Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ Запись об увольнении в ней имеет юридическую силу только при соблюдении определённых формальностей, одной из которых является подпись должностного лица, сделавшего запись․ Ниже подробно рассмотрены нормативные требования, порядок оформления и последствия их нарушения․
Нормативная база
Основные положения, регулирующие оформление записей в трудовой книжке, содержатся в:
- Трудовом кодексе Российской Федерации (ст․ 66, 84․1);
- Постановлении Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
- Инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённой Приказом Минтруда России от № 69․
Согласно пункту 31 Инструкции, запись об увольнении должна быть заверена подписью должностного лица, сделавшего запись, а также печатью организации (если она имеется)․
Кто может подписать запись об увольнении?
Подпись ставит лицо, непосредственно внесшее запись в трудовую книжку․ Как правило, это:
- Руководитель отдела кадров (или специалист по работе с персоналом);
- Директор организации или его заместитель, уполномоченный на ведение кадрового документооборота;
- Иное должностное лицо, на которое возложена функция ведения трудовых книжек в соответствии с внутренними нормативными актами предприятия․
Важно, чтобы подпись ставилось тем же лицом, которое заполняет графы «Дата увольнения», «Основание увольнения» и «Примечание»․ Подпись постороннего лица не считается действительной․
Как правильно оформить подпись?
Для соблюдения формальных требований необходимо:
- Разборчиво подписать фамилию и инициалы (например, «Иванов И․И․»);
- Поставить подпись непосредственно под записью в трудовой книжке;
- Если организация использует печать, расположить её рядом с подписью (обычно слева или справа);
- Указать дату подписания (обычно совпадает с датой внесения записи)․
Пример оформления записи:
2026․05․22 Уволен по собственному желанию ст․ 77 ТК РФ Иванов И․И․ (подпись) М․П․
В данном примере «М․П․» обозначает наличие печати организации․
Последствия отсутствия или неправильной подписи
Если запись об увольнении не заверена подписью должностного лица, сделавшего запись, это может привести к следующим последствиям:
- Признание записи недействительной в суде или трудовой инспекции;
- Сложности при подтверждении стажа работы при назначении пенсии или получении социальных выплат;
- Возможность оспаривания факта увольнения работником, что влечёт за собой выплату компенсаций и восстановление на работе;
- Административная ответственность организации за нарушение правил ведения трудовых книжек (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
Практические рекомендации для кадровых служб
- Ввести внутренний регламент, четко определяющий, кто уполномочен вносить и подписывать записи в трудовые книжки․
- Обеспечить обучение сотрудников кадрового отдела правилам заполнения и заверения записей․
- Регулярно проводить внутренний аудит трудовых книжек на предмет отсутствия подписей и печатей․
- При переходе на электронный документооборот сохранять бумажные трудовые книжки в соответствии с требованиями законодательства, а электронные копии использовать только для внутреннего учёта․
- В случае сомнений относительно правомочности лица, подписывающего запись, запрашивать соответствующее доверенное поручение или приказ о назначении на должность․
Подпись должностного лица, сделавшего запись об увольнении, является обязательным элементом оформления трудовой книжки․ Её отсутствие или неправильное оформление влечёт юридические риски как для работника, так и для работодателя․ Соблюдение установленных норм гарантирует законность записи, защищает права сторон и упрощает взаимодействие с государственными органами и социальными фондами․