Увольнение сотрудника, это сложный процесс, который требует строгого соблюдения норм трудового законодательства. Одним из важнейших этапов является правильное оформление трудовой книжки. Ошибки, неточности или отсутствие необходимых подписей могут привести к серьезным проблемам как для работника, так и для работодателя. В этой статье мы подробно разберем, кто именно должен ставить свою подпись в трудовой книжке при увольнении, и как правильно оформить этот документ.

Нормативная база: кто удостоверяет запись об увольнении?

Согласно пункту 35 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 225, а также статье 84.1 ТК РФ, запись об увольнении в трудовой книжке работника удостоверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.

Таким образом, в оформлении записи участвуют две стороны: представитель работодателя и сам увольняемый сотрудник. Но давайте разберем каждую подпись подробнее.

Подпись со стороны работодателя

От лица работодателя в трудовой книжке имеет право расписываться не любой сотрудник, а только уполномоченные лица. К ним относятся:

• Руководитель организации (директор, генеральный директор) — как законный представитель работодателя. Он всегда имеет право подписывать трудовые книжки.
• Индивидуальный предприниматель (ИП) — если работодателем выступает ИП, он заверяет запись лично.
• Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек — чаще всего это кадровик (сотрудник отдела кадров), менеджер по персоналу или бухгалтер, на которого приказом возложены обязанности по ведению кадрового учета.

Важно помнить: если увольняется сам сотрудник, который был ответственным за ведение трудовых книжек, то удостоверять записи должен лично руководитель предприятия.

Как правильно расписаться работодателю?

Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть проставлена в графе 3 раздела «Сведения о работе», сразу после текста записи об увольнении. При этом подпись должна быть расшифрована — указываются должность, подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например: «Инспектор по кадрам Подпись А.А. Иванова».

Подпись работника

Один из самых частых вопросов у кадровиков: должен ли работник расписываться в самой трудовой книжке?

Согласно действующему законодательству, увольняемый сотрудник обязан ознакомиться с внесенной записью об увольнении и заверить это своей подписью в трудовой книжке. Его подпись также ставится в графе 3 раздела «Сведения о работе», ниже подписи ответственного лица.

Помимо подписи в самой трудовой книжке, работник расписывается еще в двух документах:

1. В личной карточке работника (форма Т-2) — подтверждая ознакомление с записью.
2. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — подтверждая факт получения документа на руки в день увольнения.

Порядок внесения записей при увольнении

Чтобы избежать ошибок, важно соблюдать строгий алгоритм заполнения трудовой книжки при расторжении трудового договора:

1. Графа 1: ставится порядковый номер записи (например, 15).
2. Графа 2: указывается дата увольнения (прекращения трудового договора) арабскими цифрами (ДД.ММ.ГГГГ).
3. Графа 3: делается запись о причине увольнения в точном соответствии с формулировками ТК РФ (например: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»). Сразу под этой записью ставятся подписи: сначала ответственного лица, затем — самого работника;
4. Графа 4: указываются реквизиты документа, на основании которого внесена запись — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер (например: «Приказ от № 45-к»).

После внесения подписей запись заверяется печатью организации (или печатью кадровой службы), если использование печати предусмотрено уставом компании.

Особенности при увольнении руководителя

Если увольняется руководитель организации (директор), то запись в его трудовой книжке заверяется по особым правилам. Трудовой договор с руководителем расторгаеться на основании решения собственника компании или иного уполномоченного органа. В графе 4 указываются реквизиты этого решения (например, Решение единственного участника или Протокол общего собрания учредителей). Запись об увольнении руководителя заверяется подписью лица, возложившего на себя обязанности по ведению трудовых книжек (например, председателя совета директоров или единственного учредителя), и печатью организации.

Электронные трудовые книжки (ЭТК): что изменилось?

С 2020 года в России введены электронные трудовые книжки (ст. 66.1 ТК РФ, Закон от № 439-ФЗ). Сегодня многие сотрудники перешли на ЭТК или изначально начали свою трудовую деятельность без бумажного варианта.

Однако это не отменяет общих правил увольнения. Если работник подавал заявление о выборе электронной трудовой книжки, работодатель:

• Вносит запись об увольнении в электронную форму и передает сведения в СФР (ранее ПФР) в установленные сроки.
• Выдает работнику выписку из СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) в день увольнения.

Если же у работника осталась бумажная трудовая книжка (даже при наличии ЭТК), работодатель обязан вести ее наравне с электронной, и правила проставления подписей остаются прежними. При увольнении лица, перешедшего на ЭТК и не сохранившего бумажный носитель, расписываться в самой бумажной книжке не нужно, так как она работодателю не выдается и не заполняется.

Что делать, если работник отказывается расписываться?

На практике встречаются ситуации, когда увольняемый сотрудник отказывается ставить свою подпись в трудовой книжке, личной карточке или книге учета. В таком случае работодатель обязан:

1. Составить акт об отказе от подписи (в произвольной форме, желательно в присутствии нескольких свидетелей).
2. Направить работнику уведомление о необходимости явиться за получением трудовой книжки либо дать согласие на отправку ее по почте (отправление с описью вложения).

С момента направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Правильное оформление трудовой книжки при увольнении — это залог спокойствия как для кадровика, так и для сотрудника. Подводя итог, запомните главное: в самой трудовой книжке при увольнении расписываются двое — лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (или руководитель), и сам увольняемый работник. Не забывайте заверять запись печатью и выдавать документ строго в последний рабочий день. Внимательное отношение к деталям поможет избежать трудовых споров и штрафов со стороны трудовой инспекции.