Вопрос о том‚ кто обязан вносить записи в трудовую книжку‚ когда в компании отсутствует штатный кадровик‚ встречается довольно часто. В этой статье разберёмся‚ какие нормы Трудового кодекса РФ регулируют этот процесс‚ какие варианты возможны в реальной практике и какие риски могут возникнуть‚ если правила не соблюдены.

Правовые основы

Трудовая книжка – это документ‚ подтверждающий трудовые отношения. Внесение записей в неё регламентируется:

• ст. 66 ТК РФ – обязанности работодателя по ведению трудовых книжек;
• ст; 67 ТК РФ – порядок оформления записей;
• ст. 68 ТК РФ – ответственность за нарушение требований к трудовой книжке.

В ТК РФ не указано‚ что запись в трудовой книжке должна вноситься только кадровиком. Если в организации нет штатного сотрудника‚ ответственный за кадровую документацию‚ запись может вносить любой работодатель‚ который имеет право подписывать документы.

Ключевой момент: «Ни Правила‚ ни какие-либо другие нормативные акты не устанавливают особенностей заверения записей в трудовой книжке сотрудника‚ ответственного за ведение трудовых книжек. Поэтому такой работник может сам заверить записи‚ внесенные в свою же книжку. Прямых правовых запретов на это нет;»

---

Кто может вносить записи?

Работодатель (директор‚ владелец)

Если в компании нет кадровика‚ обязанность по ведению трудовых книжек ложится на работодателя. Это может быть:

• директор (если он является юридическим лицом);
• владелец (если компания – ИП или ООО без штатного HR);
• уполномоченный сотрудник‚ назначенный приказом.

В таком случае работодатель сам подписывает записи о приёме‚ переводе‚ увольнении и т.д.

Сотрудник‚ ответственный за кадровую документацию

Если в компании есть сотрудник‚ который добровольно берёт на себя обязанности по ведению кадровой документации‚ он может вносить записи‚ но при этом:

• должен иметь письменное поручение от работодателя;
• записи должны быть заверены его подписью и печатью (если есть печать отдела кадров).

В случае отсутствия печати‚ подпись работника считается достаточной.

Сам работник (в случае ИП)

Для индивидуальных предпринимателей (ИП) ситуация несколько иной:
— ИП обязаны вести трудовые книжки на сотрудников‚ но не обязаны вносить записи в свою собственную трудовую книжку (если они работают как собственник).
— Если ИП решает вести трудовые книжки сам‚ он может подписать записи самостоятельно‚ но при этом рискует штрафом за ошибку (1 000–5 000 ₽ за простое нарушение‚ 10 000–20 000 ₽ за повторное).

---

Как правильно внести запись в трудовую книжку?

Приём на работу

1. Заполняется форма «Приём на работу» (или «Поступление в трудовые отношения»).
2. Внесение записи в трудовую книжку:
   • Дата приёма;
   • Наименование работодателя (полное и сокращённое);
   • Должность‚ вид работы‚ стаж (если есть);
   • Подпись работодателя и печать (если есть).
3. Сотрудник получает копию записи.

Увольнение

1. Заполняется форма «Увольнение».
2. Внесение записи:
   • Дата увольнения;
   • Причина увольнения (по желанию работодателя);
   • Подпись работодателя и печать.
3. Сотрудник получает копию записи.

Перевод на другую должность

Запись о переводе оформляется в том же виде‚ что и приём на работу‚ но указывается дата перевода и новая должность.

---

Что делать‚ если нет кадровика?

Назначьте ответственного

Самый надёжный способ – оформить приказ о назначении сотрудника ответственным за кадровую документацию. Такой документ фиксирует полномочия и делает процесс более прозрачным.

Используйте электронную трудовую книжку (ЭТК)

Если компания уже работает с ЭТК‚ можно перейти на неё полностью. При этом:

• Не требуется бумажная запись;
• Все операции фиксируются автоматически;
• Нужен только доступ к системе и авторизация.

Если сотрудник устроился на новую работу‚ но не оформил переход на ЭТК‚ а работодатель ведёт только электронные трудовые книжки‚ то работодатель обязан оформить переход в системе. Если он отказывается‚ работник может обратиться в Трудовую инспекцию.

Внесите запись самостоятельно

Если в компании нет кадровика и нет возможности назначить ответственного‚ работодатель (директор‚ владелец) может вносить записи сам. Главное – сохранять копии всех документов и вести журнал операций.

---

Как избежать ошибок и штрафов?

• Соблюдайте сроки внесения записей: приём – в течение 3 дней‚ увольнение – в течение 3 дней после увольнения.
• Проверяйте правильность данных: дата‚ должность‚ стаж.
• Храните трудовые книжки в надёжном месте (не менее 5 лет).
• Если используете бумажную форму‚ обязательно ставьте подпись и печать (если есть).
• При переходе на ЭТК убедитесь‚ что все данные перенесены корректно.

Что делать‚ если в трудовой книжке нет записи об увольнении с прошлой работы?

Если сотрудник пришёл с трудовой книжкой‚ в которой отсутствует запись об увольнении с предыдущего места работы‚ работодателю необходимо:

1. Проверить наличие справки об увольнении (если есть).
2. Если справка отсутствует‚ попросить сотрудника предоставить справку от предыдущего работодателя.
3. В случае невозможности получить справку‚ можно оформить запись об увольнении с «неизвестной датой» и указать‚ что справка не предоставлена.

---

В отсутствие штатного кадровика запись в трудовой книжке может вносить любой работодатель‚ который имеет право подписывать документы. Это может быть:

• директор или владелец;
• уполномоченный сотрудник‚ назначенный приказом;
• сам работник‚ если он является ИП и ведёт трудовые книжки самостоятельно.

Главные правила:

• Записи должны быть точными и своевременными;
• Подпись и печать (если есть) обязательны;
• Хранение трудовых книжек – минимум 5 лет;
• При переходе на электронную трудовую книжку – соблюдайте правила переноса данных.

Если вы сомневаетесь в правильности оформления‚ лучше обратиться к специалисту по кадровому учёту или в Трудовую инспекцию. Это поможет избежать штрафов и конфликтов с сотрудниками.

---

Ссылки на нормативные акты:

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66–68
• Постановление Правительства РФ о порядке ведения трудовых книжек – Гарант
• Письмо Роструда от г. № 358-6-1 – Российское правовое порталы

Надеемся‚ что данная статья поможет вам правильно организовать ведение трудовых книжек в условиях отсутствия штатного кадровика.