например, для банка), можно приложить к выписке справку от работодателя с подтверждением, что данные в ЭТК соответствуют реальным записям в организации.

Срок годности копии трудовой книжки

Нормативных ограничений по сроку действия копии трудовой книжки нет. Однако:

Организации, получающие копию (банки, вузы, миграционные службы), часто требуют, чтобы дата заверения не превышала 30 дней от даты подачи документа;
Если сотрудник продолжает работать, рекомендуется выдавать копию с актуальной записью «Работает по настоящее время» — иначе документ может быть отклонен как устаревший.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если сотрудник потерял оригинальную трудовую книжку, он должен:

Написать заявление об утрате работодателю;
Предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж (справки с предыдущих мест работы, трудовые договоры, выписки из архивов и т.д.);
Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки в течение 15 рабочих дней с момента подачи заявления.

Дубликат оформляется на бланке нового образца и содержит все записи, подтвержденные документально. На первой странице делается отметка: «Дубликат выдан взамен утраченной трудовой книжки».

Ответственность работодателя

Невыполнение обязанности по выдаче копии трудовой книжки в установленные сроки, нарушение трудового законодательства. Последствия:

Штрафы по КоАП РФ (до 50 000 руб. для юрлица в 2026 году);
Исковые требования работника о компенсации морального вреда;
Проверки трудовой инспекции и возможное приостановление деятельности;
Репутационные риски для компании.

Копия трудовой книжки: правила выдачи и заверения