В современных реалиях, когда бумажные трудовые книжки уходят в прошлое, а на смену им пришли электронные форматы (ЭТК), вопрос о том, кто именно делает выписку из трудовой книжки и где её можно получить, становится всё более актуальным․ В этой статье мы подробно разберем, кто уполномочен выдавать такой документ, какие существуют формы выписок и как происходит процесс их оформления․
Что такое выписка из трудовой книжки?
Выписка из трудовой книжки — это документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ В отличие от полной копии, выписка может содержать сведения только за определенный период или с конкретных мест работы, однако на практике сегодня чаще всего выдается полная выписка из ЭТК․ Выписка выдается по требованию работника при необходимости (например, для оформления кредита, визы или подтверждения стажа)․
Кто уполномочен делать выписку?
В зависимости от того, о какой трудовой книжке идет речь — бумажной или электронной, круг лиц и организаций, имеющих право выдавать выписку, различается․
Работодатель
Именно работодатель является первичным источником информации о трудовой деятельности сотрудника․ Согласно законодательству, работодатель обязан выдать выписку по заявлению работника․
- Для бумажной трудовой книжки: выписка делается сотрудником кадровой службы или бухгалтерии (в малых предприятиях)․ Она оформляется либо вручную, либо копируется через ксерокс․ При этом может использоваться как обычный лист А4, так и фирменный бланк организации․ Любые действия с трудовой книжкой, включая снятие копий и выдачу выписок, фиксируются в специальном внутреннем журнале учета движения трудовых книжек․ В журнал вносится дата выписки и данные лица, которому она выдана․
- Для электронной трудовой книжки: работодатель выдает сведения о трудовой деятельности за период работы у себя․ Документ выдается на бумажном носителе, заверенный надлежащим образом, либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)․ Форма такого документа, СТД-Р․
Государственные органы и ведомства
Поскольку работодатели передают сведения о всех работниках (в т․ч․ и тех, кто продолжил вести бумажные трудовые) в Единую информационную систему Социального фонда России (СФР), данные находятся в общем межведомственном доступе․ Это дает работнику право получить выписку из ЭТК напрямую от государства․ Форма выписки от государства, СТД-СФР․
Выписку из электронной трудовой книжки можно получить в следующих учреждениях:
- Социальный фонд России (СФР): выписку можно заказать на сайте СФР или получить в виде бумажной выписки в ближайшей клиентской службе фонда․
- Многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ): для получения документа достаточно обратиться в ближайшее отделение с паспортом․
- Портал Госуслуг: самый быстрый и удобный способ․ На сайте необходимо найти раздел «Справки и выписки», выбрать вариант «Выписка из электронной трудовой книжки» и подать запрос․ Информация из ЭТК автоматически загружается в личный кабинет․ Электронную выписку можно распечатать, сохранить на компьютер или мобильное устройство, а также направить по электронной почте․
Особенности для разных категорий работников
С 1 января 2021 года произошел переход на электронные трудовые книжки:
- Если сотрудник выбрал только ЭТК, в его бумажной книжке была сделана соответствующая запись, после чего оригинал был выдан на руки владельцу․
- У тех, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года, бумажной книжки нет вообще — только электронная․
Тем не менее, вопрос о том, как получить выписку из электронной трудовой книжки, актуален для всех сотрудников, работающих в России, а не только для тех, кто начал свою карьеру после 2021 года․
Как оформляется выписка работодателем?
Если вы обращаетесь за выпиской к работодателю по последнему месту работы, важно знать, как она должна быть оформлена:
- На бумаге: копии страниц (или выборочных записей) должны быть заверены подписью уполномоченного лица (кадровика, бухгалтера или руководителя) и печатью организации (при наличии)․ На каждом листе или в конце многостраничной выписки ставится отметка «Копия верна», подпись, расшифровка подписи и дата․
- В электронном виде: выписка формируется в формате СТД-Р и обязательно подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя․ Без УКЭП электронный документ не имеет юридической силы․
Сроки выдачи
По закону работодатель обязан выдать выписку (или заверенную копию) трудовой книжки не позднее 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работником․ Государственные органы и портал Госуслуг, как правило, предоставляют выписку СТД-СФР моментально или в течение нескольких минут․