Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовые отношения работника с работодателем. В современной России часто требуется предоставить копию трудовой книжки в банк, приёмную комиссию, государственные органы и т.д. Но как долго действует копия, какие правила её заверения и какие нюансы следует учитывать? В этой статье мы разберём все вопросы, связанные с копией трудовой книжки, на примере актуальных норм 2026 года.
Что такое копия трудовой книжки?
Копия трудовой книжки – это точная копия оригинала, сделанная в соответствии с требованиями законодательства. Копия может быть использована в качестве доказательства трудовых отношений, но имеет ограниченный срок действия и требует надлежащего заверения.
Когда нужна копия?
- Приём новой работы – банк, страховая компания, государственные органы.
- Получение пособия по безработице.
- Подача документов на кредит.
- Внутренние проверки в организации.
Как оформить копию трудовой книжки?
Оформление копии подразумевает два этапа: сделать копию и заверить её. В 2026 году применяются новые стандарты ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Как сделать копию?
- Получить оригинал трудовой книжки от работодателя.
- Сделать точную копию в печатном или электронном виде.
- Убедиться, что все записи видны и не искажены.
Как заверить копию?
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, копия должна быть заверена уполномоченным сотрудником организации (например, бухгалтером) или нотариально, если копия предоставляется в другую организацию.
- Наличие подписи и печати.
- Указание даты заверения.
- Соблюдение ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Важно: если в трудовой книжке появится новая запись, ранее сделанная копия не считается действительной.
Срок действия копии трудовой книжки
В 2026 году действует правило: копия действительна в течение 30 дней с момента её выдачи. Это правило применимо как к копиям, полученным от работодателя, так и к копиям, заверенным в других организациях.
- Если копия нужна для крупного кредита, банк может потребовать более свежую копию.
- При получении пособия по безработице копия должна быть не старше 30 дней.
- Если копия предоставляется в государственный орган, срок может быть уточнен в порядке его работы.
Правила предоставления копии трудовой книжки
Ниже перечислены основные правила, которые необходимо соблюдать при выдаче и использовании копии.
- Надёжность – копия должна точно отражать оригинал.
- Заверение – копия должна быть заверена уполномоченным сотрудником или нотариусом.
- Срок действия – 30 дней.
- Уведомление – работник должен быть уведомлен о сроке действия копии.
- Обновление
Частые ошибки при работе с копией трудовой книжки
- Неверное заверение (без подписи или печати).
- Использование копии, срок действия которой истёк;
- Предоставление копии, сделанной в некачественном виде.
- Неучёт новых записей в трудовой книжке.
FAQ – Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать копию, сделанную в 2025 году, в 2026 году? – Да, если срок действия копии не истёк (30 дней).
- Что делать, если копия истекла? – Сделайте новую копию и заверьте её.
- Можно ли заверить копию, которую уже отдали работнику? – Нет, заверение должно быть сделано до выдачи копии сотруднику.
- Нужно ли хранить копию в личном деле? – Да, копию можно хранить в личном деле, но она должна быть обновлена при каждой новой записи.
Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец 2026 года
Ниже приведён пример оформления заверения копии трудовой книжки в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Организация: ООО «Пример»
Должность: бухгалтер
Я, Иванов Иван Иванович, должность бухгалтер, удостоверяю, что копия трудовой книжки работника Петрова Петр Петрович была сделана в соответствии с требованиями законодательства и заверена мной в день .
Подпись ____________________
Печать ____________________
Копия трудовой книжки – важный документ, но её действие ограничено 30 днями. Для того чтобы избежать проблем с работодателем, банком или государственным органом, необходимо:
- Сделать точную копию.
- Заверить её в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2025.
- Следить за сроком действия и обновлять копию при новых записях.
Соблюдение этих правил гарантирует, что копия будет признана действительной и не вызовет юридических проблем.