Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника․ Иногда работодателю требуется предоставить копию трудовой книжки (например, в банк, в кадровый отдел другой организации, в архив)․ При этом каждая страница копии должна быть заверена работодателем в соответствии с Трудовым кодексом РФ․
Законодательная база
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 65, 66, 71)․
- Приказ Минтруда России от № 199н «Об образце трудовой книжки»․
- Постановление Правительства РФ от № 1325 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек»․
Кому и в каких случаях может потребоваться копия трудовой книжки
- Банкам – при оформлении ипотечного кредита, кредитных карт, займов․
- Новые работодатели – при приёме на работу, если оригинал находится у прежнего работодателя․
- Госучреждения – при получении государственных пособий, пенсии․
- Архивы – при ликвидации организации, передаче документов в государственный архив․
Общие требования к копии трудовой книжки
- Копия должна быть сделана на бумаге формата А4, черно‑белым или цветным способом․
- Каждая страница копии обязана быть заверена подписью и печатью (если есть) работодателя․
- На каждой странице должна быть указана дата и подпись лица, заверяющего копию․
- Если оригинал трудовой книжки повреждён (запятнан, порван), в графе 4 («Запись о приёме, переводе, увольнении») вносятся исправления в виде дополнения к оригиналу, а копия делается уже с учётом этих исправлений․
Пошаговая инструкция по оформлению копии трудовой книжки
| Шаг | Действие | Ответственный |
|---|---|---|
| 1 | Подготовка оригинала: убедиться, что все записи в оригинале актуальны, исправить ошибки (при необходимости – через приказ)․ | Работодатель / кадровый специалист |
| 2 | Сканирование/ксерокопирование всех листов (включая ьный лист, листы с записью о приёме, переводах, увольнении)․ | Кадровый отдел |
| 3 | Печать копий на листах формата А4․ | Кадровый отдел |
| 4 | Заверение каждой страницы: подпись ответственного лица, дата, печать организации (если есть)․ | Руководитель отдела кадров / директор |
| 5 | Составление сопроводительного листа (перечень страниц, цель предоставления копии)․ | Кадровый специалист |
| 6 | Передача копии получателю (банк, архив, новый работодатель)․ | Кадровый отдел |
Образец записи в копию трудовой книжки
Ниже приведён типовой образец записи, который вносится в графу 4 («Запись о приёме, переводе, увольнении») копии трудовой книжки․ Запись делается в том же виде, что и в оригинале, но с указанием, что это копия․
| Графа 4 – Запись о приёме, переводе, увольнении (копия) | |
|---|---|
| Дата | |
| Наименование организации | ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567 |
| Должность (должности) | Инженер‑технолог |
| Ставка (оклад) | 80 000 руб․/мес․ |
| Основание | Приказ № 45 от г․ |
| Подпись руководителя | ____________________ (Иванов И․И․) |
| Печать организации | (при наличии) |
| Примечание: запись выполнена в копии трудовой книжки, оригинал находится у работника․ | |
Как оформить исправление в копии (пример)
Если в оригинале была допущена ошибка (например, указана неверная должность), в графе 4 копии делается следующее:
| Дата | |
| Наименование организации | ЗАО «СтройИнвест» |
| Должность (должности) | Старший инженер‑технолог (исправлено с «Инженер‑технолог») |
| Основание | Приказ № 112 от г․ «Об исправлении записи в трудовой книжке» |
| Подпись руководителя | ____________________ (Петров П․П․) |
| Печать | (при наличии) |
| Запись внесена в копию трудовой книжки в соответствии с приказом о корректировке․ | |
Типичные ошибки при оформлении копии и как их избежать
- Отсутствие подписи и печати․ Каждая страница без заверения считается недействительной;
- Неправильный порядок листов․ Копию следует делать в том же порядке, что и оригинал, иначе будет сложно сопоставить записи․
- Неуказание «копия»; В заголовке или в примечании обязательно указать, что документ является копией․
- Ошибки в датах․ Даты записываются в формате ДД․MM․ГГГГ, как в оригинале․
- Отсутствие сопроводительного листа․ При передаче в банк или архив часто требуют перечень страниц․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли предоставить электронную копию трудовой книжки?
Согласно п․ 5 ст․ 71 ТК РФ, работник имеет право получить бумажную копию, заверенную работодателем․ Электронные копии могут использоваться только в случае, если обе стороны (работодатель и получатель) согласовали такой порядок и если электронный документ имеет юридическую силу (подписан квалифицированной электронной подписью)․
Сколько копий можно сделать?
Закон не ограничивает количество копий, однако каждая копия должна быть заверена․ На практике обычно делают одну‑две копии: одну для работника, вторую – для организации‑получателя․
Что делать, если оригинал трудовой книжки утерян, а копия уже была выдана?
Необходимо оформить дубликат трудовой книжки в порядке, установленном пунктом 5 ст․ 66 ТК РФ, а затем выдать копию дубликата с теми же требованиями к заверению․
Можно ли вносить записи в копию без оригинала?
Записи в графе 4 вносятся только в оригинал․ В копию вносятся только уже существующие записи оригинала, а также отметка «копия» и подпись заверяющего лица․
Оформление копии трудовой книжки – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований․ Правильный образец записи в графе 4, своевременное заверение каждой страницы и наличие сопроводительных документов позволяют избежать юридических рисков и ускорить взаимодействие с банками, новыми работодателями и государственными органами․
При возникновении сомнений рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации․