Самое главное помнить: Заверенная в установленном порядке копия документа имеет такую же юридическую силу‚ как и подлинник (ч. 6 ст. 6.1 ТК РФ‚ п. 3 ст. 6 Федерального закона № 115-ФЗ). Однако для копии трудовой книжки существуют особые‚ строго регламентированные правила оформления.
Что такое «копия трудовой книжки‚ заверенная работодателем»?
Это точное воспроизведение всех записей из вашей основной (подлинной) трудовой книжки‚ которое:
- Прошито в установленном порядке (обычно в начале и в конце‚ скрепляется нитью‚ на которую наклеивается бумажная этикетка с подписью и печатью).
- Заверено на каждом листе (или на первом и последнем) в соответствии с требованиями.
- Содержит обязательную надпись «по настоящее время» с датой заверения.
Юридическая сила
Такая копия приравнивается к подлиннику для предъявления во все государственные и негосударственные органы‚ организации (банки‚ ПФР‚ Росгосстрах‚ суды‚ новые работодатели и т.д.). Её обязаны принимать вместо оригинала.
Порядок получения: пошаговая инструкция
Шаг 1: Обращение к текущему или последнему работодателю
Вы имеете право на получение копии у того работодателя‚ где работаете на момент запроса или работали последним. Обращаться к более ранним работодателям не требуется‚ если вся история уже отражена в вашей основной книжке.
Шаг 2: Письменное заявление
Напишите заявление на имя руководителя организации. В нем укажите:
- ФИО‚ паспортные данные.
- Номер вашей трудовой книжки (если есть).
- Четкую просьбу: «Прошу предоставить мне заверенную копию моей трудовой книжки с надписью «по настоящее время»».
- Дату и подпись.
Шаг 3: Оформление копии работодателем
Отдел кадров (или уполномоченное лицо) обязан:
- Снять точные копии всех листов вашей трудовой книжки (включая обложку).
- Прошить копии в отдельный блок. На первом листе после прошивки делается записи: «Копия верна».
- Заверить каждую страницу (или первую и последнюю) подписью руководителя или уполномоченного лица (начальника отдела кадров) и печатью организации (обычно круглой с наименованием и ИНН).
- На первом листе (после прошивки) обязательно указать:
«Копия верна»
«Подпись»
Расшифровка подписи
Печать
Дата заверения. - Добавить ключевую фразу: «по настоящее время» с указанием даты‚ на которую данные актуальны (например‚ «по настоящее время на »).
Критически важные требования к оформлению
Без соблюдения этих пунктов копия может быть признана недействительной:
- Обязательное прошивание. Отдельные листы‚ просто скрепленные скобой или в файле‚ — недопустимы.
- Заверение на КАЖДОМ листе (или как минимум на первом и последнем с отметкой «Все страницы прошиты и заверены»).
- Наличие печати организации. Без печати заверение не считается официальным.
- Подпись уполномоченного лица (руководителя или начальника отдела кадров). Подпись рядового сотрудника без соответствующей доверенности не имеет силы.
- Четкая надпись «по настоящее время» с датой. Без этой фразы копия может быть принята только как выписка на определенную дату в прошлом‚ что не всегда подходит для текущих сделок (например‚ для кредита).
Частые ошибки и проблемы
- «Копия верна» без даты. Неточная дата заверения делает документ сомнительным.
- Заверение только на первом листе без отметки о прошивке всех страниц.
- Использование недействительной или нечитаемой печати.
- Заверение копии‚ сделанной на ксероксе с искажениями (текст должен быть полностью читаемым).
- Отсутствие подписи с расшифровкой (только подпись‚ без ФИО).
Ответы на ключевые вопросы
Может ли работодатель отказать в выдаче заверенной копии?
Нет. По закону (ст. 62 ТК РФ) работодатель обязан бесплатно выдать работнику по его заявлению:
- Копии документов‚ связанных с работой (включая трудовую книжку).
- Копии приказов о приеме‚ увольнении и др.
Отказ или затягивание, нарушение‚ за которое предусмотрена административная ответственность.
Нужно ли заверять копию нотариально?
Нет. Для трудовой книжки законом установлен особый порядок заверения исключительно работодателем (его печатью и подписью). Нотариальное заверение излишне и не требуется.
Что делать‚ если предыдущий работодатель ликвидирован?
Обращайтесь в архивное учреждение (государственный или муниципальный архив)‚ куда были переданы документы ликвидированной организации. Архив выдает архивную справку/выписку на основании своих документов‚ которая имеет равную силу. Это не копия трудовой книжки‚ но подтверждает трудовой стаж и данные.
Проверьте заверенную копию по чек-листу:
- Все листы прошиты.
- На первом (или каждом) листе есть надпись «Копия верна».
- Есть дата заверения.
- Есть подпись уполномоченного лица (с расшифровкой ФИО).
- Есть печать организации (круглая‚ с наименованием и ИНН/ОГРН).
- На первом листе есть фраза «по настоящее время» с указанием актуальной даты.
При наличии всех этих реквизитов ваша заверенная копия трудовой книжки будет абсолютно законной и её примут везде.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В сложных спорных ситуациях рекомендуется консультация с юристом.