Трудовая книжка — один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж работника. Она содержит информацию о месте работы, должности, переводах, увольнениях и наградах. С появлением электронных трудовых книжек многие задаются вопросом: осталась ли актуальной необходимость в бумажной книжке, и кто должен оплачивать её приобретение? Ответ на этот вопрос важен как для работодателей, так и для сотрудников, чтобы избежать нарушений трудового законодательства и не допустить незаконных удержаний.

Законодательная база: что говорит Трудовой кодекс РФ

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка — это документ, который работодатель обязан выдать работнику при трудоустройстве. При этом законодательство четко определяет, что бланки трудовых книжек и вкладышей в них приобретаются за счет средств работодателя.

Это положение закреплено в Постановлении Правительства РФ от № 225 (ред. от 2021 г.) «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

Ключевые нормы:

• Пункт 10 Правил: работодатель обязан приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей у уполномоченных изготовителей (например, у ФГУП «Знак» или других официальных поставщиков).
• Пункт 11 Правил: при выдаче новой трудовой книжки или вкладыша работодатель не вправе требовать с работника оплату за сам бланк.

Когда работодатель может взимать плату с работника?

Несмотря на общее правило, в некоторых случаях работодатель имеет право взимать плату с работника — но только при соблюдении строгих условий.

При выдаче дубликата трудовой книжки

Если трудовая книжка утрачена или испорчена по вине работника (например, порвана, испачкана, потеряна), работодатель вправе выдать дубликат, и стоимость бланка может быть возложена на сотрудника. Однако:

• Это должно быть закреплено локальным нормативным актом (например, в Положении о кадровом учете или Правилах внутреннего трудового распорядка).
• Работник должен быть ознакомлен с этим положением под подпись до начала работы.
• Сумма удержания не может превышать фактическую стоимость бланка (на 2026 год, около 100–200 рублей).

При выдаче вкладыша в трудовую книжку

Если у работника уже есть трудовая книжка, но в ней закончились свободные страницы, выдается вкладыш. В этом случае:

• Первый вкладыш выдается работодателем бесплатно, за его счёт.
• Второй и последующие вкладыши могут оплачиваться работником, если это предусмотрено локальным актом организации.

Что изменилось с 1 сентября 2021 года?

С 1 сентября 2021 года вступили в силу изменения, связанные с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако это не отменило обязанность работодателя оплачивать бумажные книжки в следующих случаях:

• Если работник не отказался от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан выдать её при трудоустройстве бесплатно.
• Если работник отказался от ЭТК и хочет сохранить бумажную — работодатель обязан обеспечить её и заполнить бесплатно.
• Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель продолжает вести бумажную книжку и не вправе требовать оплату за бланк.

Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде РФ и формируется на основании данных, передаваемых работодателем. Она имеет ту же юридическую силу, что и бумажная, но не требует приобретения бланков.

Что делать, если работодатель требует оплату за трудовую книжку?

Если при трудоустройстве вас просят оплатить бланк трудовой книжки — это нарушение трудового законодательства. В этом случае:

1. Попросите работодателя показать локальный нормативный акт, на основании которого взимается плата.
2. Если такого акта нет, откажитесь от оплаты.
3. Обратитесь в Государственную инспекцию труда (Роструд) или в прокуратуру с жалобой.
4. Также можно подать жалобу на портале rosmintrud.ru.

Важно: работодатель, незаконно удержавший средства за бланк трудовой книжки, может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для юридического лица и до 5 000 рублей для должностного лица.

Работодатель может не взимать плату — это его право!

Закон не обязывает работодателя взимать плату даже за дубликаты или вкладыши. Многие компании, особенно крупные и социально ответственные, оплачивают все бланки за свой счет — как меру улучшения условий труда и повышения лояльности сотрудников.

Это не только законно, но и рекомендуется как лучшая практика кадрового управления. Такой подход снижает конфликты, укрепляет доверие и демонстрирует уважение к правам работников.

Практические рекомендации

Для работодателей:

• Приобретайте бланки трудовых книжек и вкладышей только у официальных поставщиков (ФГУП «Знак», «Печатный двор» и др.).
• Если хотите взимать плату за дубликаты — внесите соответствующее положение в локальный акт и ознакомьте с ним всех сотрудников под подпись.
• Ведите учет расходов на бланки как часть расходов на кадровый учет.
• Переходите на электронные трудовые книжки — это удобнее, дешевле и соответствует трендам цифровизации.

Для работников:

• При трудоустройстве не платите за бланк трудовой книжки — это ваше законное право.
• Если книжка потеряна, сообщите об этом работодателю, но не соглашайтесь на оплату без письменного обоснования.
• Запросите выписку из ЭТК через портал Госуслуг — это бесплатно и надежно.
• Сохраняйте копии всех записей в трудовой книжке — это защитит вас в случае споров.

Ответ однозначен:

За приобретение первичного бланка трудовой книжки и первого вкладыша платит работодатель — это его обязанность по закону.

Плата с работника допускается только за дубликаты или дополнительные вкладыши, и только при наличии четко оформленного локального акта. Любое требование оплатить бланк при первичном трудоустройстве — незаконно.

С 2026 года цифровизация продолжает развиваться, и все больше работников переходят на электронные трудовые книжки. Но пока бумажные книжки остаются в обороте, работодатели обязаны обеспечивать их бесплатно. Это не просто формальность — это защита прав человека на достойный труд и признание его стажа.

Помните: трудовая книжка — это не товар, а документ, подтверждающий вашу профессиональную биографию. И её стоимость, обязанность работодателя, а не бремя работника.