В современной деловой практике копия трудовой книжки, заверенная работодателем, является одним из самых востребованных документов. Её запрашивают банки при оформлении кредитов, паспортно-визовые центры, органы социальной защиты (ФСС), жилищные органы, а также при устройстве на новую работу. Одним из ключевых требований к такой копии являеться наличие записи «Работает по настоящее время» — она подтверждает, что сотрудник продолжает трудиться в организации на момент выдачи документа.
Зачем нужна запись «Работает по настоящее время»?
Запись «Работает по настоящее время» на копии трудовой книжки выполняет несколько важных функций:
- Подтверждает текущий статус сотрудника — он не уволен, не находится в отпуске без сохранения зарплаты или в другом статусе, исключающем трудовые отношения;
- Усиливает достоверность документа — без этой записи копия может быть признана неполной или недостоверной;
- Обязательна для многих институтов — ФСС, банки, нотариусы, миграционные службы требуют именно такой формат заверения;
- Предотвращает отказ в оформлении документов, отсутствие записи — частая причина возврата пакета документов.
Правила заверения копии трудовой книжки с записью «Работает по настоящее время»
Хотя в трудовом законодательстве РФ нет прямого указания на обязательность этой записи, она стала стандартом делопроизводства, утверждённым практикой и требованиями государственных и коммерческих организаций. Ниже, пошаговая инструкция по правильному заверению копии трудовой книжки.
Шаг 1: Подготовка копии трудовой книжки
Копия должна быть сделана полностью — все страницы с записями о трудовой деятельности, включая ьный лист, разделы о работе, наградах, переводах и увольнениях. Последняя страница копии — это та, на которой последняя запись о трудоустройстве.
Шаг 2: Размещение записи «Работает по настоящее время»
На последней заполненной странице копии, ниже всех имеющихся записей, в свободной графе (обычно внизу страницы) необходимо вручную написать:
Работает по настоящее время
Важно: запись должна быть сделана от руки, печатный текст не принимается. Используется только русский язык, без сокращений.
Шаг 3: Указание данных уполномоченного лица
Непосредственно под записью «Работает по настоящее время» необходимо указать:
- ФИО уполномоченного лица (обычно это кадровик или руководитель);
- Должность этого лица (например, «Начальник отдела кадров», «Генеральный директор»);
- Дата заверения — текущая дата, когда документ выдается (например, );
- Подпись уполномоченного лица, обязательно ручная, не печатная;
- Печать организации — официальная печать (штамп) с полным наименованием организации.
Шаг 4: Формат записи, образец
Вот как должен выглядеть правильный образец заверения на последней странице копии трудовой книжки:
Работает по настоящее время Иванов Иван Иванович Начальник отдела кадров _______________________ (подпись)
Примечание: изображение выше, условный пример. В реальности запись делается от руки на распечатанной копии.
Кто имеет право заверять копию трудовой книжки?
Заверять копию трудовой книжки может только уполномоченное лицо, имеющее соответствующие полномочия:
- Руководитель организации (если он не передал полномочия);
- Сотрудник отдела кадров (с приказом о возложении обязанностей по ведению трудовых книжек);
- Иные лица, уполномоченные внутренними приказами организации.
Важно: не может заверять копию бухгалтер, юрист или секретарь, если они не имеют соответствующего приказа и не несут ответственность за ведение трудовых книжек.
Обязательна ли печать?
Да, печать обязательна — за исключением случаев, когда организация не имеет печати (например, ИП без печати). В таком случае вместо печати ставится надпись: «Организация не имеет печати» и подпись с расшифровкой.
Если организация имеет печать — она обязательно должна быть проставлена. Без неё документ может быть отклонён, даже если все остальные реквизиты указаны правильно.
Частые ошибки при заверении
Вот типичные ошибки, которые приводят к отказу в принятии документа:
- Запись напечатана — должна быть написана от руки.
- Запись сделана не на последней странице — если запись на странице с предыдущими данными, она не имеет юридической силы.
- Отсутствует подпись — даже с печатью и датой без подписи документ недействителен.
- Нет даты, дата должна быть текущей, не прошлой и не будущей.
- Использованы сокращения — «Р.п.н.в.» или «Работает», не допускаются.
- Печать нечитаема — если штамп размыт или не содержит полного наименования организации — документ не принимается.
- Заверение сделано на оригинале — заверяется только копия, оригинал остаётся у работника.
Когда запись «Работает по настоящее время» не нужна?
Запись не требуется только в следующих случаях:
- Если копия предоставляется внутри организации (например, для расчёта отпускных);
- Если документ запрашивается в суде и прилагается оригинал трудовой книжки;
- Если организация не имеет печати и это подтверждено документально (например, приказом о ведении дел без печати).
Во всех остальных случаях, запись обязательна.
Образец заверения копии трудовой книжки (2026 г.)
Ниже приведён готовый шаблон для печати и заполнения:
Копия трудовой книжки заверена. Работает по настоящее время Петрова Мария Сергеевна Заместитель директора по кадрам _______________________ (подпись) [Печать организации] ООО «Ромашка»
Этот образец можно использовать как шаблон для внутреннего оформления. Важно: образец не регламентирован законом, но является общепринятым стандартом, признанным всеми государственными и коммерческими структурами.
Заверение копии трудовой книжки с записью «Работает по настоящее время» — это не формальность, а важный элемент подтверждения трудового статуса сотрудника. Несмотря на отсутствие прямого указания в Трудовом кодексе, данная практика укоренилась в деловом обороте и является обязательной для получения большинства услуг.
Помните:
- Запись пишется от руки;
- Размещается на последней странице копии;
- Обязательно указываются ФИО, должность, дата, подпись и печать;
- Никаких сокращений и печатного текста, только рукописный формат.
Соблюдение этих правил гарантирует, что ваша копия трудовой книжки будет принята в любой инстанции — от банка до ФСС. Не экономьте время на оформлении: один правильно заверённый документ избавит вас от недоразумений и повторных походов в учреждения.
Если вы — работодатель — убедитесь, что ваши кадровики знают эти правила. Если вы — сотрудник — требуйте полного заверения документа. Ваше время и репутация стоят того, чтобы всё было сделано правильно.