Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Качество её заполнения напрямую влияет на правомерность последующих действий (приём на работу, перевод, увольнение, начисление пенсии и т.д.). Ниже представлен подробный гид по корректным формулировкам записей, основанный на действующем законодательстве и рекомендациях Минтруда России.

Общие требования к оформлению записей

• Ясность и точность. Формулировка должна однозначно отражать суть события (приём, перевод, увольнение и т.п.).
• Соответствие приказу. Текст записи должен точно воспроизводить содержание соответствующего приказа (распоряжения) работодателя, без добавления личных комментариев.
• Единство грамматического рода. Если трудовая книжка принадлежит женщине, глаголы пишутся в женском роде (принята, назначена, уволена); для мужчины – в мужском роде (принят, назначен, уволен).
• Отсутствие сокращений, кроме общепринятых. Допустимы только общепринятые аббревиатуры (например, ТК РФ, г., №). Все остальные слова пишутся полностью.
• Последовательность заполнения. Записи вносятся строго в хронологическом порядке, без пропусков номеров строк.
• Сроки внесения. При приёме на работу – не позднее недели с даты издания приказа; при переводе и увольнении – в день события.

Записи о приёме на работу

При приёме сотрудника на работу в трудовую книжку делается запись в графы 2‑4:

1. Графа 2 – дата внесения записи (число, месяц, год).
2. Графа 3 – формулировка события.
3. Графа 4 – реквизиты приказа (распоряжения) (номер, дата, наименование документа).

Пример правильной формулировки

Принята на должность бухгалтера второго разряда

Приказ № 45 от «О приёме на работу»

Важно:

• Не допускается писать «зачислена на должность» – это неверная формулировка.
• Если должность имеет квалификационный разряд, его указывают полностью (например, «инженер‑электроник первой категории»).
• При приёме на совмещение указывают основную должность и добавляют фразу «в качестве совместителя» (или «по совместительству»).

Записи о переводе (внутри организации)

Перевод – изменение постоянного места работы (структурного подразделения, должности, вида трудовой функции) без расторжения трудового договора.

Формулировка

Переведена на должность старшего экономиста отдела планирования и бюджетирования

Приказ № 78 от «О переводе сотрудника»

Особенности:

• Глагол «переведена» используется для женщин, «переведён» – для мужчин.
• Указывают новое структурное подразделение (если оно меняется) и новую должность.
• Если перевод сопровождается изменением условий труда (например, переход на удалённую работу), в формулировку можно добавить «с переходом на удалённый формат работы» – но только если это прямо указано в приказе.

Записи об увольнении

Увольнение – расторжение трудового договора по одному из оснований, перечисленных в ст. 77‑81 ТК РФ.

Формулировка основных оснований

• По собственному желанию: «Уволена по собственному желанию, п. 3 ст. 77 ТК РФ».
• По соглашению сторон: «Уволена по соглашению сторон, п. 1 ст. 77 ТК РФ».
• За нарушение трудовой дисциплины (прогул): «Уволена за прогул, п. 6 ст. 81 ТК РФ».
• В связи с ликвидацией организации: «Уволена в связи с ликвидацией организации, п. 2 ст. 81 ТК РФ».
• По выслуге лет (пенсия): «Уволена в связи с выходом на пенсию по возрасту, п. 8 ст. 77 ТК РФ».

Пример записи

Уволена по собственному желанию, п. 3 ст. 77 ТК РФ

Приказ № 102 от «Об увольнении сотрудника»

Важно:

• Не допускается писать просто «уволена» без указания основания и ссылки на статью ТК РФ.
• Если увольнение связано с несколькими основаниями (например, сокращение штата и выход на пенсию), указывают основное, а второе можно отразить в пояснительной записке к приказу, но не в трудовой книжке.

Исправление ошибок в трудовой книжке

Ошибки допускаются, но их необходимо исправлять строго по установленной процедуре, иначе запись будет считаться недействительной.

Порядок исправления

1. Неправильную запись аккуратно зачёркивают одной чертой так, чтобы текст оставался читаемым.
2. Сверху или снизу (или на той же строке, если есть место) пишут правильные сведения.
3. На внутренней стороне обложки делают пояснительную запись: указывают, что исправление сделано на основании какого‑то документа (приказ, справка и т.п.), приводят его реквизиты и подпись ответственного лица.
4. Если ошибка касается номера строки, в графе 3 пишут: «Запись за номером Х недействительна», а в графе 4 – номер приказа, на основании которого внесена правильная запись.

Пример исправления ошибочной записи об увольнении

Запись за номером 12 недействительна.
Уволена по собственному желанию, п. 3 ст. 77 ТК РФ.
Приказ № 102 от «Об увольнении сотрудника».

Важно:

• Не используйте исправительную жидкость, скотч или другие средства, которые могут скрыть оригинальный текст.
• После исправления трудовая книжка должна оставаться читаемой и подлежащей дальнейшему использованию.

Примеры типовых формулировок (2025‑2026 гг.)

Правильное formulation записей в трудовую книжку – залог законности кадровых процедур и защиты прав как работника, так и работодателя. Следуя представленным рекомендациям, вы minimизируете риск возникновения споров, штрафов и необходимости последующих исправлений. Помните, что каждая запись должна быть:

• соответствующей приказу;
• грамматически правильной (с учётом рода);
• чёткой, без лишних слов и сокращений;
• вовремя внесённой и, при необходимости, корректно исправленной.

Соблюдая эти простые, но важные правила, вы обеспечите надёжное ведение трудовых книжек в вашей организации.