Вопрос о том, кто именно должен оплачивать бланк трудовой книжки или вкладыша в нее, нередко становится камнем преткновения между работником и работодателем. Многие сотрудники при оформлении на работу или при необходимости вставить дополнительные страницы в документ с удивлением узнают, что с их зарплаты собираются удержать определенную сумму. Законно ли это? Давайте разберемся во всех деталях с учетом актуальных реалий, включая переход на электронные трудовые книжки (ЭТК).
Что говорит закон о бумажной трудовой книжке?
Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Ведение, хранение и выдача этого документа — прямая обязанность работодателя.
Ключевой нормативный акт, регулирующий финансовую сторону вопроса, содержится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ № 225). В них четко прописано:
- Пункт 46: Бланки трудовых книжек и вкладышей в них изготавливаются объединением «ГОЗНАК» и обеспечиваются работодателями за их счет.
- Пункт 47: Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
Таким образом, первичное оформление трудовой книжки работнику, который поступает на работу впервые, осуществляется исключительно за счет средств работодателя. Удерживать деньги за бланк с такого сотрудника незаконно.
В каких случаях работодатель может удержать стоимость бланка?
Законодательство предусматривает лишь два случая, когда работодатель имеет право взыскать с работника стоимость бланка:
- Выдача дубликата. Если трудовая книжка была утеряна по вине самого работника (например, он ее испортил, потерял дома), работодатель по заявлению сотрудника оформляет дубликат. В этом случае стоимость нового бланка удерживается из заработной платы работника.
- Выдача вкладыша. Если в бумажной трудовой книжке закончилось свободное место (заполнены все страницы соответствующего раздела), оформляется вкладыш. Его стоимость также может быть удержана из зарплаты работника.
Однако здесь есть важнейший нюанс: работодатель не имеет права удерживать деньги без письменного заявления работника. Согласно ст. 137 ТК РФ, удержания из заработной платы могут производиться только в случаях, прямо предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами. Поскольку удержание стоимости бланка не является дисциплинарным взысканием или возмещением причиненного ущерба (в рамках ст. 238 ТК РФ), оно может быть реализовано только с добровольного согласия сотрудника.
Что делать, если трудовая книжка утеряна по вине работодателя?
Если работодатель потерял или испортил трудовую книжку сотрудника, он обязан выдать дубликат за свой счет. Более того, работодатель несет полную материальную ответственность за утрату документа (ст; 234 ТК РФ), и работник вправе требовать возмещения причиненного ущерба, например, если из-за потери книжки ему не смогли своевременно начислить пенсию.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): меняются ли правила оплаты?
С 1 января 2020 года в России введен новый формат — электронная трудовая книжка. Это цифровой аналог документа на бумажном носителе, который хранится в электронной базе Социального фонда России (СФР). На всех лиц, работающих по трудовым договорам, работодатели обязаны подавать Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1).
Кто выбирает формат в 2026 году?
Согласно актуальным нормам (ст. 66, 66.1 ТК РФ):
- Для сотрудника, принятого на работу впервые в 2026 году (ранее не работал по трудовому договору, ТК не оформлялась), трудовая книжка открывается в электронной форме.
- Другие работники (имеющие стаж до 2021 года) вправе выбрать способ ведения трудовой книжки: электронная или бумажная.
Нужно ли платить за электронную трудовую книжку?
Нет, не нужно. Переход на ЭТК полностью освобождает работника от любых расходов, связанных с бланками. Электронная база СФР формируется и ведется бесплатно. Работодатель передает сведения в СФР также безвозмездно. Главная цель внедрения ЭТК — избавить работника от беспокойства о возможной утрате документа, в т.ч. по вине работодателя, и исключить любые споры о подсчете стажа при начислении пенсии.
Краткие выводы и рекомендации
- Первичное оформление бумажной трудовой книжки для новичков — за счет работодателя.
- Оформление вкладыша или дубликата (при утрате по вине работника) может быть оплачено работником, но только с его письменного согласия.
- Если книжку потерял работодатель, он восстанавливает ее за свой счет.
- Электронная трудовая книжка абсолютно бесплатна для работника и является надежной защитой от потери данных.
Если работодатель принудительно удерживает стоимость бланка из вашей зарплаты без вашего заявления или требует оплатить первичную трудовую книжку, такие действия являются нарушением трудового законодательства. В этом случае вы имеете право обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или прокуратуру для защиты своих прав.