Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж сотрудника․
Нумерация записей в ней должна быть последовательной и непрерывной․ При ошибках в записи
необходимо корректировать нумерацию, соблюдая строгие правила, установленные законодательством
и практикой кадрового делопроизводства․
Что такое «нумерация записей»?
Каждая запись в разделе «Сведения о работе» имеет порядковый номер, который
присваивается при внесении записи․ Нумерация начинается с 1 и продолжается до
последней записи в книге․ Номер записей фиксируется в столбце 1 каждой строки․
Почему важно корректно вести нумерацию?
- Неправильная нумерация может привести к недействительности записей․
- При проверке трудового стажа работодателю и сотруднику важно иметь точный
перечень всех записей․ - Неправильная нумерация усложняет проверку и аудит кадровых документов․
Когда возникает необходимость в изменении нумерации?
- Внесение неправильной записи (например, неверный номер, дата, должность)․
- Внесение дополнительных записей после уже существующих, но с пропущенными номерами․
- Переход организации в аналоговый режим (лиquidирование, реорганизация)․
- Перенос работника в другую организацию с сохранением трудового стажа․
Правила корректировки нумерации
При исправлении нумерации в трудовой книжке действуют следующие правила:
- В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачёркивание
ранее внесённых записей не допускается․ - После последней записи в разделе добавляется новая запись с
следующим порядковым номером․ - В столбце 2 указывается дата внесения записи․
- В столбце 3 пишется пояснение:
«Запись за номером X недействительна» или
«Записи за Y, Z считать соответственно записями за A, B»․
Пример 1: Исправление пропущенных номеров
Допустим, в книге есть записи 1–10, а затем добавлены три записи с номерами 5, 6, 7
(ошибка)․ Последняя запись в разделе имеет номер 10;
- Вставляем новую запись с номером 14 (следующий после 10)․
- В столбце 2 указываем дату внесения․
- В столбце 3 пишем:
«Записи за 5, 6, 7 считать соответственно записями за 11, 12, 13»․
Пример 2: Корректировка последней записи
Если последняя запись в основной книге имеет номер 30, а в вкладыше добавлено
два новых события, то:
- В основной книге добавляем запись №31․
- В вкладыше продолжаем нумерацию с 32 и 33․
Как вести нумерацию страниц и листов
Нумерация страниц в трудовой книжке и в книге учёта движения трудовых книжек
обеспечивает целостность документа․ Существует два подхода:
- Новая нумерация – каждая новая книга начинается с номера 1․
страницы предыдущей книги․
В большинстве практик рекомендуется начинать нумерацию заново (с 1), но при
использовании вкладыша нумерацию можно продолжать, чтобы сохранить
последовательность․
Что делать при нехватке свободных строк в книге?
- Если в разделе «Сведения о работе» осталось мало свободных строк, работодатель
должен начать запись в новой трудовой книжке․ - В вкладыше продолжается нумерация записей, начиная с следующего
порядкового номера․ - В новой книге обязательно указывайте в столбце 3 пояснение о переходе
из старой книги в новую․
Как оформить запись о приёме на работу при изменении нумерации?
- Вставляем запись с следующим порядковым номером․
- В столбце 2 указываем дату приёма․
- В столбце 3 пишем:
«Запись за номером X недействительна» (если заменяем старую запись)
или
«Записи за Y, Z считать записями за A, B» (если корректируем номера)․
Как оформить запись о награждении при изменении нумерации?
В разделе «Сведения о награждении» также соблюдается правило «не зачёркивать
ранее внесенные записи»․ При необходимости изменения:
- Добавляем новую запись с следующим порядковым номером․
- В столбце 2 указываем дату вручения награды․
- В столбце 3 пишем:
«Запись за номером X недействительна» (если заменяем)․
Что делать, если организация ликвидирована или реорганизована?
В случае ликвидации, реорганизации или смерти работодателя:
- Проводится корректировка записей в соответствии с правилами §4․
- Вставляется запись о прекращении деятельности с указанием даты․
- Если работник переходит в новую организацию, в новой трудовой книжке
начинается нумерация заново, но в столбце 3 указывается
«Перенесён из книги №X»․
- Нумерацию записей в трудовой книжке нельзя менять произвольно – всегда
добавляйте новую запись с последующим порядковым номером․ - В столбце 3 обязательно фиксируйте причину изменения (недействительность,
переименование, пересчёт номеров)․ - При нехватке строк в книге используйте вкладыш и продолжайте нумерацию
последовательно․ - Соблюдайте правила оформления страниц и листов, чтобы избежать потери
документа․ - Проверяйте, что все изменения подписаны руководителем организации и
заверены соответствующим органом (если требуется)․
Следуя этим рекомендациям, вы сможете корректно вести трудовую книжку, избегая
недопонимания и ошибок, которые могут повлиять на правовой статус сотрудника․