Получение заграничного паспорта – процесс, требующий тщательной подготовки документов․ Одним из часто запрашиваемых справочных материалов является копия трудовой книжки․ В статье подробно рассмотрим, зачем она нужна, какие нормативные акты регулируют её оформление, где и как её правильно сделать и заверить․

Зачем нужна копия трудовой книжки?

Трудовая книжка фиксирует сведения о месте работы и стаже за последние 10 лет․ Эти данные используют при заполнении анкеты на загранпаспорт, а также при проверке достоверности сведений о трудоустройстве заявителя․ Копия трудовой книжки может понадобится в следующих случаях:

• Заполнение анкеты о получении загранпаспорта (особенно нового образца, где требуется указать все места работы за последние 10 лет)․
• Подтверждение трудовой занятости при получении второго загранпаспорта․
• Служебные цели: оформление кредитов, визовых заявок, миграционных процедур и др․

Важно: в 2026 году оригинал трудовой книжки в отделение МВД не требуется, однако копия, заверенная работодателем, часто запрашиваеться сотрудниками ГУВМ как вспомогательный документ․

Нормативно‑правовая база

Согласно этим документам, копию трудовой книжки можно получить только после официального запроса в письменной форме к работодателю․

Когда копия обязательна?

1. Первый загранпаспорт (новый образец) – копия не является обязательным документом, но её наличие ускоряет проверку анкеты․
2. Второй (или последующий) загранпаспорт – по пункту 13 формы заявления требуется заверенная копия трудовой книжки или справка с места работы․
3. Получение загранпаспорта в особых случаях (например, при оформлении визы в страны, требующие подтверждения дохода) – копия часто запрашивается как доказательство стабильного трудоустройства․

Как правильно сделать копию трудовой книжки?

Подготовка запроса

Согласно ст․ 62 ТК РФ, работник обязан обратиться к работодателю с письменным заявлением․ Образец заявления:

Заявление
на выдачу копии трудовой книжки

Я, Ф․И․О․, дата рождения, прошу выдать мне копию трудовой книжки (страницы №–№) для оформления заграничного паспорта․

Подпись: ___________ Дата: «__» _______ 2026 г․

Куда подавать заявление

• Отдел кадров (HR) организации․
• Если вы уже уволены – в отдел кадров бывшего работодателя․ При необходимости можно обратиться в МФЦ или нотариальную контору для заверения копии․

Что должно быть на копии

• Все записи о местах работы, должностях, периодах (начало и конец)․
• Запись «Работает по настоящее время» (если сотрудник ещё работает) с датой, подписью и печатью руководителя․
• Четкая читаемость: шрифт и печать должны быть различимы без увеличения․

Как заверить копию трудовой книжки

Заверение копии – подтверждение её подлинности․ Делается уполномоченным лицом (руководителем, заместителем, сотрудником отдела кадров) с использованием печати организации;

Образец заверения (2026 год)

Копия трудовой книжки
№ ____________

Подтверждаю, что данная копия соответствует оригиналу;

Руководитель организации: ______________________
Должность: ______________________
Подпись: ______________________
Расшифровка подписи: ______________________
Печать организации

Где заверять

• Внутри организации – отдел кадров (бесплатно, если копия делается для служебных целей)․
• В МФЦ – за небольшую плату (около 300–500 руб)․
• У нотариуса – если требуется официальное заверение для банков или консульства․

Пошаговая инструкция получения заверенной копии

1. Подготовьте заявление в соответствии с образцом (см․ пункт 4․1)․
2. Соберите паспорт гражданина РФ и трудовую книжку (оригинал) для сверки․
3. Передайте заявление в отдел кадров вашего текущего (или бывшего) работодателя․
4. Работодатель проверит записи и сделает копию всех страниц, где есть записи о трудовой деятельности․
5. На последнем листе копии внесут запись «Работает по настоящее время» (если применимо) и подпишут её․
6. Уполномоченный сотрудник заверит копию подписью, расшифровкой и печатью (см․ образец в пункте 5․1)․
7. Получив заверенную копию, проверьте, чтобы все данные были разборчивы и соответствовали оригиналу․
8. Включите копию в пакет документов для подачи заявления на загранпаспорт․

Срок изготовления копии обычно составляет от 1 до 5 рабочих дней, в зависимости от загруженности отдела кадров․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли предоставлять оригинал трудовой книжки при получении загранпаспорта?

В 2026 году оригинал трудовой книжки в отделение МВД не требуется․ Однако оригинал может понадобиться, если у вас возникнут расхождения в данных, которые потребуется уточнить․

Можно ли получить копию у бывшего работодателя, если я уволен?

Да․ Вы имеете право запросить копию в письменной форме․ Если работодатель отказывается, можно обратиться в суд или в инспекцию по труду․

Какой срок действия заверенной копии?

Обычно копия считается действительной в течение 12 месяцев с даты заверения․ При длительном ожидании оформления загранпаспорта (до 4 месяцев) копия будет актуальна․

Нужно ли платить за заверение копии?

Внутри организации – бесплатно․ В МФЦ или у нотариуса – за услуги взимается плата (около 300–800 руб)․

Что делать, если в трудовой книжке есть ошибки?

Сразу обратитесь в отдел кадров с заявлением об исправлении․ Ошибки могут стать причиной отказа в выдаче загранпаспорта․

Полезные советы

• Сделайте копию заранее․ Оформление загранпаспорта может занять до 4 месяцев, а проверка данных – до 2 месяцев․
• Сохраняйте скан копии в электронном виде (PDF, 300 dpi) – пригодится при подаче онлайн‑заявления․
• Если вы меняете место работы, попросите работодателя сразу внести запись о текущем месте работы и заверить её․
• При оформлении второго загранпаспорта обязательно уточните в заявлении, требуется ли копия трудовой книжки – иногда достаточно справки с места работы․
• Проверьте, что в копии присутствуют все подписи и печати оригинала; отсутствие печати может стать причиной отказа․

Копия трудовой книжки – важный вспомогательный документ при получении заграничного паспорта․ Правильный запрос, своевременное заверение и внимательная проверка данных позволяют избежать задержек и отказов․ Следуя приведённой выше инструкции, вы сможете быстро собрать все необходимые бумаги и спокойно пройти процедуру оформления загранпаспорта․

Помните: точность сведений из трудовой книжки напрямую влияет на скорость выдачи паспорта, а правильно оформленная заверенная копия – ваш надёжный «паспорт» в мире бюрократии․