Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․
В ней фиксируються периоды работы, должности, заработная плата, причины увольнения, а также сведения о квалификации и образовании․
Согласно законодательству, любые изменения в трудовой книжке может вносить только работодатель, а не работник․
Ниже приведены основные правила и рекомендации, которые помогут правильно оформить корректировки и дополнения в трудовой книжке в 2026 году․
Общие принципы внесения изменений
- Записи в трудовой книжке не допускается зачеркивать․
Если запись признана недействительной, её необходимо удалить с помощью специального вкладыша и оформить дубликат․ - Все изменения должны быть сделаны на первой странице (ьном листе), если речь идёт о новых данных о образовании, профессии, специальности․
- При изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения, работодатель обязан внести новую запись в течение 30 дней с момента изменения․
- Если в трудовой книжке обнаружена ошибка, её можно исправить только в рамках корректировки (дополнение или изменение периода стажа, заработной платы, причины увольнения)․
- При утрате или повреждении трудовой книжки необходимо оформить дубликат․
Новый бланк для дубликата появляется в 2026 году; работодатель может выбрать:- использовать старый чистый бланк (до 2024 года) — если он ещё действителен;
- оформить дубликат на бланке нового образца․
Внесение изменений через электронные сервисы
В 2026 году большинство работодательских операций можно выполнять онлайн, что ускоряет процесс и снижает риск ошибок․
Gosuslugi (ЕПГУ)
- Перейдите в раздел Помощь → Все вопросы → Пенсия → Проверка сведений о стаже․
- Выберите вариант «Подать заявление» → «Начать»․
- В заявлении можно:
- «Скорректировать ИЛС» — добавить или изменить периоды трудового стажа;
- «Скорректировать ЭТК» — изменить или дополнить сведения из бумажной трудовой книжки․
- После отправки заявления работодатель получает электронный чек‑лист и может отслеживать статус исполнения․
ЕИСОТ (Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда)
- Система позволяет проверять и корректировать данные о стаже и охране труда․
- Работодатель может вносить изменения в реальном времени, если у него есть доступ к системе․
Практические примеры корректировок
Изменение фамилии/имени/отчества
- Получите справку о смене имени (свидетельство о рождении, паспорт)․
- Составьте заявление работника о смене данных․
- Работодатель вносит новую запись в трудовую книжку, указывая дату изменения․
- Если в книге уже есть запись с прежними данными, она не зачеркивается, а добавляется новая строка․
Корректировка периода стажа
- Если работник работал в компании дважды, но в книге указана только одна запись, работодатель добавляет новую строку с датами начала и окончания второго периода․
- При ошибке в датах (например, опечатка в месяце) работодатель вносит новую запись с правильными датами и отмечает её как «корректировка»․
Изменение причины увольнения
- Если суд изменил причину увольнения (например, с «непрофессионализм» на «неисполнение трудовых обязанностей»), работодатель обязан внести новую запись․
- В случае судебного решения работодатель добавляет запись с датой и новой причиной увольнения, оставляя прежнюю запись без изменений․
Добавление сведений о заработной плате
- При пересмотре зарплаты работодатель вносит новую запись с датой начала нового уровня оплаты и суммой․
- Если в книге уже есть запись о зарплате, новая строка добавляется без зачеркивания старой․
Добавление сведений о квалификации и образовании
- При получении новой квалификации работодатель добавляет запись в первую страницу (ьный лист) без зачеркивания старых данных․
- Если работник получил несколько квалификаций, каждая из них записывается в отдельной строке․
Что делать, если запись признана недействительной
- Работник обращается в отдел кадров с заявлением о признании записи недействительной․
- Работодатель оформляет специальный вкладыш, в котором указывается причина недействительности․
- Вкладки удаляются из трудовой книжки, а затем оформляется дубликат по общим правилам (не только на вкладыше)․
- Дубликат оформляется на новом бланке, если работодатель выбрал вариант с новым образцом․
Ключевые нормативные акты
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г․ № 225 «О трудовых книжках»
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые этим постановлением
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г․ № 225 (обновлённые правила для 2026 года)
- Все изменения в трудовой книжке вносит только работодатель․
- Записи не зачеркиваются; при необходимости добавляются новые строки․
- Используйте электронные сервисы (Gosuslugi, ЕИСОТ) для ускорения процесса и снижения ошибок․
- При утрате книги оформляйте дубликат на новом бланке, если он доступен․
- Соблюдайте сроки: изменения по фамилии, имени, отчества и дате рождения вносить в течение 30 дней․
- При сомнениях в корректности записи обязательно консультируйтесь с юристом или специалистом по кадрам․
Правильное ведение трудовой книжки гарантирует работнику защиту его прав и упрощает процесс получения пенсии, страховых выплат и других социальных льгот․ Следуйте приведённым рекомендациям, чтобы избежать ошибок и недоразумений в будущем․