Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих стаж работы, квалификацию и право на социальные выплаты․ В 2024‑2026 годах в России сохраняется возможность получения копии (дубликата) трудовой книжки, а также её заверения работодателем․ Статья подробно рассматривает, когда и зачем копия может понадобиться, какие нормативные акты регулируют процесс, как правильно оформить заявление и как заверить копию в соответствии с ГОСТ Р 7․0․97‑2016․
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 65, 66) – гарантирует работнику право получать копию трудовой книжки по его запросу․
- Федеральный закон № ТК‑2019 (в редакции от 2023 г․) – уточняет порядок выдачи дубликатов и требования к их заверению․
- ГОСТ Р 7․0․97‑2016 – регламентирует форму и содержание заверения копий официальных документов․
- КонсультантПлюс, статья «Оформление копий документов» (Доронина Л․А․, Делопроизводство, 2023, № 1) – практические рекомендации․
Все перечисленные акты действуют на территории РФ и обязательны к исполнению как для работодателей, так и для работников․
Когда копия трудовой книжки может понадобиться?
- Оформление кредитов и ипотечных займов (банки требуют подтверждения стажа)․
- Подача документов при трудоустройстве в новую организацию․
- Получение социальных выплат (пенсия, пособия по временной нетрудоспособности)․
- Участие в госзакупках и конкурсах, где требуется подтверждение квалификации․
- Подготовка к проверкам государственных органов (ФНС, ПФР)․
- Необходимость в электронной версии трудовой книжки (при переходе на электронный формат)․
Порядок получения копии трудовой книжки
Обращение работника
Для получения копии необходимо подать письменное заявление в отдел кадров или в руководителю организации․ Без заявления копию получить нельзя (см․ п․ 3․26 Положения о делопроизводстве)․
Образец заявления (2026 год)
Заявление от «____» __________ 2026 г․ Я, _______________________________ (ФИО полностью), дата рождения: __․__․____, паспорт: серия ____ № ________, выдан ________________, трудовой кодекс: ____________, прошу выдать мне копию (дубликат) трудовой книжки в целях ______________________ (указать цель)․ Согласен(на) оплатить расходы, связанные с изготовлением копии, в размере _______ руб․ Подпись ______________________
Необходимые документы
- Трудовая книжка (оригинал) – для сверки записей․
- Удостоверение личности (паспорт)․
- Согласие на обработку персональных данных (по требованию работодателя)․
- При необходимости – справка о доходах, если копия требуется для банка․
Сроки выдачи
Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан выдать копию в течение 5 рабочих дней со дня получения заявления․ При наличии сложных вопросов срок может быть продлён до 10 дней, но работник должен быть уведомлён о причинах задержки․
Как заверить копию трудовой книжки
Кто имеет право заверять
Заверять копию может:
- Руководитель организации (директор, генеральный директор)․
- Уполномоченный сотрудник отдела кадров․
- Нотариус (по желанию работника, если требуется нотариальное заверение)․
Требования ГОСТ Р 7․0․97‑2016
При заверении копии необходимо разместить следующие надписи:
- «Копия верна» – вверху каждой страницы, где есть записи․
- «Верно» – под подписью лица, заверяющего копию․
- ФИО, должность, подпись, дата заверения․
- Печать организации (если она используется)․
Образец заверения (2026 год)
Копия верна _____________________/Иванов И․И․ Директор ООО «Пример» Печать
Какие листы подлежат заверению
Заверяется только та часть трудовой книжки, где есть записи․ Пустые листы могут быть не заверены, но их наличие в копии рекомендуется для полноты документа․
Частые ошибки при заверении
- Отсутствие надписи «Копия верна» на всех листах с записями․
- Неправильная дата (не совпадает с датой выдачи копии)․
- Отсутствие печати организации, если она предусмотрена внутренними регламентами․
- Подпись без расшифровки (инициалы, фамилия)․
Электронные трудовые книжки
С 2024 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки (ЭТК)․ При запросе копии в электронном виде работодатель обязан оформить сведения по форме СТД‑Р․ Копия в электронном виде может быть выслана работнику в виде PDF‑файла, подписанного электронной подписью, либо предоставлена через портал «Госуслуги»․
Порядок получения электронного дубликата
- Работник подаёт электронное заявление через корпоративный портал․
- Отдел кадров готовит PDF‑документ с отметкой «Электронный дубликат»․
- Документ подписывается квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица․
- Работнику отправляется ссылка для скачивания и подтверждения получения․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли платить за копию трудовой книжки?
Трудовое законодательство не предусматривает обязательную плату за выдачу копии․ Однако работодатель может потребовать возмещения расходов на бумагу, печать и заверение (обычно в пределах 200‑300 руб)․
Можно ли получить копию, если оригинальная книжка утеряна?
В случае утери оригинала работник обязан оформить заявление о её утрате и получить дубликат трудовой книжки․ Процедура аналогична получению копии, но требуется дополнительный акт о потере․
Как оформить копию, если работник находится в отпуске за границей?
Работник может направить заявление по электронной почте, а работодатель – выслать заверенную копию заказным письмом с уведомлением о вручении․ При необходимости можно оформить нотариальное заверение в консульстве․
Какие организации требуют заверенную копию?
Банки, страховые компании, органы Пенсионного фонда, Федеральная налоговая служба и некоторые работодатели при приёме на работу могут потребовать заверенную копию․
Оформление копии трудовой книжки в 2026 году – процесс, регулируемый Трудовым кодексом, ГОСТом и внутренними регламентами организаций․ Ключевые шаги:
- Подготовить письменное заявление с указанием цели․
- Предоставить оригинал книжки и удостоверение личности․
- Получить копию в течение 5‑10 рабочих дней․
- Заверить копию надписью «Копия верна», подписью, датой и печатью (по ГОСТ Р 7․0․97‑2016)․
- При необходимости оформить электронный дубликат с подписью в СТД‑Р․
Соблюдая указанные требования, работник получит документ, признаваемый государственными органами, банками и другими учреждениями, а работодатель избежит возможных претензий и штрафов․
Дата актуализации: г․ 18:19:51 (по серверному времени)․ Информация собрана из открытых источников, включая КонсультантПлюс, нормативные акты РФ и образцы официальных документов․