Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Именно в ней работодатель фиксирует данные о приеме на работу, переводах, увольнениях и поощрениях. Однако вокруг этого документа до сих пор возникает множество споров, особенно финансовых. Один из самых частых вопросов: кто должен покупать трудовую книжку или вкладыш в нее — сам работник или его работодатель? Давайте разберем эту ситуацию с точки зрения действующего законодательства.

Что говорит закон о покупке бланков?

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, если это место работы является для работника основным.

Что касается финансовой стороны вопроса, закон предельно четко определяет, за чей счет приобретается документ:

• При первичном оформлении: Если сотрудник устраивается на работу впервые, именно работодатель обязан приобрести для него чистый бланк трудовой книжки.
• При предоставлении документа работником: Если работник уже имеет трудовую книжку и приносит ее в отдел кадров, работодатель не несет расходов на ее покупку.

Имеет ли право работодатель взыскать деньги с сотрудника?

Очень часто на практике возникает следующая ситуация: работодатель покупает бланк трудовой книжки или вкладыша в нее, а затем удерживает эту сумму из первой зарплаты сотрудника. Законно ли это?

Да, закон позволяет работодателю удержать стоимость бланка с работника, но при соблюдении ряда важных условий:

1. Первичное оформление: Удержание стоимости бланка возможно только при первичном оформлении трудовой книжки на сотрудника, поступающего на работу впервые.
2. Добровольное согласие: Работодатель не имеет права просто так вычесть деньги из зарплаты. Удержание возможно только по письменному заявлению самого работника, в котором он соглашается на возмещение стоимости бланка.
3. Порча или утеря по вине работника: Если трудовая книжка была утеряна или испорчена по вине самого сотрудника (например, он принес ее в негодном виде), то стоимость оформления дубликата или нового бланка полностью оплачивает работник.

Когда работодатель не может требовать деньги?

Существуют ситуации, в которых работодатель не имеет права требовать от работника возмещения стоимости бланка:

• Если трудовая книжка или вкладыш были испорчены по вине работодателя (например, сотрудник отдела кадров допустил неустранимую ошибку при заполнении). В этом случае испорченный бланк списывается за счет средств работодателя, а новый выдается работнику бесплатно.
• Если работодатель по своей инициативе выдает дубликат документа.

Кто покупает вкладыш в трудовую книжку?

Представьте ситуацию: в трудовой книжке работника закончилось свободное место в разделе «Сведения о работе». В этом случае необходимо оформить специальный вкладыш. Кто должен его покупать?

Правила здесь абсолютно такие же, как и при покупке самой трудовой книжки:

1. Работодатель приобретает вкладыш за свой счет (в специализированных точках продаж, у лицензированных изготовителей или их представителей).
2. После оформления вкладыша работодатель вправе удержать его стоимость из заработной платы работника по его письменному заявлению.

Важно помнить: торговля бланками трудовых книжек и вкладышей строго регламентирована. Продажа осуществляется только лицензиатом-изготовителем или уполномоченными представителями. Работодатель обязан приобретать только защищенные бланки, имеющие соответствующую степень защиты.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): кто за нее платит?

Цифровизация коснулась и трудовых отношений. С 2020 года в России функционирует система электронных трудовых книжек. В ней отражается информация о личных данных сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), а также о его трудовом стаже. Данные хранятся в Социальном фонде.

В контексте электронной трудовой книжки финансовый вопрос отпадает сам собой:

• Для работника: Переход на ЭТК, а также ведение и хранение данных абсолютно бесплатны.
• Для работодателя: Работодатель не покупает бланки, а лишь передает сведения в Социальный фонд через каналы электронного документооборота (СФР). Финансовые затраты сводятся лишь к обеспечению работы кадровиков и оплате услуг оператора ЭДО (если используется).

При этом одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. В таком случае работодателю приходится вести оба формата, и правила покупки физического бумажного бланка остаются в силе.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Человек, который потерял бумажную трудовую книжку, обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. В этом случае работодатель обязан оформить дубликат документа в течение 15 дней с момента подачи заявления.

Если потеря произошла по вине работника, именно он оплачивает стоимость нового бланка. Если книжка была утеряна работодателем (например, сгорела при пожаре в офисе или была утеряна при переезде), то все расходы на оформление дубликата, а также работа по восстановлению записей ложатся исключительно на плечи работодателя.

Чтобы не запутаться в правилах приобретения трудовых книжек, запомните главное:

1. Приобретает бланки (и книжки, и вкладыши) всегда работодатель, так как именно он несет ответственность за их правильное оформление и хранение.
2. Работодатель имеет право удержать стоимость бланка с работника при первичном трудоустройстве или при оформлении вкладыша, но только с письменного согласия сотрудника.
3. Если бланк испорчен по вине кадровика, покупка нового экземпляра осуществляется за счет средств работодателя.
4. В случае утери документа по вине работника, он сам оплачивает оформление дубликата.
5. Электронная трудовая книжка не требует финансовых затрат на покупку бланков ни от одной из сторон.

Знание этих правовых нюансов поможет как работодателю избежать штрафов за нарушение трудового законодательства, так и работнику — защитить свои права и собственный бюджет.