Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В ней фиксируются все места работы, должности, награды, увольнения и другие значимые события карьеры сотрудника. Однако в ряде случаев работодателю необходимо хранить не только оригинал трудовой книжки, но и её копию. В этой статье подробно разберём, зачем нужна копия трудовой книжки, где она хранится, сколько времени и какие нормы законодательства регулируют этот процесс.
Зачем нужна копия трудовой книжки?
Копия трудовой книжки, это не просто дубликат, а официальный документ, используемый в следующих целях:
- Для предоставления в государственные органы — например, в Пенсионный фонд РФ, ФСС, органы соцзащиты при оформлении пенсий, пособий, льгот.
- При трудоустройстве, новый работодатель может запросить копию для проверки стажа, особенно если оригинал остаётся у предыдущего работодателя.
- Для архивных целей — организации обязаны хранить копии документов о трудовой деятельности сотрудников в течение установленного срока.
- При судебных разбирательствах, копия может служить доказательством трудовых отношений.
- Для внутреннего учёта — в бухгалтерии, кадровой службе, отделе персонала.
Кто обязан хранить копию трудовой книжки?
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) и Положению об особенностях ведения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 695), работодатель обязан:
- Хранить оригинал трудовой книжки сотрудника в течение всего времени его работы в организации.
- При увольнении передать оригинал сотруднику под роспись.
- Обязан хранить копию трудовой книжки в архиве организации в течение 50 лет с момента увольнения сотрудника.
Это требование закреплено в Постановлении Правительства РФ от № 2072, «Об утверждении Перечня документов, образующих архивные фонды организаций, и сроков их хранения». В этом документе копия трудовой книжки относится к категории документов с сроком хранения 50 лет.
Важно!
Копия трудовой книжки — это не просто фотокопия. Это заверенная копия, которая должна содержать:
- Нотариальное заверение или
- Заверение печатью и подписью уполномоченного лица организации (например, кадровика или директора) с указанием:
- «Верно»
- Должность, ФИО заверяющего
- Дата заверения
- Печать организации
Где хранится копия трудовой книжки?
Копия трудовой книжки хранится в архиве организации, где сотрудник работал. Это может быть:
- Центральный архив компании (если она крупная)
- Отдел кадров (в небольших организациях)
- Специализированный архивный отдел, созданный в соответствии с требованиями законодательства
В случае ликвидации организации копии трудовых книжек передаются в государственный архив по месту нахождения организации. Это регулируется Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Какой срок хранения копии трудовой книжки?
Срок хранения копии трудовой книжки — 50 лет с даты увольнения сотрудника. Это установлено:
- Постановлением Правительства РФ от № 2072 (Приложение № 1, п. 1.12)
- Ранее действовавшее Постановление № 560 от 2000 года (срок 75 лет) было отменено, и с 2023 года установлен новый срок — 50 лет.
Таким образом, даже если сотрудник уволился в 2020 году, копия его трудовой книжки должна храниться до 2070 года.
Что делать, если организация ликвидирована?
Если организация прекратила свою деятельность, то:
- Все архивные документы, включая копии трудовых книжек, передаются в государственный архив по месту нахождения организации.
- Сотрудник может обратиться в архив с заявлением о выдаче копии трудовой книжки — архив обязан предоставить документ в течение 10 рабочих дней.
Как получить копию трудовой книжки?
Сотрудник может запросить копию трудовой книжки в любое время, даже после увольнения. Для этого нужно:
- Написать заявление в письменной форме (на имя руководителя или кадровика).
- Указать, что требуется копия трудовой книжки с заверением.
- Приложить копию паспорта (если требуется для идентификации).
Работодатель обязан выдать копию в течение 3 рабочих дней (согласно ст. 62 ТК РФ). Если организация ликвидирована, обращайтесь в архив.
Ошибки, которых следует избегать
- Не заверять копию — незаверенная копия не имеет юридической силы.
- Хранить копию менее 50 лет, это нарушение закона и может повлечь штрафы от Государственной инспекции труда.
- Уничтожать копию до истечения срока, даже если сотрудник «не нужен» и «никто не спрашивает» — это противозаконно.
- Передавать копию без заявления — работодатель не имеет права выдавать копию без письменного запроса сотрудника (ст. 62 ТК РФ).
Копия трудовой книжки — это не просто бумажка, а важный юридический документ, подтверждающий трудовую историю человека. Её хранение — не просто формальность, а обязанность работодателя, установленная законом. Срок хранения — 50 лет с момента увольнения сотрудника; Нарушение этого срока может повлечь административную ответственность (штрафы до 50 000 рублей для юридических лиц по ст. 5.27 КоАП РФ).
Сотрудникам стоит помнить: если вам нужна копия трудовой книжки — вы имеете на это полное право. Не стесняйтесь обращаться в архив или кадровую службу. А работодателям — не забывайте: хранение копий трудовых книжек — это не «дополнительная нагрузка», а законное требование, за соблюдение которого отвечает вся организация.
Помните: ваш труд — ваша история. И она должна быть сохранена.