Вопрос о том, кто должен приобретать бланки трудовых книжек, до сих пор вызывает споры среди работников и даже некоторых работодателей. В этой статье мы разберем, что говорит законодательство, кто несет расходы и какие есть нюансы, включая переход на электронные трудовые книжки.

Краткий ответ: кто покупает?

Обязанность по приобретению бланков трудовых книжек и вкладышей к ним лежит исключительно на работодателе. Он должен закупать их у официальных изготовителей или уполномоченных распространителей (например, у Гознака).

Подробный разбор по ситуациям

При первом трудоустройстве в жизни

Если человек устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет:

• Работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку.
• Работодатель приобретает бланк за свой счет.
• Затем работодатель вносит в нее запись о приеме на работу.

Важно: Работника нельзя обязать самостоятельно купить бланк для первой трудовой книжки. Это прямая обязанность работодателя.

При утере, порче или заполнениией книжки

Если у работника есть старая (бумажная) трудовая книжка, но она испорчена, утеряна или полностью заполнена:

• Работодатель обязан выдать ему вкладыш (дополнительный лист) или оформить новую книжку.
• Приобретение бланка вкладыша или новой книжки — это также обязанность и расходы работодателя.

Может ли работник сам купить бланк?

Да, технически работник может приобрести бланк в магазине. Однако:

• Работодатель не вправе принимать и заполнять бланк, купленный самим работником. Это нарушение порядка ведения трудовых книжек (п. 44 Приказа Минтруда № 320н).
• Заполнять и выдавать трудовую книжку должен только работодатель, используя приобретенный им официальный бланк.

А что насчет денег? Кто платит за бланк?

Здесь есть важное разграничение:

1. Право на приобретение (закупку) бланка — у работодателя. Он заключает договор с поставщиком, несет ответственность за подлинность бланка, его учет и хранение.
2. Расходы на бланк могут быть возложены на работника. Согласно разъяснениям контролирующих органов и судебной практике, работодатель вправе взыскать с работника стоимость бланка (трудовой книжки или вкладыша) при его выдаче. Это компенсация фактических расходов работодателя.

Почему работодатель — покупатель? Основные причины

• Ответственность за ведение и хранение. Работодатель несет административную ответственность за правильность оформления, учет и хранение бланков (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Контроль за подлинностью. Только через официальных распространителей можно гарантировать, что бланк не поддельный.
• Учет. Работодатель ведет журнал учета выдачи трудовых книжек и вкладышей. Ему нужно знать, сколько бланков в наличии.
• Налоговый учет. Стоимость бланка, компенсируемая работником, может учитываться как доход работодателя или как возмещение расходов.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): что изменилось?

С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению ЭТК; Это значит:

• Новые работники, впервые устраивающиеся на работу после 2026 года, могут получать сведения только в электронном виде (в личном кабинете на портале Госуслуг или в СФР). Бумажная книжка им не выдается.
• Для тех, у кого уже есть бумажная трудовая книжка, она продолжает действовать. При смене работы работник может выбрать: получать записи только в ЭТК или продолжать вести бумажный вариант (вкладыши).
• Бланки бумажных книжек и вкладышей по-прежнему закупает работодатель для тех случаев, когда работник выбирает бумажный формат или требуется оформить вкладыш к старой книжке.

Краткая инструкция для работодателя

1. Принимайте на работу. При первом трудоустройстве гражданина — закажите и приобретите бланк новой трудовой книжки у официального поставщика.
2. Заполняйте. Вносите все сведения в бланк, полученный от поставщика. Не принимайте бланки от работников.
3. Учитывайте. Ведите журнал учета выданных книжек и вкладышей.
4. Компенсируйте. При выдаче книги/вкладыша работнику вы можете потребовать от него компенсации их стоимости (если это предусмотрено локальными документами или договором).
5. Электронный формат. При наличии ЭТК направляйте сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР) в обязательном порядке.

• Кто покупает бланк? — Только работодатель. Он отвечает за закупку у официальных источников.
• Кто платит? — Чаще всего работник. Работодатель вправе компенсировать свои расходы, удержав стоимость бланка из заработной платы сотрудника.
• Запрет на самовольную покупку. Работник не может купить бланк и требовать, чтобы работодатель его заполнил. Это нарушение.
• Будущее — за электронными книжками. Но бумажный формат еще долго будет существовать параллельно, и обязанность работодателя по обеспечению бланками сохранится для соответствующих категорий работников.

Помните: Все спорные моменты по компенсации стоимости бланка лучше закрепить в локальных нормативных актах организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда) или в трудовом договоре; Это защитит и работодателя, и работника от недопонимания.