Дата публикации: 19:15:23

• 16 декабря 2019 г. – принятие Федеральных законов № 436‑ФЗ и № 439‑ФЗ, которые вводят обязательное формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• 26 апреля 2020 г. – постановление Правительства РФ № 590 устанавливает новые сроки представления в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности на основе электронных данных.
• 1 января 2020 г. – начало формирования электронных трудовых книжек для граждан, впервые заинтересованных в переходе (в первую очередь – удалённые и вахтовые работники).
• 7 марта 2021 г. – вступило в силу право граждан обращаться в ПФР для включения сведений в электронные трудовые книжки всего стажа.
• 30 июня 2020 г. – окончательный срок подачи работникам письменных уведомлений об изменениях в трудовом законодательстве и о праве выбора формы ведения трудовой деятельности.
• 1 января 2026 г. – завершается переходный период; электронные трудовые книжки становятся основной формой учёта для большинства работников России.

Нормативные правовые акты, регулирующие переход

В рамках перехода на электронные трудовые книжки действуют следующие ключевые документы:

1. Федеральный закон № 439‑ФЗ (ред. от ) – «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
2. Федеральный закон № 436‑ФЗ – «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части обеспечения формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
3. Постановление Правительства РФ № 590 от 26 апреля 2020 г. – устанавливает новые сроки представления в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности, основанных на электронных данных.
4. Приказ Минтруда России № XX от 12 марта 2020 г. – «Об утверждении Инструкции по оформлению электронных трудовых книжек».

Как оформить электронную трудовую книжку

Процесс оформления электронной трудовой книжки включает несколько последовательных действий, которые работник и работодатель должны выполнить:

Подача заявления о выборе формы ведения трудовой деятельности

• Работник подаёт в письменной форме (или через личный кабинет на портале Госуслуг) заявление о:
• сохранении традиционной бумажной формы трудовых книжек;
• переходе на электронное ведение трудовых данных.
• Заявление должно быть подписано работником и направлено работодателю не позднее 30 июня 2020 г. (для тех, кто ещё не принял решение).

Регистрация в системе ПФР

После получения заявления работодатель регистрирует сотрудника в Информационной системе Пенсионного фонда РФ (ИС ПФР). Эта система аттестована в соответствии с требованиями к защите персональных данных.

Формирование и хранение электронного трудового документа

В ИС ПФР формируются сведения о:

• стаже работы;
• местах работы;
• должностях и должностных инструкциях;
• условиях занятости;
• сведениях, подтверждающих соответствие требованиям трудового законодательства.

Эти данные могут быть извлечены в любой момент через личный кабинет на ПФР или через портал Госуслуги.

Заказ выписки

Для получения официальной выписки из электронной трудовой книжки работник может:

1. войти в личный кабинет на портале Госуслуги;
2. выбрать раздел «Трудовая деятельность»;
3. заказать выписку в формате PDF или XML;
4. получить её в электронном виде или распечатать.

Что меняется для работодателей

Переход на электронные трудовые книжки влечёт за собой ряд изменений в работе кадрового отдела:

• Новые сроки представления данных в ПФР – с 26 апреля 2020 г. работодатели обязаны отправлять сведения о трудовой деятельности в ПФР в установленные сроки.
• Обновление внутренних регламентов – необходимо внести изменения в локальные нормативные акты, касающиеся оформления трудовых книжек.
• Обучение персонала – кадровые сотрудники должны пройти обучение работе с ИС ПФР и порталом Госуслуг.
• Контроль соответствия требованиям защиты персональных данных – все операции с персональными данными работников должны соответствовать требованиям ФЗ‑152.

Права работников в электронной форме

Согласно законодательству, с 1 января 2020 г. граждане могут подтверждать сведения о трудовой деятельности одновременно в бумажной и электронной форме. Это значит, что:

• работник имеет право выбрать любую из форм (бумажную или электронную) без потери прав;
• в случае утери бумажной трудовой книжки электронная копия будет являтся полноценным подтверждением трудового стажа;
• все изменения в трудовых отношениях фиксируются в единой электронной системе, что упрощает контроль и аудит.

Практические примеры перехода

По данным региональных властей, уже к концу 2020 г. более 20 000 жителей Удмуртии перешли на электронные трудовые книжки, что составляет около 11 % от общего числа работающих в регионе. Аналогичная динамика наблюдается в других субъектах РФ.

В Украине электронные трудовые книжки ввели с 10 июня 2021 г., и более 70 % работников уже используют эту форму учёта.

Перспективы и дальнейшие шаги

С 1 января 2026 г. переходный период завершается, и электронные трудовые книжки становятся обязательной формой ведения трудовой документации для большинства работников России. Ожидаются дальнейшие улучшения в системе ПФР, включая:

1. расширение функций доступа к информации в реальном времени;
2. внедрение блокчейн‑технологий для обеспечения неизменности записей;
3. развитие интеграции с другими государственными сервисами (например, с ФСС и ФНС).

Таким образом, переход на электронные трудовые книжки – это не только юридическое требование, но и шаг hacia более эффективного, прозрачного и безопасного управления персональными данными работников.