Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника, его права и обязанности. В современной Казахстане существует как бумажный, так и электронный вариант трудовой книжки. Иногда требуется оформить копию (дубликат) трудовой книжки – например, при утере оригинала, при необходимости предоставить документ в другой организации или при переоформлении в электронный формат.

Содержание статьи

1. Зачем нужна копия трудовой книжки?
2. Правовая база и нормативные акты
3. Виды копий: бумажная и электронная
4. Как оформить бумажную копию
5. Как оформить электронную копию (дубликат) в ЕСУТД
6. Необходимый пакет документов
7. Сборы и сроки
8. Проверка подлинности копии
9. Типичные ошибки и как их избежать
10. Часто задаваемые вопросы

Зачем нужна копия трудовой книжки?

• Утеря или повреждение оригинала – в этом случае работник обязан получить дубликат.
• Требования работодателя или государственных органов (например, при оформлении пенсии, получения кредита, миграционных процедур).
• Перевод бумажной книжки в электронный формат – копия служит подтверждением при переходе.
• Необходимость предоставить документ в другом государстве (например, гражданам РФ, работающим в Казахстане).

Правовая база и нормативные акты

Оформление и ведение трудовых книжек регулируется следующими документами:

• Трудовой кодекс Республики Казахстан (ТК РК).
• Постановление Правительства РК № 1013 от г. «Об основных правилах ведения трудовых книжек».
• Приказ Министерства труда и социальной защиты населения РК от г. № 163‑166 «Об основных правилах работы ведомственных архивов».
• Правила электронного правительства (eGov) и система ЕСУТД (Единая система управления трудовыми документами).

Виды копий: бумажная и электронная

Бумажная копия (дубликат)

Оформляется в отделениях МЦФЭР «Кадры и охрана труда» или в территориальных отделах Министерства труда. Дубликат имеет те же реквизиты, что и оригинал, но отмечен пометкой «Дубликат» и заверяется печатью организации.

Электронная копия (дубликат в ЕСУТД)

С 2019 года трудовые книжки переводятся в электронный формат. Дубликат можно получить через портал eGov.kz или сервис enbek.kz. Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) и хранится в базе данных ЕСУТД.

Как оформить бумажную копию трудовой книжки

1. Подготовьте необходимые документы (см. раздел Необходимый пакет документов).
2. Обратитесь в МЦФЭР «Кадры и охрана труда» по месту вашего постоянного проживания.
3. Заполните заявление «О выдаче дубликата трудовой книжки». Форму можно скачать с сайта МЦФЭР или получить в офисе.
4. Сотрудник проверит оригинал (если он у вас есть) или подтвердит факт утери/повреждения.
5. Оплатите государственную пошлину (см. раздел Сборы и сроки).
6. Через 3‑5 рабочих дней вам выдадут бумажный дубликат, заверенный печатью организации.

Важно

Если оригинальная книжка утеряна, необходимо предоставить полис о её утрате (полис о потере, выданный отделом полиции) и заявление работодателя о прекращении трудового договора;

Как оформить электронную копию (дубликат) в ЕСУТД

1. Зарегистрируйтесь на портале eGov.kz (если ещё не сделали этого).
2. Получите ЭЦП (электронную цифровую подпись) в аккредитованном центре.
3. В личном кабинете перейдите в раздел «Трудовые документы» → «Трудовая книжка».
4. Выберите действие «Запросить дубликат» и заполните онлайн‑форму.
5. Прикрепите сканы следующих документов:
   • Паспорт (страница с фотографией).
   • Справку о потере оригинала (если книжка утеряна).
   • Заявление работодателя о прекращении трудового договора (если требуется).
6. Подтвердите запрос с помощью ЭЦП и оплатите электронный сбор (можно через банковскую карту).
7. В течение не более 3 рабочих дней система сформирует электронный дубликат, который будет доступен в вашем личном кабинете для скачивания и печати.

Преимущества электронного дубликата

• Отсутствие необходимости посещать государственные органы.
• Быстрый доступ к документу в любой момент.
• Гарантированная подлинность благодаря ЭЦП.

Необходимый пакет документов

Сборы и сроки

• Государственная пошлина за бумажный дубликат – от 1 500 до 3 000 тенге (в зависимости от региона).
• Оплата электронного дубликата – 1 200 тенге (можно оплатить через банковскую карту или онлайн‑банкинг).
• Сроки:
  • Бумажный дубликат – 3‑5 рабочих дней после подачи всех документов.
  • Электронный дубликат – не более 3 рабочих дней после подтверждения ЭЦП.

Проверка подлинности копии

Для подтверждения подлинности дубликата необходимо:

• Убедиться, что на бумажном дубликате стоит отметка «Дубликат» и печать организации.
• Проверить электронную подпись в документе (в браузере или через приложение eGov).
• Сравнить записи в дубликате с данными в ЕСУТД (можно запросить выписку через портал enbek.kz).

Типичные ошибки и как их избежать

1. Отсутствие полиса о потере – без него запрос будет отклонён. Сразу после утери оформляйте полис в отделе полиции.
2. Неправильный формат сканов – система принимает только PDF, JPG, PNG с разрешением не менее 300 dpi.
3. Неактуальная информация о работодателе – проверьте, что в справке указаны полные реквизиты организации.
4. Отсутствие ЭЦП при запросе электронного дубликата – без подписи запрос считается недействительным.
5. Оплата после подачи заявления – в большинстве случаев оплату нужно произвести до подачи заявления, иначе процесс будет задержан.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить копию трудовой книжки без оригинала?

Да. При утере оригинала необходимо предоставить полис о потере и заявление работодателя о прекращении трудового договора.

Нужно ли уведомлять работодателя о получении дубликата?

Для бумажного дубликата – да, работодатель подписывает заявление о прекращении трудового договора (если книжка утеряна). Для электронного дубликата – система автоматически проверяет данные в ЕСУТД, отдельного уведомления не требуется.

Сколько раз можно запросить дубликат?

Закон не ограничивает количество запросов, однако каждый запрос сопровождается оплатой пошлины.

Можно ли использовать электронный дубликат вместо бумажного при трудоустройстве?

Да. Трудовой кодекс признаёт электронную трудовую книжку равноправным документом. Работодатель может запросить выписку из ЕСУТД.

Как восстановить запись, если в дубликате допущена ошибка?

Обратитесь в МЦФЭР с заявлением об исправлении. При необходимости предоставьте подтверждающие документы (трудовой договор, справки).

Копия (дубликат) трудовой книжки в РК – важный документ, который может понадобиться в самых разных ситуациях: от утери оригинала до перехода в электронный формат. Оформление дубликата регулируется чёткими правилами, а процесс можно выполнить как традиционным способом через МЦФЭР, так и онлайн через ЕСУТД и портал eGov.kz. Соблюдая порядок подачи документов, своевременно оплачивая пошлину и проверяя подлинность полученного дубликата, вы сможете быстро решить любую задачу, связанную с трудовой книжкой.

Если у вас остались вопросы, обратитесь в МЦФЭР «Кадры и охрана труда» по телефону +7 (7172) -1‑71‑71 или посетите официальный сайт eGov.kz.