Вопрос о том, кто должен приобретать и оплачивать трудовую книжку, часто вызывает путаницу у как самих работников, так и у работодателей. Ответ на него напрямую зависит от типа документа (бумажный или электронный) и действующего законодательства Российской Федерации. Давайте разберем все по порядку.
Исторический контекст и изменения с 2021 года
До 2021 года действовало классическое правило: работодатель был обязан приобрести и бесплатно выдать работнику бумажную трудовую книжку стандартного образца при приеме на работу впервые. Это прямо предусматривалось Трудовым кодексом РФ.
Однако с 1 января 2021 года вступили в силу масштабные изменения, связанные с цифровизацией. Основным документом, подтверждающим трудовую деятельность, стала электронная трудовая книжка (ЭТК), которая ведется в Социальном фонде России (СФР).
Текущие правила: кто и что должен сделать?
Электронная трудовая книжка (основной документ)
С 2021 года при приеме на работу работодатель ОБЯЗАН:
- Завести на нового сотрудника электронную трудовую книжку в СФР (если у работника ее еще нет).
- Вносить в нее всю информацию о трудовой деятельности: приемах, увольнениях, вручении наград, изменениях условий труда и т.д.
- Обеспечить работника доступом к информации в его ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте СФР.
Важно: Создание и ведение ЭТК, это бесплатная обязанность работодателя. Никаких денег с работника за это не взимается.
Бумажная трудовая книжка (по желанию работника)
После 2021 года бумажная трудовая книжка перестала быть обязательным документом. Однако работник сохраняет право на ее получение.
Кто и за чей счет приобретает бумажную книжку сейчас?
- Работодатель больше не обязан бесплатно выдавать бумажный бланк.
- Если работник хочет иметь бумажную книжку (например, для личного архива или если он не пользуется Госуслугами), он должен сам приобрести ее у любого продавца канцелярских товаров (магазин, интернет-магазин).
- После покупки работник приносит пустую книжку работодателю, который обязан бесплатно внести в нее все сведения о трудовой деятельности, идентичные данным в электронной книжке (т.е. сделать «выписку» из ЭТК).
Ключевой момент: За сам бланк (памятку) платит работник. За работу по заполнению (внесение записей) платит работодатель.
Краткая таблица для наглядности
| Действие | Кто выполняет | Кто оплачивает | Основание |
|---|---|---|---|
| Открытие и ведение Электронной трудовой книжки (ЭТК) | Работодатель | Работодатель (бесплатно) | ТК РФ, Постановление Правительства РФ № 906 |
| Приобретение пустого бланка бумажной трудовой книжки | Работник | Работник | Добровольное желание работника |
| Внесение записей в бумажную книжку (на основании данных ЭТК) | Работодатель | Работодатель (бесплатно) | Обязанность по ведению учета труда |
Ответ на главный вопрос
Кто приобретает трудовую книжку?
Ответ зависит от того, о какой книжке идет речь:
- Электронная трудовая книжка: ее не «приобретают» в физическом смысле. Ее открывает и ведет работодатель за свой счет.
- Бумажная трудовая книжка: бланк приобретает работник за свой счет, если он этого пожелает. Но заполнять и скреплять печатью ее обязан работодатель бесплатно.
Частые вопросы и нюансы
А если я уже имею старую бумажную книжку?
Если у вас есть старая заполненная бумажная книжка, вы можете:
- Продолжать ее вести (работодатель будет вносить записи в нее параллельно с ЭТК, если вы предоставите).
- Перевести все сведения в электронную книжку (это сделает СФР на основании ваших заявлений и данных от работодателей).
- По желанию получить новую бумажную книжку (заплатив за бланк) и перенести туда историю.
Что делать, если работодатель отказывается открыть ЭТК?
Это грубое нарушение Трудового кодекса. Работник вправе:
- Потребовать письменно (через заявление) открыть ЭТК.
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
- Обратиться в Социальный фонд России (СФР).
За такое нарушение работодателю грозит административная ответственность (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ).
А что с военными билетами, пенсионными картами и т.д.?
Эти документы не являются трудовыми книжками. Их приобретение и оформление регулируется другими нормативными актами и, как правило, также осуществляется за счет соответствующего ведомства или гражданина в установленных случаях.
Таким образом, в современной России основная нагрузка по оформлению документа, подтверждающего стаж, лежит на работодателе. Он бесплатно открывает и ведет электронную книжку. Если же работник хочет иметь бумажный экземпляр, то за сам материальный носитель (бланк) он платит сам, но за процедуру заполнения платит работодатель.
Главное, что нужно помнить:
- Трудовая книжка (в электронном виде) — это ваше право и гарантия.
- Работодатель не имеет права требовать с вас деньги за открытие ЭТК или внесение записей.
- Бумажный бланк вы покупаете по собственному желанию.
- Все ваши записи о работе должны быть в единой системе СФР. Проверить это можно через личный кабинет на Госуслугах.
Будьте в курсе своих прав и не позволяйте нарушать трудовое законодательство!