Сегодня в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это меняет порядок получения и использования копий трудовой книжки, но потребность в ксерокопии остаётся актуальной для многих ситуаций.

Зачем может понадобиться ксерокопия трудовой книжки

• Подтверждение трудового стажа – при оформлении пенсии, пособий по безработице, социальных выплат.
• Устройство на новую работу – некоторые работодатели требуют копию для проверки опыта.
• Получение кредита или ипотеки – банки могут запросить документ как доказательство дохода.
• Судебные споры – в случае трудовых конфликтов копия служит доказательством факта занятости.
• Оформление визы или вида на жительство – консульства иногда запрашивают подтверждение трудовой деятельности.

Как получить ксерокопию трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка (до )

1. Обратитесь к своему текущему или бывшему работодателю с письменным запросом о выдаче копии.
2. Укажите в заявлении:
   • ФИО и дату рождения;
   • Номер и серию трудовой книжки (если известны);
   • Период, за который нужна копия (например, с по );
   • Цель получения копии.
3. Работодатель обязан в течение трех рабочих дней предоставить заверенную копию страниц трудовой книжки, содержащих сведения о работе.
4. Если организация ликвидирована, обратитесь в архив предприятия или в территориальный орган Пенсионного фонда РФ (ПФР), где хранятся трудовые книжки ликвидированных организаций.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – с

1. Доступ к сведениям ЭТК осуществляется через личный кабинет на портале Госуслуги или через мобильное приложение «Трудовая книжка».
2. В личном кабинете выберите раздел «Сведения о трудовой деятельности» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
3. Укажите нужный период и нажмите «Получить выписку». Система сформирует PDF‑документ, который можно:
   • Сохранить на устройстве;
   • Распечатать;
   • Отправить по электронной почте работодателю или в учреждение, требующее копию.
4. Выписка из ЭТК имеет ту же юридическую силу, что и заверенная ксерокопия бумажной трудовой книжки.
5. Если у вас нет доступа к Госуслугам (например, нет подтверждённой учётной записи), обратитесь в МФЦ или в клиентскую службу ПФР – они помогут получить выписку на бумажном носителе.

Особенности после (переход на ЭТК)

С 1 января 2026 года ведение трудовых книжек осуществляется исключительно в электронном виде. Однако:

• Сотрудники, принятые на работу до , могут иметь как бумажную, так и электронную трудовую книжку (по выбору работодателя).
• Для тех, кто начал трудовую деятельность после , сведения о стаже хранятся только в ЭТК.
• При необходимости предоставить копию трудовой книжки работодатель или сотрудник может распечатать выписку из ЭТК и заверить её подписью и печатью организации (если требуется заверение).

Что делать при утере или повреждении трудовой книжки

1. Сообщите об утере своему текущему работодателю в письменной форме.
2. Запросите у работодателя справку о периодах работы (форма СПР‑2 или аналогичная). Эта справка может служить временным подтверждением стажа.
3. Если трудовая книжка была утеряна у предыдущего работодателя, обратитесь в архив этой организации или в ПФР за восстановлением записей.
4. После восстановления всех записей получите новую трудовую книжку (бумажную) или убедитесь, что сведения в ЭТК актуальны.
5. Сделайте ксерокопию восстановленной книжки и храните её в отдельном месте (например, в личном архиве или в облачном хранилище с защитой паролем).

Пример заявления на выдачу ксерокопии трудовой книжки

[ФИО полностью]
[Дата рождения: дд.мм.гггг]
[Адрес проживания: …]
[Контактный телефон: …]
[E‑mail: …]
[Наименование организации]
[Адрес организации]
[ФИО руководителя]


«___» __________ 2026 г.

Заявление
о выдаче ксерокопии трудовой книжки

Прошу выдать мне заверенную ксерокопию страниц моей трудовой книжки, содержащих сведения о периодах работы с «01» «января» 2015 г. по «31» «декабря» 2022 г., для подачи в Пенсионный фонд РФ при оформлении страховой пенсии по старости.

С уважением,
[Подпись] _____________ /[ФИО]/

Заявление можно подать лично в отдел кадров, отправить заказным письмом с уведомлением о вручении или передать через электронный документооборот, если таковой используется в организации.

Советы по хранению и использованию ксерокопии трудовой книжки

• Храните оригинал трудовой книжки в безопасном месте (например, в огнеупорном сейфе).
• Сделайте несколько копий: одну оставьте у себя, другую – у доверенного лица (например, у супруга/супруги), третью – в электронном виде (зашифрованный PDF на защищённом носителе или в облачном хранилище с двухфакторной аутентификацией).
• При передаче копии третьим лицам (банку, ПФР, работодателю) указывайте, что это заверенная копия, и при необходимости заверяйте её подписью и печатью организации, выдавшей оригинал.
• Периодически проверяйте актуальность данных в ЭТК через личный кабинет Госуслуг – если обнаружите несоответствия, сразу же обращайтесь в ПФР для их исправления.
• Не передавайте оригинал трудовой книжки посторонним лицам без оформления доверенности.

Ксерокопия трудовой книжки остаётся важным документом для подтверждения трудового стажа и получения различных социальных и финансовых услуг. С переходом на электронные трудовые книжки процесс получения копии стал проще и быстрее благодаря личному кабинету Госуслуг, однако бумажные копии по-прежнему востребованы в ряде ситуаций. Зная свои права и порядок действий, вы сможете оперативно получить необходимый документ и избежать лишних бюрократических задержек.