Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий стаж и опыт работы человека. Её ведение регулируется законодательством РФ, в первую очередь — Приказом Минтруда РФ от № 320н. При увольнении сотрудника возникает ряд обязательных процедур, одна из которых, корректное заполнение и выдача трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберём, кто именно должен заполнять трудовую книжку при увольнении, какие ошибки нельзя допускать, и какие сроки и правила нужно соблюдать.

Кто отвечает за заполнение трудовой книжки при увольнении?

Заполнение трудовой книжки при увольнении, исключительная обязанность работодателя. Это означает, что ответственность за корректное внесение записи об увольнении лежит на:

• кадровой службе организации;
• бухгалтерии (если она уполномочена вести трудовые книжки);
• непосредственно руководителю или иному уполномоченному лицу, на которого возложены эти функции в соответствии с внутренними локальными актами (например, приказом о распределении обязанностей).

Важно! Работник не имеет права самостоятельно заполнять или вносить записи в свою трудовую книжку, это противоречит закону. Любая запись, сделанная работником, считается недействительной и может привести к юридическим проблемам при оформлении пенсии, трудоустройстве или в суде.

Кто именно вносит запись об увольнении?

Запись об увольнении вносится только после издания приказа об увольнении. Этот приказ издаётся руководителем организации на основании заявления работника (по собственному желанию), соглашения сторон, инициативы работодателя или иных оснований, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.

Запись в трудовую книжку должна содержать:

1. Дата увольнения (точно совпадающая с датой приказа и последним рабочим днём);
2. Основание увольнения — ссылка на пункт и статью ТК РФ (например, «уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»);
3. Номер и дата приказа об увольнении;
4. Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя) с расшифровкой;
5. Печать организации (если она используется).

Пример записи:

«Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ № 45 от .»
Подпись: И.И. Иванова, кадровик
Печать: [штамп организации]

Когда и как выдаётся трудовая книжка при увольнении?

Согласно статье 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день работы сотрудника. Это правило действует независимо от того, по какому основанию произошло увольнение.

Если работник не смог получить трудовую книжку в день увольнения (например, отсутствовал на работе), работодатель должен:

• Направить ему письменное уведомление о необходимости явиться за документом;
• После получения согласия — отправить трудовую книжку почтой (с описью вложения и уведомлением о вручении);
• В случае отказа работника получить книжку — хранить её на складе до востребования, но не более 75 лет (по правилам хранения архивных документов).

Важно! С 1 сентября 2021 года подпись работника под записью об увольнении не требуется. Это изменение упростило процедуру, но не сняло ответственность работодателя за точность и своевременность внесения данных.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или повреждена?

Если работник при увольнении предъявляет повреждённую или утраченную трудовую книжку, работодатель обязан:

1. Выдать дубликат трудовой книжки на основании документов, подтверждающих трудовую деятельность (приказы, справки, выписки из архивов);
2. В дубликате сделать запись: «Дубликат трудовой книжки выдан взамен утраченной (повреждённой)»;
3. Все записи, подтверждённые документально, вносятся в дубликат в полном объёме;

Если работник не может предоставить документы, работодатель обязан запросить информацию через Пенсионный фонд РФ — через систему электронных трудовых книжек (ЭТК).

Электронная трудовая книжка: кто заполняет?

С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). В этом случае:

• Записи о приёме, переводе, увольнении и поощрениях вносятся работодателем в информационную систему Пенсионного фонда РФ;
• Работник может получить выписку из ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги;
• При увольнении работодатель обязан выдать работнику выписку из ЭТК — в бумажном или электронном виде, в день увольнения.

Важно! Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку, работодатель обязан внести в неё все записи, включая увольнение, и передать её вместе с выпиской из ЭТК.

Что будет, если работодатель не заполнил трудовую книжку?

Нарушение правил ведения трудовой книжки влечёт за собой:

• Административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица;
• Судебные иски от работника о возмещении ущерба (например, отказ в пенсии из-за отсутствия записи);
• Потерю доверия со стороны сотрудников и репутационные риски.

Также, если запись об увольнении не внесена, работник не сможет официально трудоустроиться на новом месте — новая организация не примет его без полного документа.

Проверка перед выдачей: что нужно сделать работодателю?

Перед выдачей трудовой книжки работнику работодатель обязан провести внутреннюю проверку:

1. Сверить дату увольнения в приказе и в книжке — они должны совпадать;
2. Проверить правильность формулировки основания увольнения (только по ТК РФ);
3. Убедиться, что все предыдущие записи (приёмы, переводы) заполнены корректно;
4. Убедиться, что подпись и печать (если есть) проставлены;
5. Проверить, что в книжке нет исправлений, зачёркиваний или помарок — они недопустимы.

Если обнаружена ошибка — необходимо оформить дополнительную запись с указанием: «Запись № X от [дата] признана недействительной. Внесена исправленная запись».

• Заполнять трудовую книжку при увольнении обязан исключительно работодатель — не работник, не аутсорсинг, не бухгалтер без полномочий.
• Запись об увольнении вносится в день увольнения и должна содержать точные данные: дата, основание, номер приказа, подпись и печать.
• Трудовая книжка (или выписка из ЭТК) выдаётся в последний рабочий день — это не право, а обязанность работодателя;
• Исправления в книжке допускаются только в виде дополнительной записи — зачёркивания и помарки запрещены.
• Нарушение правил ведения трудовой книжки влечёт штрафы, судебные иски и репутационные потери.

Совет работодателю: внедрите внутренний чек-лист по увольнению сотрудников — включите в него проверку трудовой книжки как обязательный пункт. Это снизит риски и упростит кадровую работу.

Если вы — работник, убедитесь, что при увольнении вам выдали трудовую книжку с корректной записью. Если нет — требуйте её в письменной форме, а при отказе обращайтесь в трудовую инспекцию или суд.

Помните: трудовая книжка, это ваша профессиональная история. Её точность — залог вашего будущего.