Вопрос о том, кто именно должен оплачивать бланк трудовой книжки или вкладыша в нее, является одним из самых частых как у начинающих, так и у опытных кадровиков. Ситуация осложняется переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) и появлением новых бланков. В этой статье мы подробно разберем, кто несет расходы, можно ли принять бланк от работника и как действовать в 2026 году.
Кто закупает бланки: работник или работодатель?
Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей в них. Это правило закреплено в нормативных актах:
- Закупка: Организация должна закупать бланки заблаговременно (а не в момент приема нового сотрудника) и только у законных распространителей, которые имеют соответствующую лицензию.
- Учет: Все приобретенные бланки подлежат строгой отчетности. Они в обязательном порядке регистрируются в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием серии и номера каждого бланка.
Однако закупка и оплата — это разные вещи. Законодательство устанавливает, что расходы на приобретение бланка трудовой книжки в конечном итоге должен нести сам работник. Это означает, что работодатель вправе удержать стоимость бланка из заработной платы сотрудника или попросить работника внести наличные в кассу организации.
Важно: удержание стоимости
Удерживать стоимость бланка из зарплаты можно только с письменного согласия работника. Без такого заявления удержание будет считаться незаконным. Если работник отказывается оплачивать бланк добровольно, работодатель не имеет права принудительно вычитать сумму из его дохода.
Можно ли принять бланк, купленный работником самостоятельно?
Часто сотрудники, чтобы сэкономить время или по другим причинам, приходят на работу с чистым бланком трудовой книжки, купленным в киоске или интернете. Работодатель не вправе заполнять бланк трудовой книжки, приобретенный самим работником.
Причин для этого несколько:
- Подлинность бланка: Работодатель не может гарантировать, что купленный работником бланк не является поддельным.
- Нарушение порядка учета: Бланки должны выдаваться из запасов организации и вноситься в книгу учета движения трудовых книжек. Чужой бланк в этот реестр не впишешь.
- Защитные признаки: Бланки, приобретенные не у официальных распространителей, могут не иметь необходимых степеней защиты.
Если работник принес свой бланк, кадровик должен отказать в его оформлении и выдать чистый бланк из собственных запасов организации (с последующим удержанием его стоимости).
Особенности для тех, кто устраивается впервые
Если работник поступает на работу впервые в жизни, именно работодатель обязан оформить ему трудовую книжку. Как и в других случаях, бланк предоставляет работодатель, а работник возмещает его стоимость.
Что изменилось в 2023 и 2026 годах?
В последние годы правила ведения трудовых книжек претерпели значительные изменения, о которых необходимо помнить:
Новая форма с 1 января 2023 года
Приказами Минтруда и Минфина были утверждены новые формы бланков трудовой книжки и вкладыша. Они применяются с 1 января 2023 года. Однако это не означает, что старые бланки нужно немедленно утилизировать. Если у работодателя есть запас ранее приобретенных бланков старого образца, их можно продолжать использовать. Покупать бланки нового образца принудительно не требуется, пока не закончатся старые.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) в 2026 году
К 2026 году переход на ЭТК полностью завершился. Для тех, кто впервые поступает на работу после , бумажная трудовая книжка не оформляется вовсе. Сведения об их трудовой деятельности формируются только в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Для остальных работников, которые сохранили бумажный вариант, ведение продолжается по-прежнему. Если такому сотруднику не хватает места в разделе «Сведения о работе», работодатель обязан выдать ему вкладыш (опять же, закупив его заблаговременно и взыскав стоимость с работника).
Что делать, если работник утратил трудовую книжку?
Если принимаемое на работу лицо не может предоставить трудовую книжку вследствие ее утраты (пожар, кража, утеря), работодатель обязан по заявлению работника оформить новую трудовую книжку. В этом случае:
- Работник пишет заявление с просьбой оформить новую трудовую книжку взамен утраченной.
- Работодатель выдает чистый бланк из своих запасов.
- Стоимость бланка, как и обычно, взыскивается с работника.
- В новую трудовую книжку вносятся сведения о общем и/или непрерывном стаже работы у предыдущих работодателей на основании подтверждающих документов (справок, выписок из архивов и т.д.). Проверять правдивость слов работника о своем прошлом работодатель не обязан, но и вносить записи со слов работника без документов нельзя.
Краткие итоги
- Кто покупает бланк? Работодатель (закупает у официальных распространителей).
- Кто за него платит? В конечном итоге, работник (стоимость удерживается из зарплаты с его согласия или вносится им в кассу).
- Можно ли использовать бланк работника? Нет, это категорически запрещено.
- Нужна ли бумажная книжка новичкам? Нет, если человек впервые устраивается на работу после , для него ведется только ЭТК.
Соблюдение этих простых правил поможет работодателю избежать штрафов от трудовой инспекции, а работнику — проблем с подтверждением своего стажа в будущем.