Увольнение – это важный этап в карьере любого сотрудника. Помимо оформления трудового договора и расчёта зарплаты, работодатель обязан выдать ряд документов, которые подтверждают законность и правильность прекращения трудовых отношений. Одним из ключевых документов является копия трудовой книжки (или выписка из электронной трудовой книжки). В этой статье мы разберём, зачем нужна копия, как её оформить, какие формальности соблюдаются, и что делать, если сотрудник не забрал трудовую книжку в день увольнения.
Что такое копия трудовой книжки?
Копия трудовой книжки – это официально заверенный документ, содержащий сведения о трудовом стаже, должностях, заработной плате и основаниях прекращения трудовых отношений. В России копия может быть:
- бумажной – заверенная печатью и подписью работодателя;
- электронной – выписка из ЕТК (Электронной трудовой книжки), доступная через портал «Госуслуги».
Копия служит подтверждением трудового стажа при поиске новой работы, при оформлении пенсионных выплат и в других юридических процедурах.
Когда и зачем нужна копия трудовой книжки?
Копия трудовой книжки требуется:
- При поиске новой работы – работодатели часто запрашивают копию для проверки стажа.
- Для оформления пенсионных и иных социальных выплат – пенсионный фонд использует данные из трудовой книжки.
- При оформлении трудовых договоров с другими работодателями – подтверждает законность прежних трудовых отношений.
- Для личного архива сотрудника – хранение копии может быть полезно в случае споров о трудовых правах.
Что выдаёт работодатель при увольнении?
При увольнении работодатель обязан выдать сотруднику следующие документы:
- Трудовую книжку (бумажную) с внесённой записью об увольнении и печатью.
- Копию приказа об увольнении.
- Справку о доходах и среднем заработке.
- Расшифровку выплат (расчетный лист).
- Выписки о трудовом стаже и пенсионных взносах.
- Копию трудового договора, приказов и других кадровых документов (по запросу).
Все документы оформляются на бланке организации и подписываются уполномоченным сотрудником.
Как оформить копию трудовой книжки?
Бумажная копия
- Внесение записи об увольнении в трудовую книжку: согласно статье 77 Трудового кодекса РФ, запись должна содержать основание увольнения, дату и номер приказа.
- Печать: в соответствии с Приказом Минтруда России от N 589н, печать ставится на первой странице трудовой книжки.
- Составление копии: в отделе кадров копируют страницу с записью об увольнении, заверяют печатью и подписью.
- Выдача сотруднику: копия передаётся сотруднику вместе с оригиналом трудовой книжки.
Электронная копия (выписка из ЕТК)
- Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги.
- Выберите раздел «Трудовая книжка» и запросите выписку.
- Выписка автоматически содержит все записи, включая увольнение, и заверяется цифровой подписью.
- Скачайте PDF‑файл и сохраните в личный архив.
Что делать, если сотрудник не забрал трудовую книжку?
Если работник не забрал трудовую книжку в день увольнения, необходимо:
- Составить уведомление на бланке организации, в котором указать, что трудовой договор расторгнут, и пригласить сотрудника забрать документы.
- Прикрепить к уведомлению копию приказа об увольнении.
- Уведомление должно содержать информацию о возможности получения документов по почте.
- Сохранить копию уведомления и копию приказа в кадровом деле.
Как получить копию трудовой книжки по почте?
Если сотрудник не может лично прийти в офис, работодатель может отправить копию по почте. Для этого:
- Составьте письмо с копией трудовой книжки, заверенное печатью.
- Отправьте письмо заказным письмом с трекинг‑номером.
- Сохраните копию отправки в кадровом деле.
Образцы документов
Образец уведомления о выдаче трудовой книжки
ООО «Пример»
Уведомление
Уважаемый(ая) Иванов Иван Иванович!
Настоящим уведомляем, что трудовой договор с Вами расторгнут по основаниям, указанным в приказе № 123 от . Прилагаем копию приказа об увольнении и трудовой книжки с внесённой записью об увольнении.
Вы можете забрать документы в отделе кадров по адресу: г. Москва, ул. Примерная, 10, 10:00–18:00. При невозможности личного присутствия, документы можно получить по почте. Пожалуйста, подтвердите получение письма.
С уважением,
Петров Петр Петрович, Директор
Образец акта об отказе от получения трудовой книжки
ООО «Пример»
Акт об отказе от получения трудовой книжки
Мы, нижеподписавшиеся, подтверждаем, что сотрудник Иванов Иван Иванович отказался от получения трудовой книжки в отделе кадров.
Подпись: ____________
Образец заявления родственника умершего работника о выдаче трудовой книжки
ООО «Пример»
Заявление
Я, Петрова Мария Ивановна, являюсь законным представителем умершего Иванова Ивана Ивановича. Прошу выдать копию трудовой книжки умершего сотрудника.
Подпись: ____________
Как заверить копию трудовой книжки?
В 2026 году копия трудовой книжки заверяется следующим образом:
- Печатная копия: ставится печать работодателя и подпись уполномоченного лица.
- Электронная копия: заверяется цифровой подписью, подтверждённой в системе «Госуслуги».
Важное замечание: копия, заверенная работодателем, действительна в течение 5 лет с даты выдачи.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить копию трудовой книжки без оригинала? – Да, копия может быть выдана отдельно, но оригинал остаётся у работодателя.
- Как быстро получить электронную копию? – Через портал «Госуслуги» обычно занимает несколько минут.
- Что делать, если копия не совпадает с оригиналом? – Сразу сообщите об ошибке в отдел кадров; возможно, потребуется пересмотр записи.
- Можно ли использовать копию трудовой книжки для оформления кредита? – Да, копия признаётся официальным документом, но банк может потребовать подтверждение от работодателя.
Копия трудовой книжки – важный документ, подтверждающий ваш трудовой стаж и основания увольнения. Работодатель обязан выдать её в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда. При увольнении важно своевременно получить копию, проверить её правильность и сохранить в личном архиве. Если вы не можете забрать трудовую книжку лично, не забывайте про возможность получения по почте или через электронную копию на портале «Госуслуги».
Следуя приведённым рекомендациям, вы обезопасите себя от возможных юридических и финансовых проблем в будущем.