Вопрос о том‚ кто должен приобретать бланк трудовой книжки (или её вкладыш) при оформлении нового сотрудника‚ остаётся актуальным для кадровых служб и бухгалтерии. Ниже рассмотрены нормативные основы‚ практика применения и возможные варианты распределения расходов между работодателем и работником.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязывает работодателя вести трудовые книжки на всех работников‚ кроме совместителей‚ проработавших у него свыше пяти дней.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек» – регламентирует порядок выдачи‚ хранения и учёта бланков трудовых книжек и вкладышей.
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения» – устанавливает‚ что бланки трудовых книжек и вкладышей изготавливаются только у уполномоченных изготовителей (объединения «Гознак»).
• Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» (ст. 12) – требует отражать расходы на приобретение канцелярских и бланковых материалов в учёте организации;

Кто обязан приобретать бланк трудовой книжки?

Согласно указанным нормативным актам‚ обязанность по обеспечению наличия бланков трудовых книжек и вкладышей лежит на работодателе. Это означает‚ что организация должна заранее закупить необходимое количество бланков у authorised поставщиков (изготовителя или его официального распространителя) и иметь их на складе для выдачи при приёме на работу.

Почему работодатель?

• Трудовая книжка является документом‚ подтверждающим трудовую деятельность‚ и её ведение – прямая обязанность работодателя (ст. 66 ТК РФ).
• Бланк трудовой книжки относится к канцелярским и бланковым материалам‚ которые организация приобретает для собственных нужд (ведение кадрового учёта).
• Работник не имеет права самостоятельно изготавливать или приобретать бланк трудовой книжки вне установленного порядка‚ иначе документ может быть признан недействительным.

Можно ли переложить расходы на работника?

Хотя первоначальная обязанность по покупке бланка лежит на работодателе‚ законодательство допускает возмещение работником фактически понесённых расходов в определённых случаях:

1. Соглашение сторон – в трудовом договоре или отдельном соглашении можно прописать‚ что работник компенсирует стоимость бланка трудовой книжки (или вкладыша). Это не противоречит закону‚ если работник добровольно соглашается и получает соответствующий документ (чек‚ счёт‑фактуру) о покупке.
2. Возмещение при утрате или порче – если работник потерял или испортил свою трудовую книжку‚ работодатель может выдать дубликат‚ а стоимость изготовления дубликата может быть взыскана с работника (по соглашению).
3. Массовая утрата по вине работодателя – в случае чрезвычайных ситуаций (пожар‚ наводнение и т.п.)‚ когда работодатель утратил бланки трудовых книжек своих сотрудников‚ он обязан восстановить их за свой счёт‚ и взимание платы с работников запрещено.

Важно: нельзя обязать работника покупать бланк трудовой книжки как условие приёма на работу. Такое требование будет противоречить ст. 64 ТК РФ (запрет на дискриминацию при приёме на работу) и может быть признано незаконным.

Учёт приобретённых бланков в бухгалтерии

При закупке бланков трудовых книжек и вкладышей организация должна отразить операцию в учёте:

• Дебет 10 «Материалы» – приёмка бланков на склад.
• Кредит 60 «Расчёты с поставщиками» – оплата поставщику.
• При выдаче бланка сотруднику – Дебет 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» (если стоимость компенсируется работником) или Дебет 20 «Основное производство» (если расходы несут организацию).
• Если работник компенсирует стоимость – получаем Кредит 51 «Расчётные счета» (поступление денежных средств от работника) и одновременно Дебет 70 (зачёт задолженности работника).

В приходно‑расходной книге по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей указываются:

• дата получения;
• наименование документа (бланк трудовой книжки / вкладыш);
• серия и номер бланка;
• количество;
• поставщик (изготовитель или его официальный распространитель);
• основание (договор‚ счёт‑фактура).

Практический алгоритм для кадровой службы

1. Планирование потребности – определить необходимое количество бланков на квартал/год с учётом текущей текучести кадров.
2. Выбор поставщика – заключить договор с изготовителем (объединение «Гознак») или его authorised распространителем.
3. Закупка и приёмка – оформить приходный ордер‚ внести данные в приходно‑расходную книгу.
4. Хранение – обеспечить надлежащие условия (сухое‚ защищённое от света место) и вести учёт остатков.
5. Выдача при приёме на работу – оформить расходный ордер‚ заполнить трудовую книжку (включая вкладыш‚ если требуется)‚ поставить подпись ответственного лица и печать организации.
6. Учёт компенсации (если есть) – при соглашении о возмещении стоимости бланка получить от работника платёжный документ и зачесть его против задолженности по счёту 70.

• Основная обязанность по приобретению бланков трудовых книжек и вкладышей лежит на работодателе.
• Работник может быть привлечён к компенсации расходов только по взаимному согласию и при наличии соответствующего соглашения; принудительная покупка бланка работником незаконна.
• При выдаче дубликата или восстановлении утраченной книжки возможны варианты возмещения за счёт работника‚ но это должно быть оформлено документально.
• Все операции с бланками необходимо отражать в бухгалтерском учёте и в приходно‑расходной книге по учёту бланков трудовых книжек‚ указывая серию‚ номер‚ дату и поставщика.

Соблюдение указанных правил позволит избежать споров с работниками‚ штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечит корректное ведение кадрового документооборота в организации.