Копия трудовой книжки, заверенная работодателем — это официальный документ, имеющий юридическую силу; Он требуется для подтверждения трудового стажа, при устройстве на новую работу, оформлении пенсии, получении кредита или в других жизненных ситуациях. Неправильное заверение делает копию недействительной. В этой статье подробно разберем, как правильно оформить такой документ в 2026 году, приведем актуальные образцы и ответим на частые вопросы.

Правовая основа: что говорит закон?

Основные требования к заверению копий документов, включая трудовую книжку, установлены:

• Трудовым кодексом Республики Беларусь (в частности, обязанность работодателя выдавать копии документов по заявлению работника).
• ГОСТ Р 6.30-2003 (и актуальные национальные стандарты РБ), который регламентирует правила оформления и заверения копий.

Ключевое правило: работодатель обязан выдать работнику копию его трудовой книжки по письменному заявлению. Копия должна быть точной, а ее заверение должно однозначно подтверждать, что оригинал хранится у работодателя.

Почему так важна надпись «Подлинник документа находится в…»?

Это самая важная строка в отметке о заверении. Ее цель — информировать любое третье лицо (например, пенсионный фонд, новое место работы, банк), где хранится подлинник документа. Без этой фразы копия может быть признана несоответствующей требованиям, и ее не примут.

Пример из практики: «Подлинник документа находится в отделе кадров ОАО «Пример» в деле № 45 за 2025 год».

Пошаговая инструкция: как заверить копию трудовой книжки

1. Получите письменное заявление от работника. Образец заявления можно скачать или составить самостоятельно, указав ФИО, паспортные данные и четкую просьбу о выдаче заверенной копии трудовой книжки.
2. Сделайте точную копию. С photocopy или сканера. Все записи, штампы, подписи должны быть четко читаемы. Копия должна быть на отдельных листах (обычно А4);
3. Оформите лист(ы) с заверением. На последнем листе копии (или на отдельном листе-сопровождении) проставляется обязательная отметка.
4. Проставьте отметку о заверении. Она должна содержать:
   • Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле за … год».
   • Должность, ФИО и подпись уполномоченного лица (обычно начальник отдела кадров или его заместитель).
   • Дату заверения.
   • Печать организации (обычно круглая с наименованием и ИНН/УНП). Печать ставится поверх текста заверения и подписи.
5. Если сотрудник продолжает работать, на последнем листе копии (после всех записей об увольнениях) обязательно должна быть надпись: «Работает по настоящее время» с подписью и печатью.
6. Выдайте копию работнику под расписку в его заявлении или отдельном акте о выдаче документа.

Образцы заверения копии трудовой книжки (2026)

Образец 1: Для уволенного сотрудника (основной вариант)

Располагается на последнем листе копии трудовой книжки.

Образец 2: Для действующего сотрудника

На последнем листе копии, после всех записей, ставится дополнительная надпись.

Образец 3: Заверение с использованием штампа

Согласно ГОСТу, можно использовать готовый штамп. Он должен содержать все обязательные реквизиты.

Ключевые требования и частые ошибки

• Обязательно: Фраза «Подлинник документа находится в…» с указанием конкретного места хранения (отдел, дело, год).
• Обязательно: Подпись уполномоченного лица (как правило, начальник ОК или специалист кадров, указанный в приказе).
• Обязательно: Печать организации.
• Обязательно: Дата заверения.
• Ошибка: Ставить только «Копия верна» без указания места хранения оригинала.
• Ошибка: Заверять копию подписью лица, не имеющего на то полномочий (например, бухгалтера, если он не уполномочен на заверение кадровых документов).
• Ошибка: Не читаемый текст или печать.
• Ошибка: Для действующего сотрудника — отсутствие надписи «Работает по настоящее время».

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Вопрос: Может ли работодатель отказать в выдаче заверенной копии?

Ответ: Нет. По заявлению работника работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки (ч. 2 ст. 62 ТК РБ). Отказ или затягивание с оформлением является нарушением.

Вопрос: Сколько времени у работодателя на оформление?

Ответ: Закон не устанавливает жесткий срок, но по общим правилам предоставление документов должно быть осуществлено в разумный срок (обычно 3-5 рабочих дней с момента заявления).

Вопрос: Нужно ли заверять копию, если я увольняюсь и получаю свою трудовую книжку (подлинник)?

Ответ: Нет. При увольнении работник получает подлинник своей трудовой книжки с внесенной записью об увольнении. Заверенная копия нужна, когда подлинник остается у работодателя (например, у действующего сотрудника или при утере).

Вопрос: Что делать, если в заверенной копии ошибка (опечатка в дате, ФИО)?

Ответ: Нужно вернуть копию работодателю и попросить сделать новую, исправленную копию с правильным заверением. Исправлять ошибку на уже заверенном документе (зачеркивать, писать поверх) нельзя — это лишает его юридической силы.

Правильно заверенная копия трудовой книжки — это простой, но строго регламентированный документ. Главное, не забыть про обязательную фразу о месте хранения оригинала, подпись ответственного лица и печать. Используйте приведенные образцы как шаблоны, адаптируя их под данные своей организации. Это гарантирует, что ваша копия будет принята любым государственным или частным учреждением без вопросов.

Важно: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом или кадровым специалистом, учитывая возможные изменения в законодательстве Республики Беларусь.